e-Defter Nedir? Türleri ve Avantajları Nelerdir?

e-Defter, vergi mevzuatı kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda, yasal geçerliliğe sahip bir şekilde oluşturulmasını sağlayan bir sistemdir. Türkiye'de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından düzenlenen bu sistem, fiziksel kâğıt defterlerin dijital ortama taşınmasıyla kâğıt kullanımını ve fiziksel saklama zorluklarını ortadan kaldırır. Özellikle büyük ölçekli işletmelerin mali kayıtlarını güvenli ve denetlenebilir bir formatta tutmalarını sağlar.

Hemen E-ticaret'e Başlayın!

E-ticaret adım atmadan önce, IdeaSoft e-ticaret yazılımlarını ücretsiz deneyebilirsiniz.

Hemen Ücretsiz Deneyin!

e-Defter Nedir?

e-Defter, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu çerçevesinde yasal bir zorunluluk haline getirilmiştir. Bu sistem, mükelleflerin vergi ve ticari kayıtlarını elektronik ortamda güvenli bir şekilde oluşturmasını, imzalamasını ve saklamasını sağlar. Geleneksel kâğıt defterlerin aksine, e-Defter sistemi sayesinde defterlerin kaybolma veya zarar görme riski minimuma indirilir.

e-Defter Türleri Nelerdir?

İki ana e-Defter türü vardır:

• Yevmiye Defteri (Günlük Defter): İşletmenin günlük mali işlemlerinin kaydedildiği defterdir. Yevmiye defteri, muhasebe kayıtlarının temelini oluşturur ve her işlem tarihi sırasına göre kaydedilir.
• Defter-i Kebir (Büyük Defter): Yevmiye defterinde yer alan her bir işlem, Defter-i Kebir’e aktarılır ve hesap bazında detaylandırılır. Bu defter, işletmenin mali hesaplarının özetini sunar.

e-Defter Nasıl Çalışır?

e-Defter sistemi, elektronik imza veya mali mühür ile imzalanmış dosyalar üzerinden işler. Süreç şu şekilde ilerler:

1. Mali Kayıtlar: İşletmeler, günlük mali işlemlerini muhasebe yazılımlarına kaydeder.
2. e-Defter Dosyası Oluşturma: Muhasebe yazılımı, GİB’in belirlediği XML formatında e-Defter dosyalarını oluşturur.
3. Mali Mühür/Elektronik İmza: Oluşturulan e-Defter dosyaları, işletmenin mali mührü veya elektronik imzası ile imzalanır.
4. Berat Dosyası: e-Defter dosyalarının bir özeti olan berat dosyası oluşturulur ve bu dosya GİB’e iletilir.
5. Arşivleme ve Saklama: e-Defter ve berat dosyaları, yasal süre boyunca dijital ortamda saklanır. Yasal saklama süresi Türkiye’de 10 yıldır.

e-Defter Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

• Maliyet Tasarrufu: Fiziksel defter basım, saklama ve muhafaza masraflarından kurtulma imkânı sunar.
• Hız ve Kolaylık: Mali kayıtların dijital ortamda daha hızlı ve kolay bir şekilde düzenlenmesini sağlar.
• Güvenlik: Kâğıt defterlerin kaybolma, yıpranma veya yanlış işlenme risklerini ortadan kaldırır.
• Yasal Uyumluluk: Vergi incelemeleri için gerekli olan finansal raporların hızla temin edilebilmesine imkân tanır.
• Çevre Dostu: Kâğıt kullanımını azaltarak çevresel sürdürülebilirliğe katkıda bulunur.

Kimler e-Defter Tutmak Zorundadır?

Türkiye'de e-Defter tutma zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen mevzuatlar çerçevesinde şekillenir ve düzenli olarak güncellenir. e-Defter; yevmiye defteri ve büyük defterin (defter-i kebir) elektronik ortamda oluşturulmasını, kaydedilmesini ve ibraz edilmesini sağlayan bir sistemdir.

2024 yılı itibariyle e-Defter tutma zorunluluğu getirilen mükellef grupları şu şekilde özetlenebilir:

• Mali Denetim ve Lisans Sahibi Olanlar: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun bağımsız denetim hükümlerine tabi olup da Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu (KGK) tarafından belirlenen kriterlere uyan şirketler.
• Enerji Piyasası Düzenleme Kurulu (EPDK) Lisanslı Şirketler: EPDK tarafından lisans verilmiş olan tüm şirketler, lisans aldıkları yılı takip eden yıl başından itibaren e-Defter tutmak zorundadır.
• Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Mükellefleri: ÖTV (I) sayılı listedeki malların imalatı, ithalatı veya dağıtımını yapan mükellefler.
• e-İrsaliye ve e-Arşiv Fatura Kullananlar: Bu uygulamalara geçen şirketler, e-Defter sistemine de entegre olmak zorundadır.

e-Defter Başvurusu Yaparken Nelere Dikkat Edilmeli?

• Mali Mühür Alınması: Şirketin elektronik imza işlemlerini gerçekleştirebilmesi için mali mühür gereklidir ve GİB tarafından yetkilendirilmiş firmalardan alınabilir.
• Uygun Yazılımın Kullanılması: GİB onaylı yazılımlar, mali kayıtların belirlenen formatta oluşturulmasını ve güvenle saklanmasını sağlar.
• e-Fatura Kullanımına Geçilmesi: e-Defter kullanabilmek için işletmenin e-Fatura sistemine geçmiş olması gerekmektedir.
• Yasal Defterlerin Doğru Düzenlenmesi: e-Defter kayıtlarının GİB standartlarına uygun olması gerekir.
• e-Defter Beratlarının Zamanında Gönderilmesi: e-Defter beratları aylık olarak GİB’e gönderilmelidir.
• Dijital Arşivleme: e-Defter kayıtlarının dijital olarak saklanması ve 10 yıl boyunca muhafaza edilmesi gerekir.

e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

1. Mali Mühür Başvurusu: Şirketin tüzel kişilik bilgileriyle Kamu Sertifikasyon Merkezi'ne başvuru yapılarak mali mühür alınmalıdır.
2. GİB Portalı Üzerinden Başvuru: Mali mühür temin edildikten sonra GİB’in e-Defter portalına giriş yapılarak başvuru formu doldurulur.
3. Onay Süreci: Başvuru ardından GİB tarafından onaylanır ve e-Defter sistemine geçiş yapılır.
4. e-Defter Yazılımının Kurulumu: GİB onaylı e-Defter yazılımı temin edilerek kurulumu yapılır. Bu yazılım, mali kayıtların GİB’in belirlediği standartlarda tutulmasını sağlar.

e-Defter Kullanımında Dikkat Edilmesi Gereken Teknik Detaylar

• XML Formatı: e-Defter kayıtlarının XML formatında hazırlanması zorunludur. Bu format, verilerin doğru ve güvenli bir şekilde iletilmesini sağlar.
• Saklama Süresi: e-Defterlerin dijital ortamda en az 10 yıl süreyle saklanması gerekmektedir.
• GİB Uyumluluğu: Kullanılan yazılımın ve düzenlenen kayıtların GİB standartlarına uygunluğu sürekli olarak kontrol edilmelidir.

Hemen E-ticaret'e Başlayın!

E-ticaret adım atmadan önce, IdeaSoft e-ticaret yazılımlarını ücretsiz deneyebilirsiniz.

Hemen Ücretsiz Deneyin!