İmza Sirküleri Nedir, İmza Sirküsü Nasıl Alınır?

İmza sirküleri, bir şirketin veya kurumun resmi işlemlerinde kimlerin imza yetkisine sahip olduğunu gösteren noter onaylı bir belgedir. Tüzel kişiliğin adeta bir kimliği olan bu belge, ticari hayatta güven tesis etmenin ve işlemlerin hukuki geçerliliğini sağlamanın temel taşlarından biridir. Özellikle ticari sözleşmeler, bankacılık işlemleri ve resmi başvurularda yetki ispatı için kritik bir rol oynar.

Bu belge, bir kurum adına atılan imzaların geçerliliğini ve kimler tarafından atılabileceğini net bir şekilde ortaya koyarak sahtecilik ve yetkisiz işlem risklerini en aza indirir. E-ticaret gibi güvenin ön planda olduğu sektörlerde, ticari ilişkilerinizi sağlam temellere oturtmak için imza sirküleri gibi resmi belgelerinizi eksiksiz ve güncel tutmanız büyük önem taşır.

İmza Sirküleri Nedir?

İmza sirküleri, bir tüzel kişilikte (şirket, dernek, vakıf vb.) imza atma yetkisine sahip olan kişilerin kimlik bilgilerini, unvanlarını, yetki sınırlarını ve imza örneklerini içeren noter onaylı resmi bir belgedir. Kısacası, "Bu şirket adına kim, nasıl imza atabilir?" sorusunun hukuki cevabıdır. Bu belge, üçüncü kişilere karşı şirketi kimin temsil edebileceğini net bir şekilde göstererek ticari işlemlerde bir güven ortamı oluşturur. İmza sirkülerinin temel amacı, yetkili kişilerin imzalarını ve yetki alanlarını resmi bir kayıt altına alarak hukuki geçerlilik sağlamaktır.

İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

İmza sirküleri alma süreci, şirketin kuruluş aşamasında veya sonrasında yetkili ataması yapıldığında gündeme gelir. Türk Ticaret Kanunu'ndaki son düzenlemelerle birlikte bu süreçte dijitalleşme adımları atılmıştır. İmza sirküleri temel olarak iki farklı kurum aracılığıyla alınabilir: Ticaret Sicili Müdürlükleri ve Noterler.

1. Ticaret Sicili Müdürlüğü Üzerinden Alınması
Türk Ticaret Kanunu'nun 40. maddesi uyarınca, şirket kuruluşu veya yetkili değişikliği tescili sırasında, yetkililerin imza verileri elektronik ortamda kamu kurumlarının veri tabanlarından alınarak Merkezi Sicil Kayıt Sistemi'ne (MERSİS) kaydedilir. Eğer imza verisi elektronik olarak temin edilemezse, yetkilinin fiziki olarak imza beyanında bulunması istenir. Bu süreç, özellikle şirket kuruluşu gibi işlemleri hızlandırmaktadır.

2. Noter Üzerinden Alınması
En yaygın yöntem noter aracılığıyla imza sirküleri çıkarmaktır. Bu işlem için aşağıdaki adımlar izlenir:

• Gerekli Belgeleri Hazırlama: Başvuru öncesinde istenen belgeler eksiksiz olarak toplanmalıdır.
• Notere Başvuru: Şirket yetkilisi, hazırladığı belgelerle birlikte herhangi bir notere bizzat başvurur.
• İmza Atma: Noter huzurunda, hazırlanacak sirküler için yetkili kişiden belirli sayıda imza atması istenir.
• Onay ve Teslim: Noter, belgeleri ve imzaları kontrol ettikten sonra imza sirkülerini düzenleyerek onaylar ve yetkiliye teslim eder.

İmza sirküleri başvurusu için genellikle aşağıdaki belgeler talep edilir:

• Şirketin vergi levhası
• Şirketin kayıtlı olduğu Ticaret Sicil Gazetesi
• Yetkili kişinin T.C. kimlik kartı veya pasaportu
• Şirketin MERSİS numarası ve unvanı

İmza Sirküleri Ücretleri Nelerdir?

İmza sirküleri ücretleri, her yıl Türkiye Noterler Birliği tarafından belirlenen tarifeye göre güncellenir. Bu ücret, noterlik hizmetinin karşılığı olarak alınır ve standart bir yapıya sahiptir. 2025 yılı için imza sirküleri ücretleri, belgenin tek veya çift nüsha olmasına ve sayfa sayısına göre değişiklik gösterebilir. Genellikle ücretler 1000 TL ile 2000 TL arasında değişmektedir. Net ücret bilgisi için doğrudan notere danışmak en doğru yöntemdir. Ücreti etkileyen başlıca faktörler şunlardır:

• Nüsha Sayısı: Genellikle iki nüsha olarak hazırlanan belgenin her ek nüshası için ek ücret talep edilebilir.
• Sayfa Sayısı: Yetkili sayısının fazla olması durumunda belge birden fazla sayfadan oluşabilir ve bu da ücrete yansıyabilir.
• Noterlik Giderleri: Değerli kağıt bedeli gibi ek masraflar ücrete dahil edilir.

İmza Sirküleri Kime Verilir?

İmza sirküleri, yalnızca bir tüzel kişiliği (şirket, dernek, vakıf vb.) temsil etme yetkisine sahip olan kişilere verilir. Bu kişiler genellikle şirketin ana sözleşmesinde veya yetkili organlarının (yönetim kurulu, genel kurul) kararlarında belirtilmiştir. İmza sirkülerinde adı ve imzası bulunan kişiler şunlar olabilir:

• Yönetim kurulu üyeleri
• Şirket müdürleri
• Şirket ortaklarından temsil yetkisi verilenler
• Vekaletname ile özel olarak yetkilendirilmiş kişiler

Eğer bir yetkili, imza yetkisini başka birine devretmek isterse, bu devir işleminin noter huzurunda bir vekaletname ile resmiyet kazanması gerekir. Vekaletnamede devredilen yetkinin kapsamı ve sınırları açıkça belirtilmelidir.

İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?

İmza sirküleri, ticari hayatın vazgeçilmez bir güvenlik ve ispat aracıdır. Tüzel kişiliğin hukuki ve mali güvenliğini sağlayarak birçok önemli amaca hizmet eder. İmza sirkülerinin temel işlevleri şunlardır:

• Yetki Teyidi: Bir kişinin şirket adına işlem yapma yetkisine sahip olup olmadığını kesin olarak belgeler. Bu sayede, yetkisiz kişilerin şirket adına hareket etmesi engellenir.
• İmza Doğruluğu: Belgedeki imza örnekleri, sözleşme veya resmi evrak üzerindeki imzaların yetkili kişiye ait olup olmadığının karşılaştırılmasını sağlar. Bu, imza sahteciliğinin ve dolandırıcılığın önüne geçer.
• Hukuki Güvenlik: Bankalar, kamu kurumları ve diğer ticari ortaklar, işlem yaptıkları kişinin yetkisini imza sirküleri ile teyit ederek hukuki risklerini minimize ederler.
• İşlem Kolaylığı: Resmi dairelerde, ihalelerde, tapu işlemlerinde veya bankacılık faaliyetlerinde yetki ispatı için tek ve standart bir belge sunarak işlemleri hızlandırır.

İmza Sirküleri Geçerlilik Süresi Nedir?

İmza sirkülerinin geçerlilik süresi hakkında kanunlarda kesin bir süre belirtilmemiştir. Belgenin geçerliliği, temel olarak sirkülerde yer alan yetkilinin görev süresine bağlıdır. Örneğin, bir anonim şirketin yönetim kurulu üyesi 3 yıl için seçilmişse, o üyenin imza sirküleri de en fazla 3 yıl geçerli olur. Görev süresi sona erdiğinde veya kişi görevden ayrıldığında sirküler hukuken geçerliliğini yitirir ve yenilenmesi gerekir. Bu nedenle imza sirküleri süresiz olamaz. Genellikle noterler, belgenin üzerine yetkilinin görev süresine paralel olarak 1, 2 veya en fazla 3 yıllık bir geçerlilik süresi şerhi düşerler.

İmza Sirküleri Nereden Alınır?

İmza sirküleri, tüzel kişiliğin yetkili temsilcileri tarafından noterliklerden alınır. Şirket kuruluş işlemleri sırasında ise, yetkililerin imza beyanları Ticaret Sicili Müdürlükleri tarafından da alınabilmektedir. Ancak mevcut bir şirket için yeni bir sirküler çıkarılacaksa veya mevcut sirküler yenilenecekse, başvurulması gereken kurum noterlerdir. Türkiye'deki herhangi bir notere gerekli belgelerle başvurarak imza sirküleri çıkarma işlemi yapılabilir.

İmza Beyannamesi ile İmza Sirküleri Arasındaki Fark Nedir?

İmza beyannamesi ve imza sirküleri sıkça karıştırılsa da aralarında temel farklar bulunur. En temel ayrım, imza beyannamesinin gerçek kişiler (şahıslar), imza sirkülerinin ise tüzel kişiler (şirketler, dernekler vb.) için düzenlenmesidir. Bu iki belge arasındaki temel farkları aşağıdaki tabloda özetleyebiliriz: