Gider Pusulası Nedir ve Nasıl Kesilir?

Gider pusulası, Vergi Usul Kanunu kapsamında belge düzenleme zorunluluğu bulunmayan kişilerden mal alan veya hizmet alan belirli mükelleflerin işlemi belgelendirmek için düzenlediği ticari belgedir. Vergiden muaf esnaf için düzenlenen gider pusulası fatura hükmündedir. Belgenin, malın tesliminden veya hizmetin yapılmasından itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir.

Gider pusulası düzenlenmesi, her işlemde aynı stopaj oranının veya KDV'nin uygulanacağı anlamına gelmez. Vergi kesintisi; ödemenin niteliğine, ödeme yapılan kişinin vergisel statüsüne ve ilgili Gelir Vergisi Kanunu hükmüne göre belirlenir.

Hemen E-Ticaret'e Başlayın!

E-ticarete adım atmadan önce, ideasoft e-ticaret paketlerini ücretsiz deneyebilirsiniz.

Hemen Ücretsiz Deneyin!

Gider Pusulası Nedir?

Gider pusulasının temel amacı, fatura veya Vergi Usul Kanunu kapsamındaki başka bir belgeyi düzenleme yükümlülüğü bulunmayan kişiden yapılan mal veya hizmet alımını kayıt altına almaktır. Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesi belgenin kim tarafından ve hangi işlemler için düzenleneceğini belirler.

Bu nedenle gider pusulasını yalnızca işletmenin yaptığı herhangi bir harcamayı kaydetmek için kullanılan genel bir gider belgesi olarak değerlendirmek doğru değildir. Önce satıcının veya hizmeti sunan kişinin belge düzenleme yükümlülüğü bulunup bulunmadığını kontrol etmek gerekir.

Gider Pusulasını Kimler Düzenler?

Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesine göre birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler ile defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbabı ve çiftçiler, Kanun kapsamındaki belgeleri düzenleme zorunluluğu bulunmayan kişilerden yaptırdıkları işler veya satın aldıkları mallar için gider pusulası düzenler.

Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçilerden yapılan mal alımları bu düzenlemenin dışında tutulur. Bu tür alımlarda işlemin niteliğine göre müstahsil makbuzu gibi farklı belgeler gündeme gelebilir.

Hangi Durumlarda Gider Pusulası Düzenlenir?

Gider pusulasının gerekli olup olmadığını belirlerken yalnızca kişinin vergi mükellefi olup olmadığına değil, yapılan faaliyetin niteliğine ve kişinin belge düzenleme yükümlülüğüne bakılmalıdır.

• Vergiden muaf esnaftan mal veya hizmet alındığında: İşlem gider pusulası ile belgelendirilebilir ve belge satıcı tarafından verilmiş fatura hükmündedir.
• Belge düzenleme yükümlülüğü bulunmayan kişiden mal alındığında: Örneğin bir işletmenin vergi mükellefi olmayan bir kişiden kişisel ikinci el mal satın aldığı bazı işlemlerde gider pusulası düzenlenebilir.
• Belge düzenleme yükümlülüğü bulunmayan kişiye iş yaptırıldığında: İşlemin gerçekten arızi olup olmadığı ve faaliyetin ticari veya serbest meslek faaliyeti oluşturup oluşturmadığı ayrıca değerlendirilmelidir.

Örneğin bir kişinin kendisini “freelancer” olarak tanımlaması tek başına gider pusulası düzenlenmesi için yeterli değildir. Faaliyet sürekli ve mesleki nitelikteyse kişinin vergi mükellefiyeti ve serbest meslek belgesi düzenleme yükümlülüğü doğabilir.

Gider Pusulasında Hangi Bilgiler Bulunur?

Vergi Usul Kanunu gider pusulasının işlem ve tarafları açık şekilde tanımlamasını ister. Belgenin temel olarak aşağıdaki bilgileri içermesi gerekir:

• Gider pusulasının seri ve sıra numarası,
• Düzenleme tarihi,
• Yapılan işin niteliği veya satın alınan malın cinsi ve türü,
• Malın miktarı ve bedeli veya yapılan işin ücreti,
• İşi yaptıran ile işi yapanın ya da alıcı ile satıcının adı ve soyadı; tüzel kişilerde unvanı,
• Tarafların adres bilgileri,
• Malı satan veya işi yapan kişinin imzası.

Gider pusulası iki nüsha olarak düzenlenir ve nüshalardan biri işi yapana veya malı satana verilir. Kullanılan basılı veya elektronik belge standardına göre ek kimlik ve belge bilgileri de bulunabilir.

Gider Pusulası Nasıl Düzenlenir?

Gider pusulası kesmeden önce işlemin bu belgeyle kayıt altına alınabilecek bir işlem olduğundan emin olun. Ardından belgeyi aşağıdaki sırayla hazırlayabilirsiniz:

1. Satıcının veya hizmeti sunan kişinin statüsünü kontrol edin. Fatura, serbest meslek makbuzu veya başka bir belge düzenleme yükümlülüğü varsa gider pusulası kullanılmamalıdır.
2. İşlem tarihini belirleyin. Belgeyi malın tesliminden veya hizmetin tamamlanmasından itibaren en geç 7 gün içinde düzenleyin.
3. Taraf bilgilerini yazın. Ad, soyad veya unvan ile gerekli adres bilgilerini eksiksiz girin.
4. Mal veya hizmeti açıklayın. Miktar, fiyat, toplam bedel veya hizmet ücretini belirtin.
5. Vergi kesintisini işlemin niteliğine göre belirleyin. Gider pusulasının varlığı tek başına stopaj oranını belirlemez.
6. Belgeyi imzalatın ve nüshayı teslim edin. Bir nüshayı satıcıya veya işi yapana verin, diğer nüshayı kayıtlarınız için saklayın.

Gider Pusulası Yerine Geçen Belgeler Nelerdir?

Her işlemde ayrıca kağıt gider pusulası düzenlenmesi gerekmeyebilir. Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesinde belirtilen bilgileri taşıması ve diğer şartların karşılanması halinde bazı kurumların düzenlediği belgeler gider pusulası yerine geçebilir.

• Mal veya hizmet bedelinin 7 günlük süre içinde banka aracılığıyla ödenmesi halinde bankanın düzenlediği belge,
• Yetkilendirilmiş ödeme kuruluşlarının ilgili ödeme için düzenlediği belge,
• PTT aracılığıyla yapılan uygun ödemelerde PTT tarafından düzenlenen belge,
• Tüketiciden alınan malın iadesinde Kanunda belirtilen şartları sağlayan ödeme belgeleri,
• Belge düzenleme zorunluluğu bulunmayan kamu kurumlarının kendi mevzuatları kapsamında düzenlediği uygun belgeler.

Bu belgelerin gider pusulası yerine geçebilmesi için VUK 234'te belirtilen bilgi ve süre şartlarının birlikte sağlanması gerekir. Yalnızca ödemenin banka üzerinden yapılmış olması her durumda yeterli değildir.

Gider Pusulası Stopaj Oranları 2026

Gider pusulasının tek bir standart stopaj oranı yoktur. Gelir vergisi kesintisi, ödeme yapılan kişinin statüsüne ve ödemenin Gelir Vergisi Kanunu'nun hangi hükmüne girdiğine göre belirlenir. Bu nedenle aşağıdaki oranları yalnızca ilgili şartlar sağlandığında kullanın.

Gelir Vergisi Kanunu'nun 94/13 maddesi kapsamında esnaf muaflığından yararlananlara yapılan belirli mal ve hizmet ödemelerinde geçerli güncel kesinti oranları şöyledir:

Bu oranlar tüm gider pusulalarına otomatik uygulanmaz. Özellikle ödeme yapılan kişinin hangi esnaf muafiyeti kapsamında olduğu ve işlemin GVK 94/13'e girip girmediği kontrol edilmelidir. Bazı özel muafiyet modellerinde kesinti farklı şekilde uygulanabilir.

Örneğin kapı kapı dolaşarak satış yapan kişilere belirli komisyon ve prim ödemelerinde uygulanan %20 oran, GVK 94/13 değil GVK 94/10-b kapsamında düzenlenmiştir. Benzer şekilde bazı serbest meslek ödemelerinde GVK 94/2 kapsamında %20 kesinti bulunabilir. Bu nedenle “gider pusulasında hizmet stopajı her zaman %20'dir” şeklinde genel bir kural kullanmak doğru değildir.

Gider Pusulası Stopaj Hesaplama Örneği

Örneğin GVK 94/13 kapsamında esnaf muaflığından yararlanan bir kişiden 10.000 TL tutarında “diğer mal” alındığını ve işlemin %5 kesinti kapsamına girdiğini varsayalım.

• Brüt mal bedeli: 10.000 TL
• Stopaj oranı: %5
• Gelir vergisi kesintisi: 500 TL
• Satıcıya ödenecek net tutar: 9.500 TL

Hesaplama formülü 10.000 × %5 = 500 TL şeklindedir. Bu örnek yalnızca ödemenin GVK 94/13 kapsamındaki diğer mal alımı şartlarını sağladığı varsayımıyla hazırlanmıştır.

Gider Pusulasında KDV Hesaplanır mı?

Gerçek usulde vergi mükellefi olmayan kişilerden satın alınan mal veya yaptırılan işler için düzenlenen gider pusulasında KDV hesaplanmaz ve gösterilmez. Gelir İdaresi Başkanlığının KDV Genel Uygulama Tebliği bu uygulamayı açıkça düzenler.

Ancak tüketiciden yapılan ürün iadeleri gibi farklı işlem türlerinde özel KDV düzeltme hükümleri bulunabilir. Bu nedenle gider pusulasında KDV uygulamasını belirlerken belgenin hangi işlem nedeniyle düzenlendiğini dikkate alın.

e-Gider Pusulası Nedir?

e-Gider Pusulası, gider pusulasının elektronik belge olarak oluşturulmasını, muhafaza edilmesini ve ilgili elektronik süreçler üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerine aktarılmasını sağlayan e-Belge uygulamasıdır.

e-Gider Pusulası uygulamasına geçiş her işletme için otomatik bir zorunluluk değildir. GİB'in belirlediği kapsam, geçiş koşulları veya mükellefe yapılan özel bildirim gibi kriterlere göre isteğe bağlı ya da zorunlu elektronik belge yükümlülüğü doğabilir. İşletmenizin güncel e-Belge durumunu GİB üzerinden kontrol edin.

Gider Pusulası Örneği

Aşağıdaki basit senaryo, gider pusulasının hangi mantıkla hazırlanacağını gösterir. Gerçek belgede taraf ve işlem bilgileri eksiksiz şekilde yer almalıdır.

Belgede ayrıca işlemin tarihi, malın cinsi ve miktarı, tarafların adı veya unvanı ve adresleri ile gerekli imza bilgileri bulunmalıdır. Vergi kesintisi uygulanıyorsa hesaplanan kesinti ve net ödeme tutarı da açık şekilde gösterilmelidir.

Gider Pusulası Hazırlarken Nelere Dikkat Edilmeli?

• Önce satıcının veya hizmeti sunan kişinin belge düzenleme yükümlülüğünü kontrol edin.
• Belgeyi mal teslimi veya hizmet tarihinden itibaren 7 gün içinde düzenleyin.
• Stopaj oranını gider pusulasına göre değil, ödemenin hukuki niteliğine göre belirleyin.
• Gerçek usulde vergi mükellefi olmayanlardan yapılan standart mal ve hizmet alımlarında gider pusulasında KDV hesaplamayın.
• Banka veya ödeme kuruluşu belgesini gider pusulası yerine kullanacaksanız VUK 234'teki bilgi ve süre şartlarını kontrol edin.
• İşlem serbest meslek, telif, zirai ürün veya farklı bir vergi rejimine giriyorsa ilgili özel hükümleri ayrıca değerlendirin.

Özellikle ödeme yapılan kişinin vergisel statüsünden emin değilseniz oranı varsaymak yerine işlemi mali müşavirinizle veya Gelir İdaresi Başkanlığının güncel mevzuatı üzerinden doğrulayın.