Proforma Fatura Nedir? Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

27 Nisan 2022
Savaş Çetinkaya
Proforma Fatura Nedir? Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Ticaret hayatında, pek çok farklı fatura tipi kullanılır. Bu noktada akıllara ilk gelen örneğin satış faturaları olduğu rahatlıkla söylenebilir. İrsaliyeli faturalar ve iade işlemleri için düzenlenen de bu tip belgelerin diğer örnekleridir. Saydıklarımız dışında özellikle, ithalat ve ihracat işlemleri için kullanılan bir fatura tipi daha vardır. Proforma fatura olarak bilinen bu evrak türünün düzenlenme şekli, hukukî niteliği gibi birçok farklı detay, iş hayatı çerçevesinde sık sık karşımıza çıkar. Bu yazımızda proforma faturalara dair merak edilen konulara açıklık getireceğiz.

Proforma Fatura Nedir? Özellikleri Nelerdir?

Tipik satış işleminde, alıcı ve satıcı konumundaki taraflar, ilgili ürünün miktarı ya da fiyatı gibi konuları, karşılıklı iletişimle belirler. Bu aşamada, fatura veya benzeri bir evrak düzenlenmez. Alışveriş tamamlanıp müşteri pozisyonundaki taraf ürünü satın alacağını ve buna bağlı olarak belirlenmiş meblağı ödediğini ya da ödeyeceğini kabul ettiğinde fatura kesimi yapılır. Fakat proforma faturalar, işlevini bu şekilde özetleyebileceğimiz klasik satış faturalarından farklı bir amaçla kullanılır.

Proforma fatura, bir ön belge olarak değerlendirilebilir. Bu evrak, satıcının alıcıya yapılacak işlem ya da alışverişe konu olacak ürüne dair sunduğu teklifin kâğıda dökülmüş hâlidir. Böylelikle satış işleminde ortaya çıkabilecek yanlış anlaşılmalar ortadan kaldırılır ve teklifin incelenmesi gibi süreçler çok daha sorunsuz şekilde yürütülebilir. Bu tip evrakların bazı temel niteliklerini şu şekilde sıralayabiliriz:

  • Üzerinde proforma fatura olduğunu belirten bir ibare yer almalıdır.
  • Kesilme zorunluluğu bulunmaz.
  • Herhangi bir vergi uygulamasına tabi değildir.

Proforma fatura özellikleri arasında bu yapıdaki belgelerin herhangi bir kesinlik taşımaması da yer alır. Diğer fatura çeşitleri ve proforma bu noktada birbirinden ayrılır. Klasik tipteki faturalar, kesinliği sabitlenmiş belgelerdir. Ancak üzerlerine resmî notlar düşülerek değiştirilebilir ya da iptal edilebilir. Fakat böyle bir durum, proforma faturalar için geçerli değildir. Bir teklif niteliği taşıması itibarıyla bu evrak üzerinde oynamalar yapılması mümkündür.

Proforma Faturanın Amacı Nedir?

Bu tür belgelerin ne olduğundan ve özelliklerinden bahsettikten sonra şu soru karşımıza kaçınılmaz olarak çıkar: Proforma fatura ne işe yarar?

Yukarıda da belirttiğimiz üzere bu tip faturalar, bir ön belge niteliği taşır. Yapılacak alışverişin kapsamını ve genel yapısını net şekilde ortaya koymayı amaçlar. Böylelikle satışın her iki tarafının da talepleri kolayca anlaşılabilir ve tartışılabilir, üzerine fikir alışverişi yapılabilir hâle gelir. İşlemin gerçekleşmesi için bir kurumdan izin alınması gerekiyorsa ya da peşinat ödemesi yapılacaksa proforma faturalar dayanak işlevi görür.

Proforma Fatura Hangi Alanlarda Kullanılır?

Proforma fatura düzenleme işlemi, özellikle farklı ülkelere yönelik alım ve satımlarda kullanılır. İthalatçı ve ihracatçı arasındaki alışverişini şartları, bu belgelerle ortaya konulur. Alıcı konumundaki şirket, satıcının proforma üzerinden sunduğu teklifi kabul ederse işleminin resmî boyut kazanması için ayrıca bir satış faturası kesilmesi zorunluluğu ortaya çıkar.

Klasik tipte yurt dışı satış işlemlerinde olduğu gibi proforma fatura, e-ihracatta da kullanılabilir. Bu tür işlemlerde ilgili evrak, e-posta yoluyla karşı tarafa iletilebilir.

Proforma fatura ihracat faturası dışında bankacılık işlemleri için de tercih edilen bir belge türüdür. Yapacağı harcama ya da yatırım için bankalardan kredi talebinde bulunan şirketler, bankaları bu evrakı kullanarak işlemin içeriği hakkında bilgilendirir. Yani proforma fatura ile kredi almak görece daha kolay olabilir.

Proforma Fatura Kesmek Hangi İşletmeler İçin Uygundur?

Ticari faaliyetlerine devam eden her işletme, proforma fatura hazırlama hakkına sahiptir. Belgenin proforma niteliğine sahip olduğunu belirtmek kaydıyla şirketler, yapılacak işlemler doğrultusunda bu tür faturalar düzenleyebilir. Daha çok dış ticarette kullanılan bir belge olması itibarıyla iş planı ihracat süreçlerini de kapsayan işletmelerin daha sık proforma kestiğini söylemek mümkündür. İhracatta Fatura Kullanımı başlıklı içeriğimizden dış ticaret işlemlerinin belgelendirilmesi hakkında daha detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.

Proforma Fatura Kimlere Kesilebilir?

Benzer şekilde bu tür faturaların kimlere ya da hangi tür şirketlere kesilebileceğine dair bir kısıtlama da bulunmaz. Teklifli bir alışveriş sürecinin tarafı olan herhangi bir işletmeye bu tür faturalar düzenlenebilir. Dış ticaret üzerinden düşünürsek proforma faturaların ithalatçılara kesileceğini söyleyebiliriz.

Proforma Faturanın Hukukî Niteliği Nedir?

Proforma fatura hukukî niteliği olmayan bir belge türüdür. Bu tür bir fatura, ne alıcıyı ne de yasal düzlemde belli yükümlülüklerin altına sokar. Ticaret ve vergi hukukunda söz konusu faturalara dair herhangi bir düzenleme bulunmaması, bu sonucu doğurur. Dolayısıyla net bir proforma fatura geçerlilik süresinden bahsetmek de oldukça güçtür. Faturayı düzenleyen firmanın teklifi hâlâ masada ise belgenin, yasal anlamda olmasa da pratikte geçerliliğini koruduğu ifade edilebilir.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma fatura oluşturma konusunda da herhangi bir yasal düzenleme yoktur. Şirketler kendi tercihlerine göre bu işlemi, elle ya da bilgisayar üzerinde yapabilir. Proforma ve e-fatura arasındaki farklardan biri de budur. Söz konusu işlem için muhasebe programlarında bulunabilen, proforma fatura sistemi olarak adlandırılan yazılımlar da tercih edilebilir.

Proformaların hazırlanışı, klasik faturalara benzese de bunun için maliye tarafından onaylanmış kâğıtların kullanılması gerekmez. Antetli kâğıtlar, bu işlem için yeterli olacaktır. Evrakın sağ üst köşesine proforma numarası ve tarih yazılır. Sol üst köşede ise alıcı ve satıcının unvanlarına yer verilir. Faturanın gövde olarak da bilinen orta kısmında ise alışverişe konu olan ürünlere dair bilgiler bulunmalıdır.

Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Bu tür belgelerde bulunması gereken öncelikli bilgi, elbette ki proforma fatura tutarıdır. Tutarın dışında evrakta şu bilgiler de yer almalıdır:

  • Düzenlenme tarihi
  • Mal ve hizmetin cinsi
  • Satıcının ve alıcının isim ya da unvanları ile adresleri
  • Ödeme yöntemi
  • Ürünün menşei
  • Teslim şekli
  • Mal veya hizmetin birim fiyatı ve miktarı
  • Malların ağırlığı ve ebatları
  • Sevkiyat şekli
  • Malların ambalaj özellikleri ile benzer detay ve açıklamalar
  • Navlun ve sigorta prim bedelleri
  • Düzenleyen kişinin imzası

Bu bilgilerden herhangi birini içerememesi, o faturanın geçersiz olduğu anlamına gelmez. Fakat süreçlerin belirli düzen çerçevesinde devam edebilmesi için belgelerin, saydığımız verileri içerek bir şablon üzerinden düzenlenmesi faydalı olacaktır.

Earşiv fatura hakkında detaylı bilgi için E arşiv Fatura Nedir? Adlı İçeriğimizi ziyaret edebilirsiniz.

IdeaSoft akıllı e-ticaret paketleri ile kendi e-ticaret sitenizi kurabilir, internetten satış yapabileceğiniz online mağazanızı açabilirsiniz. Hemen başvurarak 15 gün boyunca altyapımızı ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.

En çok okunan yazılar

Savaş
Yazar hakkında detaylı bilgi

Popüler Videolar

Benzer yazılar

Dış Ticaret Nedir? Türleri ve Özellikleri
Dış Ticaret Nedir? Türleri ve Özellikleri
Dış ticaret olarak isimlendirilen ticaret modeli, ülkeler arasında gerçekleşen ürün ve hizmet alışverişidir. Yani bir ülkenin ürettiği ürünleri ve hizmetleri başka ülkelere satmasına denir. Küresel ekonomide dengeyi sağlamaya...
5 Ocak 2024
Ferad Osman Sali
Tüketici davranışları işletmeleri nasıl etkiliyor?
Tüketici davranışları işletmeleri nasıl etkiliyor?
Tüketici davranışları koronavirüs ile birlikte şekil değiştirdi. Aynı zamanda birçok sektörde ekonomi sekteye uğradı. İşletmelerin sürecin üstesinden gelebilmeleri için devlet destek paketleri açıklandı. Ayrıca ticari...
4 Nisan 2020
IdeaSoft
E-Ticaret Şirketleri İçin TV Reklamları Kullanımı Nasıl Olmalıdır?
E-Ticaret Şirketleri İçin TV Reklamları Kullanımı Nasıl Olmalıdır?
Tanıtım çalışmalarında TV reklamları uzun süredir en önemli araçlardan biri olarak biliniyor. E-ticaret şirketleri markalarını geniş kitlelere duyurmak ve TV seyircilerine ulaşmak için de TV reklamları vererek, pazarlama...
29 Ağustos 2022
Savaş Çetinkaya
Yeni başlayanlar için şirket yönetimi ipuçları
Yeni başlayanlar için şirket yönetimi ipuçları
Yeni başlayanlar için şirket yönetimi için bir strateji oluşturmak ve atılacak adımları bilmek, ilk etapta en önemli konulardan biri. Para yatırıp bir iş kurmak kolay gibi görünse de işin arka plandaki yönetim sürecinin de...
31 Mayıs 2020
Ferad Osman Sali
Online mağazanız için niş bir pazar nasıl bulabilirsiniz?
Online mağazanız için niş bir pazar nasıl bulabilirsiniz?
E-ticaret sektörüne giriş yaparken, niş bir pazara odaklanmak birçok açıdan avantajlıdır. Dikey bir pazarda yer alacağınız için, bu pazarda isminizi daha kolay bir şekilde duyurmaya başlayabilirsiniz. Tabii ki rekabeti yoğun olan...
23 Kasım 2017
Ferad Osman Sali
Multidisipliner Ne Demek? Multidisipliner Yaklaşım Nedir?
Multidisipliner Ne Demek? Multidisipliner Yaklaşım Nedir?
Teknolojinin, ticaretin, iletişimin, kültürel faaliyetlerin iç içe geçtiği bir dönemde yaşıyoruz. Bu denli geniş kapsamlara sahip, uzmanı olmanın büyük zaman ve emek gerektiren kavramların yoğun bir etkileşim içine girmesi,...
8 Şubat 2022
Savaş Çetinkaya