e-Fatura Nedir? Nasıl Kesilir? Durum Kodları ve Anlamları

e-Fatura işletmeler için hızlı, kolay ve uygun maliyetli şekilde fatura kesmeyi sağlamaktadır. Dijital dönüşümün en önemli adımlarından birisi olan e-Fatura günümüzde şahıs şirketlerinden anonim şirketlere kadar pek çok firma tarafından tercih ediliyor. e-Fatura’nın ne olduğu, aynı şekilde nasıl pratik şekilde kesileceği ve durum kodlarının neler olduğunu sizler için açıkladık.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura nedir sorusuna basit şekilde yanıt vermek gerekirse ilgili vergi mevzuatına uygun bir şekilde kesilen ve tamamen elektronik ortamda hazırlanan faturadır diyebiliriz. Kağıt fatura yerine kullanmanın çok daha pratik ve avantajlı olduğu e-Fatura işlemlerin hızlı şekilde yapılmasını sağladığı gibi aynı zamanda maliyetlerin azalmasını, çevrenin korunmasına ve kesilen faturaların da kolay şekilde takip edilebilmesi gibi avantajlar içerir. Geçerlilik kapsamında da normal faturadan hiçbir farkının olmaması e-Faturayı günümüzde önemli hale getiriyor. 

e-Fatura Kullanmanın Avantajları

e-Fatura kullanmanın avantajları oldukça çoktur. Her şeyden önce kağıt veya çıktı gibi maliyetlerin azalmasını sağlayarak hem bütçe hem de çevre dostudur. Özellikle çok fatura kesen işletmeler için kağıt masrafının azalması önemli bir gider kalemine denk gelmektedir. Bunun yanında sağladığı diğer avantajlar da söz konusudur.

Maliyetlerin Azalması 

Kağıt, mürekkep, zarf ve benzeri araçlardan kurtulmayı sağlayan e-Fatura böylece sistem üzerinden çok kısa süreler içinde müşteriye faturayı kesmeyi sağlar. Kesilen fatura da hızlı bir şekilde müşteriye ulaştırılır. Eğer e-Fatura kullanan bir işletmeye fatura kesiliyorsa, sistem üzerinden doğrudan fatura alıcı tarafa da iletildiği için zaman açısından da önemli tasarruf sunar.

Zaman Tasarrufu 

e-Faturanın avantajları arasında zaman açısından sağladığı tasarruftan da bahsedilmesi gerekiyor. Kağıda basılı faturalarda faturayı bastırmak, sayfa sayısını doğru şekilde takip etmek gibi pek çok detay bulunuyor. Ancak e-Fatura sayesinde bu türden sorunlar ile uğraşmak zorunda kalmazsınız.

Kolay Arşivleme

e-Fatura kullanım avantajları arasında belki de en önemlilerden birisi kolay şekilde arşivlemeye ulaşabilmenizdir. Sistem üzerinden adınıza kesilen veya sizin müşterilerinize kestiğiniz faturaları geriye dönük olarak kolay şekilde bulabilirsiniz. Bu durum muhasebecinize iletmeniz için de kolay şekilde faturalarınızı bir araya getirmeyi mümkün kılar.

e-Fatura Kimler İçin Zorunludur?

e-Fatura kimler için zorunlu veya kimler geçmelidir sorusuna öncelikle iki tür e-Fatura kullanıcısı olduğunu bilmekle başlamak gerekiyor. İlk türdeki kullanıcılar GİB kapsamında 509 numaralı Kanun kapsamında zorunluluk olarak e-Faturaya geçen kullanıcılar. GİB tarafından yapılan düzenleme ile yıllık brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler e-Fatura geçmek zorundadır. Dolayısıyla e-Fatura zorunluluğu taşıyanlar bu bahsedilen hasılatın üzerinde iş yapan markalar için bulunmaktadır.

İkinci türdekiler ise e-Faturaya kendileri geçmek isteyen işletmelerdir. Bu kapsamda küçük işletmelerden şahıs şirketlerine kadar her işletme isteği kapsamında e-Fatura kullanabilmektedir.

e-Fatura’ya Nasıl Başvurulur?

e-Faturaya başvuru yapmak oldukça kolaydır. Bu sisteme geçmek için çeşitli kanalları kullanabilirsiniz. 

• İlk olarak GİB Portal üzerinden sisteme başvuru yapılabilmektedir. Sisteme başvuru yapılması için muhasebecinin ilgili firma bilgilerini kullanarak işlem yapması yeterli olacaktır. 
• Bunun yanında üçüncü taraf muhasebe yazılımları tarafından da e-Fatura başvurusu yapılıp sistemi kullanmaya başlayabilirsiniz. Bu türden yazılımları kullanmak hızlı şekilde e-Faturaya geçişinizi sağlayacağı gibi aynı zamanda sistemi kullanmak da kolaydır.

e-Fatura Nasıl Kesilir?

e-Fatura nasıl kesilir sorusu kullandığınız sisteme göre değişebilir. GİB Portal veya üçüncü taraf uygulamaları kullanıyorsanız aralarında bazı değişiklikler söz konusudur. Fakat bu farklılıklar küçük boyutta olduğu için her iki sistemde de rahatlıkla fatura kesebilirsiniz.

e-Fatura kesmek için adımlar şu şekildedir:

• Kullandığınız muhasebe uygulamasına veya GİB Portal’a kullanıcı bilgileri ile giriş yapılmalıdır.
• Buradan Fatura sekmesinden Fatura Oluştur’a girilir. 
• Mükellef bilgilerine ait veriler ilgili kısımlara yazılmalıdır.
• Fatura keserken en önemli nokta vergi veya T.C. kimlik no bilgileri, adres, karşı tarafın vergi dairesi bilgileridir. 
• Bunun yanında satış yapılan ürün veya hizmetin fiyatı, KDV tutarı da eksiksiz olarak girilmelidir.

Bu işlem sonrasında onaylanmadan fatura hazır hale gelecektir. Fatura tekrar gözden geçirilip Onay butonu ile onaylandıktan sonra kesilmiş sayılacaktır. Dilerseniz PDF veya yazıcıdan çıktı olarak faturayı alabilirsiniz.

e-Fatura Entegrasyonu

e-Fatura entegrasyonunun sağladığı kolaylıklarla birlikte, işletmelerin dijitalleşme sürecini daha ileriye taşımaları mümkündür. Türkiye’nin önde gelen entegratörlerinden biri olan Uyumsoft’un sunduğu e-Fatura uygulaması, bu süreçte işletmelere büyük faydalar sağlar. Farklı yazılımlar ile sorunsuz bir şekilde çalışan Uyumsoft e-Fatura çözümü, fatura kesim süreçlerini otomatikleştirir. Kargo aşamalarına takılmadan tahsilat işlemlerinizi hızlandırarak zaman tasarrufu ve operasyonel verimlilik sağlar. Kullanıcı dostu arayüzü ile fatura işlemlerinin kolayca yönetilmesini mümkün kılarak firmaların dijital dönüşümünü destekler. Böylece, işleriniz hız kazanırken dijitalleşme süreçlerinde daha verimli ve etkin ilerleme kaydedebilirsiniz.

e-Fatura Durum Kodları

e-Fatura durum kodları en basit tanımıyla gönderim esnasında çeşitli aşamalardan geçerek her aşamaya özel olarak oluşturulan kodları ifade eder. Bu aşamalardaki kodlara da e-Fatura durum kodu denilmektedir. Bu kodlar faturanın durumu hakkında kullanıcılara hızlı ve pratik şekilde bilgi verebilmesi açısından önem taşımaktadır. 

Sık Karşılaşılan e-Fatura Durum Kodları ve Anlamları

Sık karşılaşılan e-Fatura durum kodları ve anlamları şu şekildedir:

• 1000* Zarf kuyruğa eklendi: Göndericinin fatura belgesi olan zarfı oluşturup Merkez Birim’e göndermesi ve bu aşamada işlemin sıraya alınmasını ifade eder. Bu durumda kodun güncellenmesi için beklemek gerekmektedir.
• 1100* Zarf işleniyor: Merkez Birim’e gelen zarfın işlenmeye başladığı anlamı taşır.
• 1100 ZIP dosyası değil: Gönderilen zarfın formatının zip olmadığını ifade eder. 
• 1111 Zarf ID uzunluğu geçersiz: Zarf ID numarasının 32 karakterden farklı olması halinde bu kod çıkar. 
• 1132 XML dosyası değil: Zarf içindeki dosyaların XML formatında olmadığını ifade eder. 
• 1140 Doküman Ayrıştırılamadı: Zarfta fatura doğru şekilde çıkarılmadığında 1140 hatası verilir.
• 1141 Zarf ID yok: Zarf ID alanının boş bırakılması halinde bu hata kodu çıkar. 
• 1162 İmza kaydedilmedi: Faturayı göndermeden önce imza kontrolü yapılmalıdır. 
• 1171 Gönderici birim yetkisi yok: Gönderici birim etiketi kapsamında GB tanımı yapılmalıdır. 
• 1172 Posta Kutusu Yetkisi Yok
• 1175 İmza Yetkisi Kontrol Edilemedi
• 1176 İmza Sahibi Yetkisiz
• 1177 Geçersiz İmza
• 1180 Adres Kontrol Edilemedi
• 1181 Adres Bulunamadı
• 1182 Kullanıcı Eklenemedi
• 1183 Kullanıcı Silenemedi
• 1190 Sistem Yanıtı Hazırlanamadı
• 1195 Sistem Hatası
• 1200 Zarf başarıyla işlendi: Gönderilen zarfın işlenmiş olduğunu, kontrollerden başarıyla geçtiğini ve herhangi bir hata alınmadığını ifade eder.
• 1210 Doküman bulunan adrese gönderilemedi: İlgili zarfın alıcıya gönderimi esnasında bir hatanın oluşması ve bunun da ilgili adrese gönderilemediğini belirtir.

Durum Kodlarının Muhasebeleştirilmesi

e-Fatura durum kodlarının muhasebeleştirilmesi bu kodlara karşı ne şekilde davranılması gerektiğini ifade eder. Bu kodlar kapsamında faturanın üstünde çeşitli değişikliklerin yapılması zorunlu olabilir. Yeniden gönderimi gereken faturalar için sistemsel olmayacak hataların giderilmesi ve böylece tekrar gönderimi yapılır. Fakat sistemsel olan hatalarda ise tekrar gönderim mümkün olmayabilir.

Bazı hata kodlarının son kısmında * işareti bulunmaktadır. Bu ibarenin yer aldığı kodlar ile yeniden gönderim yapılabilir. Sonunda işaret bulunmayan kodlarda ise ETTN ile gönderim yapılabilmektedir. 

e-Fatura Entegrasyonu ve Yönetimi

e-Fatura entegrasyonu işletmelerin fatura kesim süreçlerini hızlı ve pratik hale getirmek için sunulan bir hizmettir. Özellikle e-ticaret için önemli avantajlar sunar. Kolay bir şekilde elektronik ortamda fatura kesmeyi sağlayan bu sistem doğrudan web sitesi ile entegre edilebilmektedir. Örneğin bir web sitesi üzerinden satış yapıyorsanız e-Fatura entegrasyonu ile doğrudan sipariş ile birlikte fatura kesilmesi sağlanabilmektedir. Bu durum ise müşteriye beklemeden faturasını almasını, markanın ise fatura kesim sürecinde hız kazanmasını sağlamaktadır. Bu entegrasyonların yönetimlerinin de kolay olması sayesinde hızlı şekilde e-Faturaya geçiş aşamasını tamamlayabilirsiniz. 

Muhasebe Yazılımları ile e-Fatura Entegrasyonu

Muhasebe yazılımları e-Fatura entegrasyonu konusunda önemli avantajlar sunar. Hızlı, stabil ve sorunsuz şekilde entegrasyon imkanı sağlayan bu yazılımlar ile e-Fatura sürecini kolay hale getirebilirsiniz. Kullanıcının kolay şekilde fatura kesme veya otomatik olarak sipariş bazında fatura kesilmesini sağlayan bu sistemler arasından tercihte bulunarak süreci tamamlayabilirsiniz.

e-Fatura Kayıtlarının Etkili Yönetimi

e-Fatura kayıtlarının etkili yönetimi e-Fatura ile oldukça kolaydır. Normal faturaya göre halihazırda e-Fatura sistemi kayıtların tek sistem üzerinden geriye dönük olarak seçilen tarih aralığında kesilen veya gelenler şeklinde görüntülenmesini sağlayabilmektedir. Bunun yanında muhasebe yazılımları ile bu süreç çok daha kolay hale gelmektedir. Kesilen, gelen, iptal veya iade faturalarının görüntülenmesini muhasebe yazılımları ile kolayca yapabilir, bu bakımdan da fatura sürecini zahmet olmaktan çıkarabilirsiniz.