Yansıtma Faturası Nedir? Ne Zaman Kesilir, Düzenlenir?

Yansıtma faturası, herhangi bir işletmenin farklı bir ticari kuruluş adına yaptığı harcamalarla masrafların belgelendirilmesidir. Söz konusu belgeyle mali işlemlerin yasal düzenlemelere uygun bir şekilde yönetilmesi mümkün hale gelir. Bunun yanı sıra yansıtma faturası, muhasebe kayıtlarının eksiksiz olması ve işletmeler arasındaki finansal etkileşimlerin takip edilmesi bakımından da önemlidir.

Yansıtma Faturası Nedir?

Yansıtma faturası, işletmelerin birbirleri adına gerçekleştirdikleri harcama faaliyetlerinin kayıt altında tutulması amacıyla düzenlenen bir belgedir. İlgili belgeyle masrafların karşı tarafa aktarılması mümkün olur.

Evrak oluşturulurken hesap pusulasından taşeron hizmetlerinde ve ortak projelerde yararlanılır. Ele alınan belgenin ticari faturalardan temel farkı ise ödemeyi yapan tarafın masrafları asıl muhatabına yansıtmasını sağlamasıdır.

Yansıtma Faturası Hangi Durumlarda Kesilir?

Yansıtma faturası, birden fazla şirketin dahil olduğu ortak projelerde harcamaların paylaşılması amacıyla kesilir. Ana firmanın alt yüklenicinin masraflarını üstlendiği durumlarda da ilgili hesap pusulası hazırlanır.

Yansıtma faturasının kullanıldığı alanlar arasında ortak araç, ekipman ve ofis paylaşımları da yer alır. Bunun yanı sıra seyahat ve konaklama ya da fuar masrafları için de söz konusu belge düzenlenir.

Hemen E-ticaret'e Başlayın!

E-ticaret adım atmadan önce, IdeaSoft e-ticaret yazılımlarını ücretsiz deneyebilirsiniz.

Hemen Ücretsiz Deneyin!

Yansıtma Faturası Nasıl Kesilir?

Yansıtma faturası kesilirken ilk olarak orijinal harcama belgelerinin kayıt altına alınması gerekir. Ardından muhasebe programları üzerinden esas tutarla uyumlu olan evrak hazırlanır. Bu süreçte ise aşağıdaki alt başlıklarda ele alınan işlem adımları ve fatura bilgilerine dikkat edilmelidir:

İşlem Adımları

Fatura kesilirken ilk olarak bir yazılım aracından yararlanılarak hizmet türündeki belgeye tarih ve numara atanır. Ardından müşteri bilgileri, tutar, vergiler, açıklamalar gibi detaylar da doldurulduktan sonra hazırlanan hesap pusulası karşı tarafa gönderilmelidir.

Faturada Bulunması Gereken Bilgiler

Faturada başlık, satıcı ve alıcı, tarih, numara, harcama detayları bilgileri yer alır. Söz konusu belgede vergi oranı ve tutarı, toplam ödeme miktarı, açıklamalar gibi veriler de bulunmalıdır. Bununla birlikte hazırlanan faturaya yetkili imzasıyla kaşe eklenir.

Orijinal Harcamaların Belgelenmesi

Yansıtma faturasında orijinal harcamalar belirtilirken masrafların birim fiyatı, tarihi, türü ve açıklaması hakkında temel veriler derlenmelidir. Bununla beraber esas belgenin numarası, tarihi ve satıcısı gibi bilgiler de hesap pusulasına eklenebilir.

KDV Uygulamasının Doğru Yapılması

Belgedeki KDV oranlarının esas evraklardakilerle tutarlı olmasına dikkat edilmelidir. Buna ek olarak hesaplanan ve uygulanan katma değer vergisinin ayrı olarak belirtilmesi gerekir.

Faturanın Zamanında Düzenlenmesi

Faturanın, masrafları temsil eden orijinal belgeyle aynı tarihe veya bir gün sonrasına kesilmesi mümkündür. Bu sayede karşı tarafa aktarılacak olan giderlerin gözden kaçırılma ihtimali ortadan kaldırılır.

KDV Beyannamesinde Yansıtma Faturası Nasıl Gösterilir?

Yansıtma faturası KDV beyannamesinde gösterilirken belgedeki katma değer vergisi oranının tutarlı olmasına dikkat edilir. Buna ek olarak indirimli hesaplamalarda vergi oranı %1 ya da %8 şeklinde belirtilir. Kapsam dışı durumlarda ise vergisiz faturanın beyannamede yer almaması gerekir.

Yansıtma Faturası Keserken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Yansıtma faturası kesilirken mal ya da hizmet bedelinin orijinal belgedeki tutarlarla uyumlu olmasına dikkat edilir. Bunun yanı sıra söz konusu evrak hazırlanmadan önce hesap pusulasında belirtilen masraflar karşı taraf adına ödenmiş olmalıdır.

Hukuki ve Muhasebe Uyum

Faturanın içerdiği detaylar hem ödemeyi yapan hem de masrafların aktarıldığı tarafın muhasebe kayıtlarında tutarlılık sergilemelidir. Böylece vergi denetimlerinde belge açısından herhangi bir hukuki sorun ortaya çıkmaz.

Mevzuata Uygunluk

Yansıtma faturalarının içerdiği birim fiyat, toplam tutar ve KDV oranı gibi veriler Vergi Usul Kanunu’na göre düzenlenmelidir. Bu sayede belgenin yanlış veya eksik bilgilerle oluşturulması sebebiyle cezai yaptırımların uygulanması söz konusu olmaz.

Yansıtma Faturası Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?

Yansıtma faturasının muhasebe kaydı yapılırken tüm harcamayı üstlenen ve karşı tarafa aktaran işletmelerin ilgili departmanları tarafından bazı önemli adımlar tamamlanır. Söz konusu işlem aşamaları aşağıdaki başlıkların altında detaylandırılmıştır:

Harcamayı Yapan İşletme için Muhasebe Kaydı

Yansıtma faturasını kesen taraf belgeye konu olan harcamayı giderlere verecek ve kasa hesabına alacak olarak işler. Bununla birlikte orijinal evrakla uyumlu olan pusuladaki tutarlar alacaklar bölümüne borç, gelir hesabına ise alacak şeklinde kaydedilir.

Yansıtma Faturasında Hangi Bilgiler Bulunur?

Fatura düzenlerken, vergi kanunlarına uygun olmak, eksiksiz bilgi sağlamak ayrıca her iki tarafın da haklarını koruyacak şekilde detaylı bilgiler vermek gereklidir. Faturada yer alması gereken bilgiler, işlemin niteliğine göre şekillense de temel bazı bilgiler mutlaka bulunmalıdır.

• Düzenleyen işletmenin unvanı, adresiyle vergi kimlik numarası yer almalıdır.
• Muhasebeyle yasal takibini sağlamak için gerekli fatura numarası yazılmalıdır.
• Hangi mal veya hizmetin yansıtıldığına dair açıklamalar, yazılmalıdır.
• Ürün veya hizmetin miktarıyla özellikleri yazılmalıdır.
• Yansıtılan mal veya hizmetin toplam bedeli yer almalıdır.
• Mal veya hizmete ait KDV oranı ve diğer uygulanabilir vergi kalemleri içerir.

Harcamayı Karşı Tarafa Yansıtan İşletme için Muhasebe Kaydı

Yansıtma faturasını alan taraf belgedeki verileri giderlere verecek, borçlar hesabına ise alacak olarak işler. Ödeme yapıldıktan sonra da borçlar kısmına verecek ve kasa hesabına da alacak kaydı gerçekleştirilir.

Örnek Durum:
Z firması, X firmasının kestiği 20.000 TL tutarındaki (16.400 TL tutar + 3.600 TL KDV) makine kiralama yansıtma faturasını almıştır.

Hesap Adı	Borç (TL)	Alacak (TL)	Açıklama
Genel Yönetim Giderleri	16.400		Makine kiralama bedelinin gider kaydı.
İndirilecek KDV Hesabı	3.600		%18 KDV'nin indirilecek KDV olarak kaydı.
Borçlar Hesabı		20.000	Alacaklı olan X firması kaydı.

Ödeme Gerçekleştirildiğinde:

Hesap Adı	Borç (TL)	Alacak (TL)	Açıklama
Borçlar Hesabı	20.000		X firmasına yapılan ödemenin kaydı.
Kasa Hesabı		20.000	Nakit ödemenin kaydı.

Yansıtma Faturası Düzenlenmezse Ne Olur?

Yansıtma faturası düzenlenmezse ticari etkileşimde bulunan tarafların muhasebe kayıtlarında uyumsuzluk oluşur. Buna bağlı olarak belgeyi hazırlamayı ihmal eden şirketler itibar kaybı yaşar. Faturanın düzenlenmemesi durumunda sorumlulara cezai yaptırımlar da uygulanır.

Yasal ve Ticari Sonuçlar

Yansıtma faturasını düzenlemeyen şirketlere veri cezası verilmesi söz konusudur. Buna ek olarak ilgili belgeyi hazırlamayan tarafların ticari ortaklarıyla hukuki açıdan anlaşmazlık yaşamaları muhtemeldir. Böyle bir durumda ise mevcut iş anlaşmaları sekteye uğrar.

Yansıtma Faturası Kesilirken Nelere Dikkat Etmek Gerekiyor?

Yansıtma faturası keserken dikkat edilmesi gereken birçok önemli unsur vardır. Bu unsurlar, ticari ilişkinin sağlıklı yürütülmesiyle ileride anlaşmazlıkların önlenmesi açısından büyük önem taşır. Ayrıca, ilgili faturanın belgelenmesiyle muhafaza edilmesi gerekir.

• Yansıtılan mal, hizmetin bedeli, ilk düzenlenen asıl faturadaki bedel eşleşmelidir.
• Farklı bir tutar belirtilmesi, yanlış beyan veya muhasebe hatasına yol açabilir.
• Ticari ilişkinin sonucunda ortaya çıkan ödeme ile bağlantılı olmalıdır.
• Taraflardan biri adına ödenmiş ve diğer tarafa yansıtılmak üzere düzenlenmelidir.
• Faturanın, yansıtma faturası olduğunu açıkça belirtmek gerekir.
• İki taraf arasında olası yanlış anlaşılmaların önüne geçmek için gereklidir.
• Yansıtma faturası kesilirken, yansıtılan bedelin asıl kaynağı belirtmek gerekir.
• Mal veya hizmetin karşılandığını belgeleyen orijinal fatura muhafaza edilmelidir.

Yansıtma Faturası Örneği

Yansıtma faturası örnekleri arasında bir şirketin diğer bir işletme için ofis, makine ve ekipman kiraladığı durumlarda oluşturduğu belgeler yer alır. Fatura türlerine göre örnekler ise aşağıdaki gibidir:

Örnek Durum Analizi

Örnek durumda X firması Z şirketi adına 20.000 TL’lik bir makine kiralama ödemesi gerçekleştirir. Bu bağlamda orijinal faturadaki toplam tutar 20.000 TL iken vergi oranı %18’dir.

Faturanın Düzenlenmesi

Yansıtma faturası düzenlenirken harcama detayı makine kiralama bedeli olarak belirtilir. Belgedeki KDV hariç tutar 16.400 TL iken, vergi miktarı 3.600 Türk lirasıdır. Faturada toplam borca 20.000 TL yazılırken açıklamaya ise işlem detayları düşülür.

Muhasebe kaydı

Yansıtma Faturası Muhasebe Kaydı:
X firması, Z şirketi adına 20.000 TL makine kiralama bedeli ödemiştir. %18 KDV uygulanmıştır.

Faturayı Kesen Tarafın Kaydı (X Firması)

Muhasebe Kaydı	Borç (TL)	Alacak (TL)
Alıcılar Hesabı (X Firması)	10.000
Genel Yönetim Giderleri		16.400
Hesaplanan KDV		3.600

Faturayı Alan Tarafın Kaydı (Z Firması)

Muhasebe Kaydı	Borç (TL)	Alacak (TL)
Genel Yönetim Giderleri	16.400
İndirilecek KDV	3.600
Satıcılar Hesabı (X Firması)		20.000

Yansıtma faturasını kesen taraf alıcılar hesabındaki borçlara 10.000 TL, genel yönetim giderleri bölümündeki alacaklara da 16.400 TL işler. Bununla birlikte hesaplanan KDV’lere 3.600 TL yazılır. Faturayı alan tarafsa genel yönetim giderlerinde borçlara 16.400 TL, indirilecek KDV’ye de 3.600 TL işler. Satıcılar bölümündeki alacaklara ise 20.000 TL eklenir.

Ödeme Durumuna Göre Fatura Türleri

Fatura türleri ödeme zamanına göre ikiye ayrılır. Söz konusu türler ise açık (tam ödenmiş) ve kapalı (kısmi ödenmiş) belgeler olarak belirlenmiştir. Fatura türleri, satışı gerçekleştirilen mal ya da hizmetlere ait olan bedelin ne zaman tahsil edileceğini yansıtır.

Tam Ödenmiş Faturalar

Satış sonrasında borç tutarının doğrudan ödendiği durumlarda kapalı faturalar kullanılır. İlgili hesap pusulalarında kaşe ve imza bilgileri alt bölüme eklenirken aynı zamanda tahsilatın tamamlandığı da onaylanır.

Kısmen Ödenmiş Faturalar

Kısmen ödenmiş faturalar, belgeye konu olan mal veya hizmet bedelinin vadeli planla tahsil edileceği durumlarda kullanılır. Bu kapsamda ele alınan hesap pusulaları borcun hala açık olduğunu temsil eder.

Aylık Taksitli Ödemeler Örneği

Aylık taksitli ödemeler örneğinde toplam borç, vade sayısı ve taksit tutarı gibi veriler yer alır. Bununla birlikte tahsilat sürecine yönelik olan başlangıç ve bitiş tarihleri de hesap planlarında mevcut olan bilgilerdendir.

Tartışmalı Faturalar

Tartışmalı faturalar eksik veya hatalı olarak düzenlenen hesap pusulalarını kapsar. Bunun yanı sıra ihtilaflı alacaklar söz konusu olduğunda borçlu adına kesilen belgeler hukuki açıdan incelenir. Ek olarak herhangi bir işleme dayanmadan düzenlenen naylon (sahte) faturalar da yasal açıdan geçersizdir.

Sözleşme Uyuşmazlıklarında Ödeme Durumları

Borçlu ve alacaklı tarafları içeren sözleşmelerde uyuşmazlık yaşanması durumunda hukuki işlemler başlatılır. Bu kapsamda taahhütlerin yerine getirilmemesi söz konusu olduğunda tarafların zararı yasal yollarla tazmin edilir.

Sözleşme Dışı İtiraz Süreçleri

Fatura içeriğiyle sunulan mal/hizmet bedelinin aynı olmadığının iddia edildiği durumlarda hukuki süreç işler. Bu nedenle yüklenicinin sözleşme kapsamı dışında iş ve imalat yapıldığını kanıtlaması gerekir.

İlgili Fatura Türleri

Fatura türleri toplamda 12 adettir ve belirli başlıklara göre sınıflandırılır. Örneğin; işlem amacına göre düzenlenen belgeler satış, irsaliyeli, proforma, iade olarak adlandırılır. Bunun yanı sıra faturalar, vergilendirme şekline göre tevkifatlı, ÖİV’li, ÖTV’li ve stopajlı olarak da belirlenir. Söz konusu belgeler ödeme zamanı bakımından açık veya kapalı, gönderim yöntemine göre de elektronik, basılı, dijital, e-arşiv olarak isimlendirilir.

Alıcı Tarafından Düzenlenen Vergi Faturaları

Alıcı tarafından düzenlenen hesap pusulaları alış faturası olarak adlandırılır. İlgili evraklarda temin edilen ürün ya da hizmetin miktarı, tutarı ve vergisi gibi muhasebe kaydı bakımından önem arz eden bilgiler belirtilir.

İade Faturaları

İade faturaları müşteriler tarafından alınan hizmetlerin satıcıya geri verilmesi amacıyla düzenlenir. Söz konusu belgeler, satışı yapılan malların bir kısmı ya da tamamı için hazırlanabilir.

Kredi Notları

Kredi notları ilgili kuruluşlar tarafından alacaklıların çeşitli finansal bilgilerinin toplanması sonucunda hesaplanır. Söz konusu skorlar bireysel ve ticari kullanıcıların mali ürünlerden yararlanma konusundaki risk faktörlerinin değerlendirilmesine imkan tanır.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)