İmza Sirküleri Nedir, İmza Sirküsü Nasıl Alınır?

İmza sirküleri, bir şirket veya başka bir tüzel kişi adına kimlerin imza atmaya yetkili olduğunu, temsil yetkilerinin kapsamını ve imza örneklerini gösteren noterlik belgesidir. Şirketin yetkili temsilcileri, gerekli belgelerle notere başvurarak imza sirküleri düzenletebilir. Ticaret siciline verilen imza beyannamesi ise bu işlemden farklıdır.

İmza sirküleri, şirket adına sözleşme imzalanırken, banka işlemleri yürütülürken veya ticari ilişkilerde temsil yetkisi doğrulanırken kullanılabilir. Ancak belgenin kendisi yeni bir temsil yetkisi oluşturmaz. Yetkinin dayanağı, şirketin ilgili kararları ve güncel sicil kayıtlarıdır.

İmza Sirküleri Nedir?

İmza sirküleri, tüzel kişileri temsil eden yetkililerin imza örneklerini ve temsil biçimlerini içeren, noter tarafından düzenlenen resmi bir belgedir. Belgede şirket unvanı, yetkili kişilerin bilgileri, imza örnekleri ve yetkinin münferit ya da müşterek kullanılıp kullanılmayacağı gibi ayrıntılar bulunabilir.

İmza sirkülerinin temel işlevi, üçüncü kişilerin şirket adına işlem yapan kişinin temsil yetkisini ve imzasını kontrol etmesine yardımcı olmaktır. Yetkinin devam edip etmediğini belirlemek için gerektiğinde güncel ticaret sicili kayıtları da incelenir.

İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

İmza sirküleri almak için şirketi temsil etmeye yetkili kişi, kimlik belgesi ve yetkisini gösteren güncel şirket kayıtlarıyla notere başvurur. Noter, temsil yetkisinin dayanaklarını inceleyerek imza örneklerini ve yetki kapsamını içeren belgeyi düzenler.

Noterden imza sirküleri çıkarmak için şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Şirket kayıtlarını kontrol edin: Şirketi temsil etmeye yetkili kişileri ve imza yetkisinin kapsamını gösteren güncel ticaret sicili kayıtlarını hazırlayın.
2. Gerekli belgeleri tamamlayın: Yetkili kişinin kimliğini, şirket bilgilerini ve varsa ilgili temsil kararlarını hazır bulundurun.
3. Notere başvurun: Şirket yetkilisi, noterlikte kimlik ve yetki kontrolünden geçerek gerekli imza işlemini gerçekleştirir.
4. Belgeyi kontrol edin: İmza sirkülerinde şirket unvanının, yetkililerin, temsil şeklinin ve varsa yetki süresinin doğru yazıldığından emin olun.
5. İhtiyacınız olan nüshaları alın: Belgenin kullanılacağı kurumlara göre kaç nüsha gerektiğini belirleyin ve noterlik ücretini ödeyerek işlemi tamamlayın.

İmza Sirküleri İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Noterlikte istenen belgeler şirketin türüne, temsil yapısına ve başvurunun niteliğine göre değişebilir. Başvuru öncesinde genellikle şu belgeler hazırlanır:

• İmza yetkilisinin geçerli kimlik belgesi
• Şirketin ticaret unvanı, MERSİS numarası ve diğer sicil bilgileri
• Temsil yetkisini gösteren güncel Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi kayıtları veya ilgili ticaret sicili belgeleri
• Gerekli durumlarda yönetim kurulu, müdürler kurulu veya yetkili organ kararı
• Noterlik tarafından işlem özelinde talep edilen diğer belgeler ve gerektiğinde vergi levhası

Belgelerin güncel olması önemlidir. Özellikle şirketin temsil yetkilisi değişmişse eski bir sicil kaydıyla işlem yapmaya çalışmak başvuruyu geciktirebilir. Notere gitmeden önce hangi belgelerin gerektiğini teyit edin.

Ticaret Sicili Müdürlüğü ve MERSİS Üzerinden İmza Beyanı

Şirket kuruluşu veya yetkili değişikliği sırasında ticaret siciline verilen imza beyannamesi, noterde düzenlenen imza sirkülerinden ayrı bir işlemdir. Türk Ticaret Kanunu'nun 40. maddesi kapsamında ticaret siciline verilmesi gereken imza örnekleri, uygun koşullarda Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) aracılığıyla elektronik ortamda temin edilebilir.

Ticaret Bakanlığının MERSİS açıklamasına göre yeni kimlik kartına sahip yetkililerin imza örnekleri, Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü entegrasyonu üzerinden alınabilmektedir. Elektronik ortamda alınamayan imza verileri için ilgili ticaret sicili usulleri uygulanır.

İmza Sirküleri Ücretleri Nelerdir?

2026 yılında imza sirküleri ücreti, noterlik işleminin kapsamına ve düzenlenen belgenin özelliklerine göre hesaplanır. Her başvuru için geçerli tek bir sabit ücret bulunmadığından kesin tutarı noterden öğrenmek gerekir. Ücretlendirmede yürürlükteki noterlik tarifesi ve ilgili yasal giderler esas alınır.

2026 Yılı Noterlik Ücret Tarifesi, Adalet Bakanlığı tarafından yayımlanmıştır. Güncel düzenlemeleri Adalet Bakanlığının resmi tarife duyurusundan inceleyebilirsiniz.

İmza sirküleri çıkarırken toplam maliyeti etkileyebilecek başlıca unsurlar şunlardır:

• Nüsha sayısı: Belgenin kaç asıl veya örneğinin hazırlanacağı, alınacak ücretleri etkileyebilir.
• Sayfa sayısı: Yetkili ve temsil bilgileri nedeniyle belgenin uzunluğu artabilir.
• Noterlik işlem kalemleri: İşlemin niteliğine göre noter ücreti, harç, yazı ve örnek çıkarma bedeli gibi yasal kalemler uygulanabilir.

Notere başvurmadan önce şirketinizde kaç imza yetkilisi bulunduğunu ve kaç nüsha istediğinizi belirtin. Böylece işlem için öngörülen toplam ücreti öğrenebilirsiniz. Halk arasında kullanılan imza sirküsü ücreti ifadesi de aynı noterlik işleminin maliyetini anlatır.

İmza Sirküleri Kime Verilir?

İmza sirküleri, şirketi veya ilgili tüzel kişiliği temsil etmeye yetkili kişilerin imzalarını ve yetki kapsamlarını göstermek amacıyla düzenlenir. Şirket ortağı olmak tek başına imza yetkisi sağlamaz. Yetkinin şirketin ilgili kararlarına ve kayıtlarına dayanması gerekir.

Şirketin hukuki yapısına göre imza sirkülerinde aşağıdaki kişiler yer alabilir:

• Temsil yetkisine sahip anonim şirket yönetim kurulu üyeleri
• Limited şirketi temsil etmeye yetkili müdürler
• Usulüne uygun şekilde temsil yetkisi verilmiş diğer şirket yetkilileri
• İlgili tüzel kişinin mevzuatına ve yetki kararlarına göre belirlenen temsilciler

Bir kişiye vekaletname verilmesi, o kişinin şirketin mevcut imza sirkülerinde otomatik olarak yer alacağı anlamına gelmez. Vekaletnameyle verilen işlem yetkisi ile şirketin tescilli temsil yetkisi ayrı değerlendirilir. Yetki devri veya temsil değişikliği yapılacaksa şirketin türüne uygun hukuki prosedür izlenmelidir.

İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?

İmza sirküleri, şirket adına işlem yapan kişinin imzasının ve temsil yetkisinin kontrol edilmesine yardımcı olur. Özellikle ticari işlemlerde taraflar, şirketi kimin ve hangi şartlarla temsil ettiğini bu belge üzerinden inceleyebilir.

• Temsil yetkisinin kontrolü: Şirket adına imza atabilecek kişilerin ve yetki sınırlarının görülmesini sağlar.
• İmza örneğinin karşılaştırılması: Belgelerdeki imzaların sirkülerde yer alan örneklerle karşılaştırılmasına yardımcı olur.
• Ticari sözleşmeler: Bir sözleşmeyi imzalayan kişinin şirketi temsil edip edemediğinin değerlendirilmesini kolaylaştırır.
• Bankacılık ve kurumsal başvurular: İlgili kurumun belgeyi talep ettiği işlemlerde temsil yetkisinin gösterilmesini sağlar.

Örneğin bir şirketin imza yetkisi müşterek olarak belirlenmişse, işlemin geçerli şekilde yapılabilmesi için yetki kararında öngörülen kişilerin birlikte imza atması gerekebilir. Münferit yetkide ise kişi, kendisine tanınan yetki sınırları içinde tek başına imza atabilir.

İmza Sirküleri Geçerlilik Süresi Nedir?

İmza sirkülerinin bütün şirketler için geçerli olan sabit bir son kullanma süresi yoktur. Belgenin kullanılabilirliği, temsil yetkisinin dayanağına, varsa belirlenen yetki süresine ve şirketin güncel temsil durumuna bağlıdır. Bu nedenle her imza sirkülerinin otomatik olarak bir, iki veya üç yıl sonra geçersiz olacağı söylenemez.

Örneğin bir anonim şirkette belirli süreli bir temsil yetkisi verilmişse sirküler düzenlenirken bu süre dikkate alınır. Adalet Bakanlığının noterlik denetim rehberinde de süreli temsil yetkilerinin imza sirkülerine doğru aktarılması gerektiği belirtilir.

Yetkili kişinin görevden ayrılması, temsil şeklinin değişmesi veya mevcut yetkinin sona ermesi durumunda eski imza sirküleri güncel durumu göstermeyebilir. Böyle bir durumda temsil kayıtlarını kontrol edin ve gerekiyorsa yeni sirküler düzenletin.

İmza Sirküleri Nereden Alınır?

İmza sirküleri noterliklerden alınır. Şirketin temsil yetkisini gösteren belgeler ve yetkili kişinin kimliğiyle notere başvurulabilir. Ticaret sicili müdürlüklerinde yürütülen imza beyanı işlemleri ise noterlikte hazırlanan imza sirkülerinden farklıdır.

İmza sirkülerini doğrudan e-Devlet üzerinden düzenletmek ile MERSİS aracılığıyla imza verisinin ticaret siciline elektronik olarak kaydedilmesi aynı işlem değildir. Hangi belgeye ihtiyacınız olduğunu belirledikten sonra ilgili kuruma başvurun.

İmza Beyannamesi ile İmza Sirküleri Arasındaki Fark Nedir?

İmza beyannamesi ile imza sirküleri arasındaki temel fark, belgelerin düzenlenme amacı ve temsil ettikleri işlemdir. İmza beyannamesi ticaret siciline sunulan imza örneğini içerirken, imza sirküleri noterlikte şirketin temsil yetkisi ve imza örnekleri esas alınarak düzenlenir.

Ticaret Bakanlığının açıklamasına göre ticaret siciline verilen imza beyannamesi hem gerçek kişi tacirler hem de tüzel kişi tacirler adına imza atmaya yetkili kişiler için söz konusudur. Dolayısıyla imza beyannamesinin yalnızca gerçek kişiler için düzenlendiği düşüncesi doğru değildir.

Örneğin şahıs işletmesi sahibi gerçek kişi tacirin ticaret siciline vereceği imza beyanı ile limited şirket müdürü için noterlikte düzenlenen imza sirküleri farklı ihtiyaçlara hizmet eder. Her iki durumda da işlemi talep eden kurumun güncel belge şartlarını kontrol etmek gerekir.

İmza Sirküleri Hakkında Sıkça Sorulan Sorular