E-imza Nedir? E-Devlet E-İmza Başvurusu [2024 Rehberi]

E imza nedir, bunu almak için başvurmadan önce pek çok kişi tarafından merak edilmektedir. Elektronik imza resmi şekilde uygulanan her türlü süreçte ıslak imzanın yerine geçmektedir. Dijital bir uygulama olup hukuki nitelikleri bakımından da ıslak imza ile aynı özellikleri taşımaktadır.

Bununla birlikte E- İmza; ıslak imza gibi belirli bir şekle sahip olmamaktadır. Farklı karakter, harf ve sembollerden meydana gelebilmektedir. Bu bakımdan ıslak imzadan daha farklı bir yapı taşımaktadır. İmzalayan tarafın kimliğini doğrulamak için başka bir elektronik veriye eklenerek kullanılmaktadır.

Elektronik imza ve ıslak imza hukuki belirtileri bakımından aynı olmakla beraber bazı alanlarda birtakım istisnaları da görülmektedir. Evlenme, veraset ve intikal, üçüncü tarafın şahitliğini gerektiren emlak alım-satım işlemleri için ıslak imza gerekmektedir.

Elektronik İmza Nedir ve Ne İşe Yarar?

Elektronik imza başka bir veriye eklenen ya da elektronik veriyle mantıksal bağlantısı mevcut ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri şeklinde tanımlanır.

Hemen E-ticaret'e Başlayın!

E-ticaret adım atmadan önce, IdeaSoft e-ticaret yazılımlarını ücretsiz deneyebilirsiniz.

Hemen Ücretsiz Deneyin!

Geçerlilik bakımından ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliği taşımaktadır. Elektronik olarak gerçekleştirilen işlemler esnasında gönderilen bilginin yolda değişmediğini, gönderen kişiye ait olduğunu ve inkar edilemeyeceğini garanti etmektedir.

Bu bakımdan elektronik ortamda yapılan işlemlerde imza sahibi bireyin kimlik bilgilerinin doğruluğunu garanti etmektedir.

E-imza Çeşitleri Nelerdir ve Aralarındaki Farklar Nelerdir?

Elektronik imza imzalama yöntemleri kendi arasında farklılık gösterir. Bunlardan bir tanesi BES, yani Basic Electronic Signature olmaktadır. İmzanın oluşturulma tarihini güvence altına alan, kanuni bakımdan geçerli zaman bilgisi yer almamaktadır.

Bu imza türünün ömrü, son kullanıcı sertifikasının ömrü kadar olmaktadır. İmza elektronik sertifikanızın süresi dolduktan yahut iptal edildikten sonra doğrulanamamaktadır. Dolayısıyla BES imzaya zaman damgası alınması gerekmektedir.

BES imza içine zaman bilgisi beyan edilen zaman, yani Signing Time olarak eklenebilmektedir. Eklenen zamanın hukuki yükümlüğü, kesinliği yer almamaktadır. İmza içerisinde kriptografik imza değeri  İmzalı Özellikler, yani Signed Attributes alanının imzalanması ile elde edilmekteidr. İmzalanacak verinin özetinin olduğu Mesaj Özeti yani Message Digest bölümü de imzalı özellikler altında yer almaktadır.

Ayrıca bilgi teknolojileri ve iletişimde önemli olan elektronik imza seçenekleri arasında ES-T de yer almaktadır. Bunun açılımı Electronic Signature with Time şeklindedir. Temelde BES imzayı kapsamakta olup, bunun yanında kanuni olarak imzanın meydana getirildiği tarihe işaret eden zaman damgası bilgisini de içermektedir.

İmza oluşturulma zamanı güvence altına alındığı için imza oluşturulduğu esnada sertifika ve imza geçerliyse, sertifika iptal olduktan yahut süresi dolduktan sonra geçerli olmaktadır. Bir imzanın uzun dönemli olarak doğrulanabilmesi için zaman damgasıyla güvence altına alınması yeterli olmamaktadır. İmzanın doğrulabilmesi için ilgili esnada iptal kontrol verileri ve sertifikalarına gereksinim bulunmaktadır. Dolayısıyla ES-T imzanın üst tipi olan ES-X Long imza atılması tavsiye edilmektedir.

Üçüncü olarak elektronik imza seçenekleri arasında ES-X Long da vardır. Bunun açılımı Extended Long Electronic Signature With Timestamp şeklinde olmaktadır.

Temelde ES-T imza üzerine kurulmuştur. İmza doğrulamada kullanılmak amacıyla, sertifika makamına ait kök ve alt kök sertifikalarıyla SİL ve OCSP cevaplarını kapsamaktadır. Böylece imzanın uzun dönemli şekilde doğrulanabilmesine olanak sağlamaktadır.

İmza doğrulama gerçekleştirilirken imza dosyasına eklenen veriler kullanılmaktadır. İmza doğrulama için dışarıda bulunan herhangi bir sisteme bağlanıp, doğrulama verilerinin edinilmesine gerek kalmamaktadır. Doğrulama için gerekli olan tüm verilere imza dosyasının içeriğinden erişilmektedir. Bu gibi özellikleri ile en çok tavsiye edilmektedir.

Kullanıcı makinesinin sistem saatinden yahut imza sahibine ait sunucudan alınan zaman bilgisi güvenilir bir sunucu tarafından imzalanıp gönderilmediği için imza zamanının doğruluğuna garanti sağlamamaktadır. Dolayısıyla beyan olunan imza zamanının kullanılması tavsiye edilmektedir. Kullanılması halinde alınan zaman damgasından geride alacak biçimde ayarlanmalıdır.

Elektronik imza seçenekleri arasında yer alan ES-A da vardır. Bunun açılımı Archival Electronic Signature şeklinde olmaktadır. E-imzalı belgelerin sertifika makamına ait kök, alt kök, OCSP ve zaman damgası sertifikalarının geçerlilik süresinden daha uzun zaman korunması gerektiği hallerde kullanılması gerekmektedir.

Arşivleme sertifika makamına ait olan sertifikaların geçerlilik süresinin sonuna gelinmesi, sertifikaların iptal olması yahut kullanılan algoritmanın kırıldığının duyurulması, değişmesi hallerinde yapılmaktadır. Bu durumlar meydana gelmeden önce oluşmasında sakınca yer almamaktadır. Dolayısıyla beyan edilen imza zamanının kullanılması tavsiye edilmemektedir. Kullanılması halinde alınan zaman damgasından geride olacak şekilde ayarlanmalıdır.

E-imza Nasıl Alınır ve Nasıl Kullanılır?

E-imza nereden alınır¸ bunu almak isteyen pek çok kişi tarafından sorulmaktadır. Bunu alabilmek için yetkili olan Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıya başvuruda bulunmalıdır.

PTT'nin kendi sayfasından da e-imza ön başvuru adımlarına ulaşabilirsiniz.

Gerekli nitelikli Elektronik Sertifikalar için müracaat edilecek hizmet sağlayıcılar 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafına doldurulması gereken başvuru formunu yönetmeliğe uygun olarak bildirim yapmış olmalıdır. Elektronik sertifika hizmet sağlayıcıların görevi tüm e imza elektronik süreçlerini takip ve sonuçlandırmaktır.

E-imza için kimlik kontrolü gerçekleştirilmesi gibi bir zorunluluk görülmektedir. Kimlik kontrolü adreste kurulum hizmetiyle beraber gerçekleştirilebilmektedir. Noter vasıtasıyla kimlik kontrolü yapılabilmektedir. Kurumsal müracaatlardaysa başvuru sözleşmesiyle kontrol yapılmaktadır.

Bireysel elektronik imza alma durumunda ise müracaat T.C. Kimlik Numarası yazılı nüfus cüzdan fotokopisiyle noterde imzalanacak NES Kullanıcı Taahhütnamesinin hizmet sağlayıcıya gönderilmesi lazımdır. 

E-imza Başvurusu Nasıl Yapılır?

Elektronik imza başvurusu, internet üzerinden yapılabilen bir işlemdir. Bu hizmeti sunan özel işletmelerin web sitelerinden başvuruda bulunulabileceği gibi TÜBİTAK üzerinden de bu işlemi gerçekleştirebilirsiniz. TÜBİTAK aracılığıyla elektronik imzaya başvurmak için şu adımların izlenmesi gerekir:

• İlk olarak KamuSM tarafından gönderilen “KamuSM Başvuru Parolası” başlıklı e-postada yer alan “Kullanıcı Girişi” bağlantısını tıklanır ve başvuru sayfasına ulaşılır.
• TC Kimlik Numarası ve başvuru formu erişim parolası ile sisteme giriş yapılır. Açılan başvuru ekranında görüntülenen “yeni başvuru” ya da “yenileme” işlemleri arasından gerekli seçim yapılır.
• Ardından karşınıza gelen NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) Başvuru Formu eksiksiz ve tamamen doğru olarak doldurulur.
• Formda istenilen bilgilerin girilmesinden sonra “Formu Onayla” seçeneği tıklanır. “Gönder” butonuna basılarak formda belirtilen telefon numarasına SMS onay kodunun iletilmesi sağlanır. Gelen kod, ilgili alana girilerek “Tamam” butonuna tıklanır. Bu noktada, ilk kez başvuru yapılıyor ise “Islak İmzalı Başvuru Arayüzü”nün söz konusu işlem e imza yenileme ise “Elektronik İmzalı Başvuru Arayüzü”nün seçilmesi gerekir.
• İlk seçenek tercih edildi ise “Başvuru Formunu Aç” butonunu tıklayarak ilgili dosya açılır. Çıktısı alınır ve doldurulup el ile imzalanarak proje sorumlusuna teslim edilir.
• “Elektronik İmzalı Başvuru Arayüzü” seçildi ise gösterilen uyarıda “Always trust content from the publisher” seçeneğine tıklanır ve “Yes” butonu kullanılarak onay verilir. Sonraki ekranda da “İmzala” komutu verilir. Devamında görüntülenen ekranda da “İmzala” seçeneği tıklanır. “Başvuru işlemi tamamlanmıştır” yazısı işlemin başarıyla gerçekleştirildiğini ifade eder.

E-İmza İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Başvuru esnasında bu hizmeti veren servis sağlayıcılar, sizden birtakım belgeler talep eder. Elektronik imza için gerekli evraklar, bireysel ve kurumsal başvurulara göre farklılık gösterir. Şimdi bu evrakların neler olduğuna bakalım.

Kurumsal E-İmza İçin Gerekli Belgeler

Kurumsal e imza, bu konuda yetkilendirilmiş kişinin o işletme adına yapacağı işlemlerde kullanılır. Bu tür elektronik imza başvurusu için gereken evraklar şunlardır:

• Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu
• Yetkilendirilecek kişi için düzenlenmiş imza sirküleri fotokopisi (Başvuru yapılan kurum, belgelerin ibrazı sırasında sirkülerin aslını görmek isteyebilir. Bu nedenle noter onaylı asıl imza sirkülerinin yanınızda olması süreci kolaylaştıracaktır)
• İşletmenin kayıtlı olduğu Ticaret Sicil Müdürlüğü’nden alınacak faaliyet belgesi (Son 6 ay içinde alınmış olmalıdır)
• Başvuruyu yapan kişinin TC Kimlik Numarasını gösteren nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı bir belgenin aslı

Bireysel E-İmza İçin Gerekli Belgeler

Bireysel e imza, adından da anlaşılabileceği üzere kişisel işlemler için kullanılacak imza türüdür. Buna bağlı talep edilen belgelerin sayısı da kurumsal elektronik imza için istenilenlerden sayıca daha azdır. Bireysel e imza başvurusu için şu evraklar gereklidir:

• Kişinin TC Kimlik Numarasını gösteren nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı bir belgenin aslı
• Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu

E-imza Kimler Tarafından Kullanılabilir ve Hangi Alanlarda Kullanılır?

E imza başvuru yapıldıktan sonra alınan dijital imza farklı alanlarda kullanılabilmektedir. Bunlar genel anlamda,

1.      E-devlet uygulamaları,

2.      E-imzanın zorunlu tutulduğu kamu projeleri,

3.      MERSİS Projesi çerçevesinde ticari sicil işlemleri,

4.      Gümrük ve dış ticaret işlemleri,

5.      Kayıtlı Elektronik Posta sistemi,

6.      Genel Kurul, Ortaklar Kurulu ve Yönetim Kurulu kararlarının imzalanmasında,

7.      Bayi ağı iletişiminde sipariş sürecinde,

8.      Elektronik arşivin e-imzalanmasında,

9.      Islak imza gerektiren tüm uygulamalarda,

10.  Çalışan hizmet sözleşmelerinde ve diğer tüm sözleşmelerde,

11.  Banka talimatlarının gönderilmesinde,

12.  Performans, izin, fazla mesai ve masraf onay formlarında,

Kullanım görebilmektedir.

E-imzanın Faydaları Nelerdir ve Neden Kullanılmalıdır?

Elektronik imza alma yasal geçerli bir kimliklendirme ve onay mekanizması ile güvenli şekilde, elektronik ortamlarda işlemlerin gerçekleşmesine katkı tanımaktadır. Bunun yanı sıra imzalanmış verinin bütünlüğünün meydana getirildiği andaki esas halinin değiştirmediğini de garanti etmektedir.

Ayrıca imzalanan verinin kim tarafından imzalandığını da garanti altına almaktadır. İnternet bağlantısı ve bilgisayar sayesinde zamandan tasarruf elde edilerek fiziki evrak imza zamanından çok daha kısa sürede mekana bağlı kalmadan imzalama işlemleri tamamlanabilmektedir.

E-imzanın Güvenliği ve Güvenilirliği Nasıl Sağlanır?

5070 sayılı olan Kanun elektronik imzanın güvenliği için gerek ve yeter koşulların neler olduğundan bahsedilmektedir. Elektronik imza araçlarından da kanun içerisinde bahsedilmiştir. Bu bakımdan elde edilen elektronik imza oluşturma verilerinin bir eşinin daha olmaması, e-imza verilerinin elektronik imza oluşturma aracı dışına çıkmaması, gizli kalması, e-imza verilerinin üçüncü kişiler tarafından kullanılmaması ve elektronik imzanın sahteciliğe karşı korunması da vardır.

Ayrıca elektronik imzanın verilerinin imzayı oluşturacak kişi dışında değiştirilmemesi, verilerin imzayı oluşturacak kişi tarafından önceden görülebilmesi de mevcuttur.

E-imza ile İlgili Yasal Düzenlemeler Nelerdir?

23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe girmiş olan 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na güre güvenli elektronik imzanın sahip olduğu özellikler ele alınmıştır.

E-devlet E-İmza Nedir ve Nasıl Kullanılır?

E-imza günümüzde birçok yerde kullanım görmektedir. E imza alma işlemleri tamamlandıktan sonra, bu e-devlet içinde de kolay bir şekilde kullanılabilir. Masaüstünde mevcut e-imza uygulaması açılmakta, ekrandaki işlem kodu girilmektedir. İmzalama işlemleri kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir.

E imza ücreti olarak PTT'nin belirlediği fiyatlar; 1 Yıllık e-İmza 369,00 TL. 2 Yıllık e-İmza 469,00 TL. 3 Yıllık e-İmza 569,00 TL.

E-devlet E-İmza Başvurusu Nasıl Yapılır ve Gerekli Belgeler Nelerdir?

Elektronik imza için gerekli olan belgeler başvuru türüne göre değişmektedir. Kimlik doğrulama amacıyla da kullanılan bu imzaya bireysel müracaat yapacaksanız Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarasının yazılı olduğu kimlik yahut Sürücü Belgesi fotokopisi Nitelikli Elektronik Sertifika NES Başvuru Formu ve NES Son Kullanıcı Taahhütnamesi yer almaktadır. Kurumsal başvurularda bunlar farklılık gösterebilmektedir.

E-imza Ne Kadar Süre Geçerlidir?

Her bir e imzanın belirli bir geçerlilik süresi vardır. Geçerlilik süresi sizin satın aldığınız hizmete göre belirlenir. Bu hizmeti 1,2 ya da 3 yıl için satın alabilirsiniz. Bu sürenin dolmasının ardından e imzanızı yenilemeniz gerekir. Yabancı uyruklu kişiler için için geçerlilik süresi 1 yıl ile sınırlıdır.

E imzanızı özellikle ticari işlemlerde kullanıyorsanız geçerlilik süresini özenli bir şekilde takip etmeniz önemlidir. Aksi hâlde hiç beklediğimiz bir anda imzanın geçerlilik süresi dolabilir. Bu da sizin yenileme işlemini tamamlayana kadar ticari faaliyetlerinizin sekteye uğrayacağı anlamına gelir. Böyle mağduriyetler yaşamamak adına e imzanızın geçerlilik durumunu şu iki farklı yöntemle takip edebilirsiniz.

• TÜBİTAK’ın bünyesinde bulunan Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin Online İşlemler menüsüne giriş yaparak
• Bilgisayarınıza kurduğunuz AKİS Kart İzleme Aracı üzerinden

E-imza Nasıl Yenilenir?

Geçerlilik süresi dolan e imzaların yenilenmesi gerekir. Bunun için yapmanız gereken bir  servis sağlayıcıya bu konuda talepte bulunmaktır. Yenileme işlemi için yeni bir tokene ihtiyacınız olmaz. Yaptığınız başvuru doğrultusunda hâlihazırda kullanmakta olduğunuz cihaz bilgisayarınıza takılı iken yenileme işlemi gerçekleştirilebilir. Bu işlemde ıslak imza yerine geçerliliğini koruyan e imzanızı kullanabilirsin. Dolayısıyla kullandığınız e imzanın geçerlilik süresi dolmadan yenileme talebinde bulunmanız sürecin sorunsuz olarak tamamlanmasına yardımcı olur. Yenileme işlemini e imzanızı aldığınız firma üzerinden yapmak gibi bir zorunluluğunuz da yoktur. Yani bu konu için farklı bir firmaya da başvurabilirsiniz.

Elektronik Sertifika Nedir?

Elektronik sertifika, e imzanın doğrulanması için gerekli olan elektronik kayıtlardır. Söz konusu doğrulama, sertifikada bulunan imza sahibinin kimlik bilgileri ve diğer birtakım veriler üzerinden sağlanır. Elektronik sertifikalarda şu veriler yer alır:

• İsim, çalışan şirket, yer, ülke, e-posta adresi gibi sertifika sahibine ait bilgiler
• Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı (ESHS) bilgileri
• Sunucu sertifikalarında sunucu bilgileri
• Sertifikanın geçerlilik süresini belirleyen başlangıç ve bitiş tarihleri
• Sertifika sahibinin doğrulama verisi
• Elektronik imza oluşturma algoritmaları
• Seri numarası
• ESHS imzası

Nitelikli Elektronik Sertifika Nedir?

Nitelikli elektronik sertifika ise yukarıda saydığımız özelliklere ek olarak “nitelikli sertifika” olduğuna dair bir ibareyi de kapsar. Bu ibare dışında nitelikli elektronik sertifikalarda şu veriler de yer alır:

• Sertifika sahibi başka birinin yerine işlem yapıyorsa buna dair yetki tanımı
• Şayet talep edilmişse meslekî ve diğer kişisel bilgiler
• Varsa sertifika ile yapılabilecek işlem sınırı

Elektronik Sertifikaların Kullanım Süresi Sınırlı Mıdır?

E imza, bir elektronik sertifika türüdür. Bu sertifikaların kullanım süresi de tıpkı e imza gibi maksimum 3 yıldır. Bu sürenin sonunda gerekli başvuruların yapılması ile elektronik sertifikaların kullanım süresi yenilenebilir.

Elektronik Sertifika Sahibinin Yükümlülükleri Nelerdir?

Kişinin elektronik sertifika kullanmaya başlaması, birtakım yükümlülüklerinin doğmasına neden olur. Bu yükümlülükler şöyle sıralanabilir:

• Sertifika almak için gerekli tüm bilgileri eksiksiz şekilde sunmak
• Verilmiş bilgilerde değişiklik olması hâlinde ESHS’yi durumda haberdar etmek
• E imza süreçlerinde ilgili tebliğ ile belirlenen algoritma ve parametreleri kullanmak
• Sertifikanın içerdiği kullanıma ilişkin ve maddi sınırlamalara uymak
• İmza oluşturma verisini başkasına kullandırmamak ve bu konuda tedbir almak
• İmza verilerinin güvenliğinden şüphe duyulması hâlinde ESHS’yi bu konuda bilgilendirmek
• Güvenilir elektronik imza aracı kullanmak
• Elektronik imza aracının kaybolması ya da çalınması gibi durumlarda ESHS’ye bilgi vermek

Mobil Elektronik İmza Nedir ve Nasıl Alınır?

Mobil elektronik imza, cep telefonları ve SIM kart ile kullanılan bir uygulamadır. Bu şekilde atılan imzalar da e imza niteliği taşır. Dolayısıyıla hukuki açıdan ıslak imza ile aynı geçerliliğe sahiptir.

Bu hizmet, telekomünikasyon şirketleri tarafından belirli bir ücret karşısında sağlanır. Mobil imza alma süreci; ön başvuru, başvuru ve aktivasyon aşamalarından oluşur. Ücretlendirme ve başvuru süreçleri hakkında bu hizmeti sunan Turkcell, Vodafone ya da Türk Telekom firmalarından detaylı bilgi alabilirsiniz.

Mobil Elektronik İmza ile Elektronik İmza Arasındaki Fark Nedir?

Bu iki uygulama arasındaki tek fark, imzalama için kullanılan araçtan ileri gelir. Mobil elektronik imza, mobil cihazlar içinde yer alan SIM kartlarla aracılığıyla atılır. E imzada ise bu işlem için gerekli kurumların yapıldığı bir bilgisayara ve bu bilgisayara bağlı durumdaki tokene ihtiyaç vardır.

E-imza ve Mali Mühür Arasındaki Fark Nedir?

E imza bir kişiye aitken mali mühür ise şirketleri temsil eder. Bu anlamda mali mühür, dijital ortamda kullanılan bir kaşeye benzetilebilir. Kurumsal firmaların e-fatura ya da benzer belgeleri kullanması için mali mühüre sahip olması gerekir. Yani edinme biçimleri birbirlerine benzese de bu iki uygulama temelde birbirlerinden oldukça farklıdır.

E-imza Mali Mühür Yerine Kullanılabilir mi?

Bu iki uygulama tipi de USB şeklindeki cihazlar üzerinden kullanılır. Buna rağmen aralarında kullanım alanları açısından ciddi farklar vardır. E imza, mali mühür yerine kullanılamaz ama bu durumum bir istisnası da mevcuttur. Kendinize ait bir şahıs şirketiniz varsa, mali mühür yerine e imzanızı kullanabilirsiniz. Bu şartlar altında e-fatura ya da e-arşiv fatura işlemlerini, elektronik imzayla da gerçekleştirmeniz mümkündür.