İade Faturası: Nedir, Nasıl Kesilir? E-Ticaret İade Faturası

İade faturası, fiziksel mağaza veya e-ticaretle satın alınan ürünlerin iade işlemlerinde kesilen fatura türüdür. Ticaret kapsamında müşteri tarafından alınan ürün veya ürünler iade koşullarına uygun olduğu sürece iade edilebilir. İade edilen ürünler ve yapılan geri ödemelere dair bilgiler iade faturasında yer alır.

E-fatura veya fatura koçanı kullanılan iade faturalarında Maliye Bakanlığı ve notere ait onaylar yer alır. Faturanın üzerinde de ‘iade faturası’ ibaresi bulunur. Ürünün satış fiyatı ve iade fiyatı aynı olacak şekilde ödeme yapılır ve fatura da bu fiyata göre düzenlenir. 

İade Faturası Nedir ve Ne Zaman Kesilir?

İade faturaları satın alınan ürün veya hizmetin iade koşullarına uygun olarak iade edildiği durumlarda kesilen faturalardır. İade faturası kesme işlemleri GİB Portal üzerinden e-Arşiv veya e-Fatura olarak da kesilebilirler. İade faturaları müşteriye yanlış ürün gönderimi durumlarında da kesilebilir. Bu durumlarda iade faturasıyla iade gerçekleştikten sonra müşteriye doğru ürün için yeni bir fatura oluşturulabilir. 

İade Faturasının Önemi

İade faturası kesmek satışı yapılan ürünün geri verilmesiyle hizmet karşılığında alınan ödemenin müşteriye geri verildiğinin resmi kayıtlarıdır. İade faturaları müşteri ve satıcı arasındaki anlaşmaya göre açık veya kapalı olacak şekilde düzenlenebilir. Açık faturalarda iade alınan ürün karşılığında müşteriye henüz ödeme yapılmadığı, kapalı faturalarda ise geri alınan ürün karşılığında müşteriye ödeme yapıldığı ispatlanır. Mali açıdan sorun oluşmaması için iadesi alınan ürünler için kesilen iade faturaları, müşteri ve satıcı arasında ileride yasal bir sorun oluşmaması için oluşturulan resmi kayıtlardır. 

E-Ticarette İade Faturası İşlemleri

Vergi Usul Kanunu’nun Genel Tebliğine göre e-ticaret yoluyla alınan ürünlerin iadesinde aşağıdaki şartlar uygulanmaktadır:

• İade faturasının en az iki kopyasının alınan ürünle beraber müşteriye gönderilmesi gerekir.
• İade faturasında ürünü iade kişinin adı, soyadı, adresi ve imzası bölümü yer almalıdır.
• Faturada iade edilen ürüne dair ürünün cinsi, birim fiyatı, miktarı ve satın alınan toplam tutar yer almalıdır. 
• Müşteriye ürün ve iade faturası ulaştırıldığında müşteri ürünü iade etmek istiyorsa faturanın birini kendisine ayırmalı, diğer faturayı ürünle beraber satıcıya göndermelidir. 

E-Ticarette İade Süreçlerinin Yönetimi

E-ticaret yöntemiyle satılan ürünlerde müşteri ürünü fiziksel ortamda deneyimlemediği için iade süreçlerinde titizlikle hazırlanan koşullar ve müşteri memnuniyeti önemlidir. E-ticarette iade süreçlerinin etkili yönetimle gerçekleşmesi için;

• İade koşullarının titizlikle hazırlanması ve satıştan önce müşterinin ulaşabileceği şekilde düzenlenmesi gerekir.
• İade işlemlerinde paketleme koşulları önceden belirlenmelidir.
• İade sürecindeki gönderi koşullarının ne olduğu önceden belirlenmeli, müşteriye açık şekilde ifade edilmelidir.
• İade ücretlerinin de önceden belirlenmesi ve iade politikalarında yer alması gerekir.
• İade süreçlerinde müşteriyle etkili ve aktif iletişim halinde olmak güvenilirliği artırmakla birlikte sürecin de olumlu ilerlemesini sağlar.

Müşteri Memnuniyeti ve İade Politikaları

E-ticaret süreçlerinde müşterinin üründen memnun kalması kadar iade işlemlerini de sorunsuz şekilde gerçekleştirebilmesi gerekir. Firmaların güvenilir hizmet vermeleri için hizmet ve iade politikalarını Tüketicinin Korunması Hakkındaki Kanun’a uygun olarak düzenlemeleri gerekir. Farklı firmalara göre uygulanan iade politikalarında müşteri memnuniyeti için iade süresini uzatma, iade ücretlerini karşılama ve deneme süresi gibi hizmetler uygulanmaktadır. 

E-ticaret yöntemiyle satış yapan şahıs veya firmaların ürün bilgisine ek olarak ürüne özgü iade politikaları önceden belirlenmeli ve müşterinin ulaşabileceği şekilde olmalıdır. İade politikalarındaki maddeler müşterinin anlayabileceği şekilde açık ve net olarak düzenlenmelidir. 

İade Faturası Kesme Süreci

İade faturası kesimi hizmet veren firma veya şahıs şirketinin belirlediği iade politikalarına göre iadenin gerçekleşmesi sonucunda düzenlenir. Müşteri veya satış yapan tarafından olmak üzere alıştan veya satıştan olacak şekilde iade faturası kesilebilir. Alıştan iade faturalarında iade faturası alıcı tarafından kesilerek satıcıya ulaştırılır. Satıcı iade faturasını işleme koyarak alıcının alacaklı olduğu belgeyi düzenler. Satıştan iade faturalarında ise satış yapan taraf faturayı keserek alıcıyı alacaklı olarak gösterir.  

İade Faturası Kesme Adımları

İade faturası kesme adımları satıcının iade politikalarında belirlenen adımlara göre gerçekleştirilir. Müşteriden iade talebi alındıktan sonra;

• İade edilen ürünün iade politikalarına uygun olup olmadığı ve iade sebepleri analiz edilir.
• İade, iade politikalarına uygun şekilde gerçekleştiyse satıcı müşterinin iade talebini onaylar.
• İade edilen ürün müşteri tarafından belirlenen süre içerisinde satıcıya ulaştırılması gerekir.
• Satıcıya ulaşan ürün teslim şartlarına uygunsa iade faturası hazırlanır.
• İade faturası içeriğinde satıcı ve müşteriye ait adı, soyadı, iade tarihi, adres ve imza bilgileri; iade edilen ürün, miktar ve fiyatına dair ifadeler yer alır. İade faturasında satış faturalarından farklı olarak ‘iade faturası’ ibaresi yer alır. 

Yaygın Hatalar ve Sorunlar

E-ticarette iade faturası işlemlerinde müşteri veya satıcıdan kaynaklı sorunlar oluşabilir. Bu sorunlar arasında;

• Kesilen iade faturasında ürünle ilgili hatalı veya eksik bilgiler ödemenin ve iadenin yanlış yönlendirilmesine yol açar.
• İade faturalarının muhasebede yanlış bir kategoriye koyulması veya işlenmemesi vergilendirmede hatalara neden olabilir. 
• İade süreçlerinde müşterinin veya satıcının belirlenen zaman aralığında işlemleri gerçekleştirmemesi süreci olumsuz etkiler.
• İade süreçlerinde müşterinin yeterince bilgilendirilmemesi de işletmelerin güvenilirlik kaybı yaşamasına neden olur.

Vergisel ve Muhasebesel Etkiler

Ticaret gelirlerinde kazançlar vergilendirildiği için iade durumlarında hizmet satılamadığından sürecin kayıtlarla muhasebeye işlenmesi ve ait olduğu vergi dönemine göre verilerin düzenlenmesi gerekir. Satılamayan üründen KDV alınamayacağı için iadeler muhasebe kayıtlarına işlenmeli ve vergisel olarak sorunların oluşmaması için gecikme olmadan yapılan iade işlemlerinin raporlanması gerekir.

Satıcı firmaların iade süreçlerinde olumsuzluk yaşamaması için iadenin satışla ilişkilendirilmesi ve muhasebe kayıtlarında raporlanması gerekir. İşletmenin finansal pozisyonunun denetimlerde doğru yansıtılması için iade faturaları muhasebede düzenli olacak şekilde saklanmalıdır. 

İade Faturalarının Vergilendirilmesi

İade faturalarının vergilendirilmesi satılan hizmet veya ürünün satış tarihindeki geçerli olan KDV oranlarına göre gerçekleşir. Belirli durumlarda ürün veya malların iadesi durumunda satışı iptal eden tarafın iade durumunda ortaya çıkan masraflara da KDV uygulanabilir. 

Yapılan satıştan elde edilecek kazanca uygulanan vergi tutarı iade faturalarında da aynı oranda olacak şekilde işlenir. Ürün satılmadığı için satışta uygulanan KDV iade faturasında da uygulanarak sıfırlanma işlemi gerçekleşir. 

Muhasebe Kayıtlarına İade Faturalarının İşlenmesi

Muhasebe kayıtlarına iade faturasının işlenmesi iadenin alıştan veya satıştan yapıldığına göre değişkenlik gösterir. Alıştan yapılan iade faturalarında tüketim malzemelerinin iadesi, ürün alım iadeleri veya hizmet alım iadelerine göre değerlendirme yapılarak muhasebe kayıtları gerçekleştirilir. 

Satıştan iade muhasebe kayıtlarında ise dikkat edilmesi gereken hususlar;

• Satılan ürünün iadesinde sağlam ya da bozuk olma durumu,
• Ürünün iade edilme zamanına göre geçici vergi dönemlerinin geçip geçmediği durumu,
• Ürün satışının bir önceki yılda gerçekleşmesi ve iadenin cari yılda yapılması durumuna göre değerlendirme gibi adımlara dikkat edilir.