Sevk İrsaliyesi Nedir, Nasıl Düzenlenir? Faturadan Farkı Nedir?

Sevk irsaliyesi; Gelir İdaresi Başkanlığı’nın standartları dahilinde elektronik veya fiziki olarak düzenlenen transfer belgeleridir. Evrakın düzenlenme amacı, şubeler arasında yapılan veya müşteriye gönderilen malın resmi bir şekilde tanımlanmasıdır. İrsaliye ve fatura farkı, içeriklerinde yer alan bilgilere dayanır. Sevk belgelerinde malın sahibi, alıcısı ve birimi yer alırken faturada gerçekleşen satışa dair veriler bulunur.

Sevk İrsaliyesi Nedir?

Sevk irsaliyesi, sevk irsaliyesi şirketlerin mal alım-satım işlemlerinde sevkiyatı takip etmek üzere düzenlediği belgedir, yanıtı verilebilir. Bununla birlikte şirketin şubeleri arasında yapılan transfer işlemlerini takip etmek amacıyla da irsaliye düzenlemek mümkündür. Uygulamanın amacı malın transferini ve stok çıkışını resmi bir şekilde belgelendirmektir. 

İrsaliye üzerindeki sevk tarihi nedir? sorusuna; malın teslim edileceği zamanı bildiren değerdir, yanıtı verilebilir. Oluşturulan belge üzerinde hem düzenleme hem de fiiliyat tarihi net bir şekilde yer almalıdır. 

Sevk İrsaliyesi Neden Önemlidir?

İrsaliye, malın sevkiyatını resmi bir döküm halinde sunan kanıttır. Ayrıca taşınan malın içeriğinin yol denetim memurlarınca pratik biçimde denetlenmesini sağlar. Belgenin bulunmaması durumunda ise güncel düzenlemeler dahilinde cezai işlem uygulanır. Bu nedenle belgenin transfer tarihinden en fazla 7 gün önce düzenlenmiş olması ve şoförün yanında bulunması oldukça önemlidir. 

Hemen E-ticaret'e Başlayın!

E-ticaret adım atmadan önce, IdeaSoft e-ticaret yazılımlarını ücretsiz deneyebilirsiniz.

Hemen Ücretsiz Deneyin!

Sevk İrsaliyesinde Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?

İrsaliye üzerinde bulunması gereken temel bilgiler; malın miktarı, içeriği ve sevkiyat bilgileri gibi detaylardan oluşur. Bununla birlikte veriler doğrudan satış amaçlı bir içeriğe sahip değildir. Sevk irsaliyesi örneği içinde bulunması gereken bilgiler aşağıdaki gibidir:  

• Düzenleme tarihi, sıra ve seri numaraları
• Sevk eden kişinin ad-soyad, ünvanı ve vergi bilgileri
• Alıcının ünvanı, kimlik ve vergi bilgileri 
• Malın içeriği ve miktarı 
• Sevk işleminin gerçekleşeceği tarih
• Gönderen ve alıcı tarafların imzası 
• Taşıma sürecini takip eden şoförün kimlik bilgileri 

Belge üzerinde yer alması gereken bilgiler eksiksiz biçimde doldurulmalıdır. Aksi takdirde resmi bir evrak statüsünde değerlendirilmez. 

Sevk İrsaliyesi Nasıl Düzenlenir?

Kağıt irsaliye düzenlemek için sevk tarihinden en fazla 7 gün önce aksiyon almanız gerekir. Belge oluşturma işlemini takip eden 1 hafta içerisinde faturanın kesilmesi zorunludur. İrsaliye evrakının üzerinde maliyenin mührü bulunmalıdır. Bunun yanı sıra belge üzerindeki alanları eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurmalısınız. Bu sayede oluşturma işlemi başarılı bir şekilde tamamlanmış olur. 

Kağıt sevk irsaliyesi için mutlaka 3 adet nüsha çıktı alınmalıdır. Belgelerden birisi gönderen tarafta kalırken diğer ikisi şoföre teslim edilir. Şoför, elindeki kopyalardan bir tanesini alıcıya teslim eder. Diğeriyse yol denetim memurlarına göstermek üzere mal taşınırken araçta tutulur. 

Sevk İrsaliyesi Zorunlu mudur?

Mal nakliyesi yaparken sevk irsaliyesi düzenlemek zorunludur. Şirketin şubeleri arasında transfer yapıldığında dahi bilgilendirme amacıyla ilgili belge taşınmalıdır. Bunun yanı sıra evrakları eksik olanlar için güncel ceza tutarları üzerinden işlem uygulanır. Dolayısıyla belgeyi, transferden en fazla 7 gün öncesinde dijital veya kağıt olarak oluşturmanız gerekir. Şoför, irsaliyenin bir kopyasını araçta bulundurmalıdır. 

Elektronik Sevk İrsaliyesi (E-İrsaliye) Nedir?

Elektronik sevk irsaliyesi, bir malın transfer sürecini takip etmekte kullanılan kağıt irsaliyenin dijital hâlidir. Şirketler, uygulamadan faydalanmak için GİB Portal üzerinden başvuruda bulunmalıdır. Elektronik belgeler oluşturma sürecinde ise entegratör araçlarını veya Gelir İdaresi Başkanlığı’nın dijital altyapısı kullanmak mümkündür. 

Elektronik Sevk İrsaliyesi Nasıl Düzenlenir?

Elektronik irsaliye düzenlemek için ilk adım olarak GİB Portal üzerinden başvuru gerçekleştirmeniz gerekir. Bununla birlikte sistemden faydalanabilmeniz için e-Fatura kaydınız da olmalıdır. Başvurunuzun onaylanmasının ardından sistem üzerinden yeni belge düzenleyebilirsiniz. Bunun yanı sıra entegratör araçlarını kullanarak da irsaliye oluşturmanız mümkündür. 

Oluşturduğunuz irsaliyeleri herhangi bir şekilde iptali mümkün değildir. Bununla birlikte karşı tarafın sistem üzerinden yanıt olarak “ret” opsiyonu seçilebilir. Belgelerinizi oluştururken tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru olduğundan emin olmalısınız. Ayrıca tekrar düzenleme yapamayacağınızdan transfer tarihini net bir şekilde belirlemeniz gerekir. 

Fatura ile Sevk İrsaliyesi Arasındaki Farklar

İrsaliye ve fatura farkı, temelde belgelerin düzenlenme amaçlarına bağlıdır. Sevk irsaliyesi, henüz satışı gerçekleşmemiş bir malın transferini kapsar. Bunun yanı sıra firmanın depoları arasında taşınan malları etki altına alır. Fatura ise satış süreci tamamlanan malın ücret ve ödeme detaylarını beyan etmek amacıyla düzenlenir. 

Fatura belgelerinde satış işleminde vergi oranı, toplam tutar ve net ödeme mitarı gibi veriler yer alır. Bununla birlikte irsaliyede yer alan bilgiler malın miktarı, hacmi ve içeriğine odaklanır. Sevkiyat sonrasında satışa dair fatura oluşturulması gerekir.

Sevk İrsaliyesi Oluştururken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Sevk irsaliyesi düzenlerken dikkat etmeniz gereken en temel nokta bilgilerinin eksiksiz ve doğru olmasıdır. Bunun yanı sıra sevkiyat tarihi ve belge tarihi arasında en fazla 7 günlük bir süreç bulunmalıdır. Evrakın henüz transfer gerçekleşmeden düzenlenmesi gerekir. Sevk irsaliyesi oluşturma aşamasında dikkat etmeniz gereken diğer faktörlerse aşağıdaki gibidir:

• Alıcı ve satıcıya dair tüm ticari bilgiler eksiksiz biçimde doldurulmalıdır.
• Kağıt belgede 3 kopya çıkarılmalıdır. Bu nüshalar alıcı, satıcı ve taşıyıcı arasında dağıtılmalıdır. 
• Tarafların imzası ilgili alanlarda bulunmalıdır.
• İrsaliye yanıt süresi en fazla 7 günle sınırlı tutulmalıdır. Aksi halde evrakınız geçersiz sayılır. 
• Muhtelif müşteriler için ad-soyad kısmında “Muhtelif Müşteriler” tanımı yapılmalıdır. Kimlik numarası alanında ise alıcının vergi numarası yer almalıdır. 
• Belgenin GİB standartları dahilinde gerekli mühür ve karekodlarla hazırlanması gerekir.

Tüm bunlarla birlikte bir nüshanın taşıma esnasında şoförde bulunması gerekir. Sürücü, denetim yapılması durumunda evrakı memurlara sunmalıdır. Böylece transferin resmi olarak beyanı sağlanır.