Defter Beyan Sistemi Nedir? Başvuru ve Kullanım Rehberi

Defter beyan sistemi, mükellef kayıtlarını dijitalleştiren bir uygulamadır. Serbest meslek erbabı, işletme hesabına göre defter tutan mükellefler ve basit usule uyan yükümlülerin kayıtları tutuluyor. Muhasebe kontrolündeki E-Defter beyanları, bu sistemle vergi süreçlerini dijitalleştiriyor.

Elektronik defter beyanı sistemi küçük ve orta ölçekli KOBİ başta olmak üzere tüm işletmelerin vergi yükümlülüklerini hafifletiyor. Vergi işlemlerinde şeffaflık, güvenlik, kullanım kolaylığı ve erişilebilirliği sayesinde mükelleflerin muhasebe kayıtlarını dijitalde saklıyor.

Defter Beyan Sistemi Nedir?

Defter beyan, dijital bir muhasebe sistemidir. Mükelleflerin elektronik ortamda muhasebe kayıtlarını tutma, belge düzenleme ve saklama uygulaması defter beyan sistemidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından geliştirilen bu sistem, ticari ve mali beyanları dijitalde saklar.

Elektronik defter beyanı, serbest meslek erbapları, işletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve basit usule tabi mükellefler için kayıtların elektronik ortamda tutulmasını sağlar. Defterlerin dijital olarak oluşturulmasını ve saklanmasını mümkün kılar. 

Vergi beyannamelerinin, bildirimlerin ve dilekçelerin elektronik olarak sunulmasına olanak tanır. Elektronik ortamda belge düzenleme imkanı sağlar. Kapsam dahilindeki mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) veri tabanında yer alan bilgilerini bu sistem üzerinden görüntüleyebilir.

Hemen E-ticaret'e Başlayın!

E-ticaret adım atmadan önce, IdeaSoft e-ticaret yazılımlarını ücretsiz deneyebilirsiniz.

Hemen Ücretsiz Deneyin!

Defter Beyan Sisteminin Tanımı ve Kapsamı

Defter beyan sistemi, defter tutan mükelleflerin beyanlarını elektronik ortamda sağlayan bir uygulamadır. Küçük ve orta ölçekli işletmelerle birlikte KOBİ başta olmak üzere tüm işletmeleri kapsar. serbest meslek erbabı ile işletme hesabı esasına defter tutanlar kullanabilir.

Elektronik defter kayıt ve beyan sistemi mükelleflerin gelir, gider, çalışan, stok ve sabit kıymet gibi kayıtlarını elektronik ortamda tutmasını sağlar. Bu kayıtlar üzerinden defterler oluşturulur. Beyannameler hazırlanıp onaylanabilir. Sisteme tabi mükellefler, defterlerini dijital olarak oluşturur ve güvenli bir şekilde saklar.

Vergi beyannameleri, bildirimler ve dilekçeler bu sistem üzerinden elektronik olarak sunulabilir. Sistemi kullanmak zorunda olan mükelleflerin, kullanım yılı başlamadan önceki ayın sonuna kadar başvuru yapması gerekmektedir. Başvurular, mükellefler tarafından doğrudan yapılabileceği gibi mali müşavirler veya meslek odaları aracılığıyla da gerçekleştirilebilir.

Defter Beyan Sisteminin Temel Özellikleri

Mükelleflere pek çok kolaylık sağlayan defter beyan sisteminin temel özelliği elektronik ortamda defter tutulmasıdır. Mükellefler gelir, gider, çalışan, stok ve sabit kıymet gibi kayıtlarını uygulama sayesinde tutabilirler. Defterlerini elektronik ortamda oluşturabilir ve saklayabilirler.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından geliştirilen defter beyan sisteminin özellikleri:

• Elektronik ortamda defter tutulması
• Beyanname verilebilmesi ve düzenlenebilmesi
• Vergi beyannamelerinin dijitalde yapılması
• Bildirim ve dilekçe verilmesi
• Belge düzenlenebilmesi
• Elektronik ortamda belge saklanabilmesi
• Mükellefin gelir, gider, çalışan ve stok takibi yapabilmesi

Elektronik defter beyan sisteminin kimler tarafından kullanılabileceği kanunla belirlenmiştir. Defter beyanlarının dijitale taşınmış hali olan bu sisteme tabi mükellefler bulunmaktadır.

Hemen E-ticaret'e Başlayın!

E-ticaret adım atmadan önce, IdeaSoft e-ticaret yazılımlarını ücretsiz deneyebilirsiniz.

Hemen Ücretsiz Deneyin!

Defter Beyan Sistemini Kimler Kullanabilir?

Basit usulde defter tutan mükellefler, serbest meslek erbapları ve işletme hesabına göre defter tutan mükellefler kullanabilir. Küçük ve orta ölçekli KOBİ’ler için uygundur. Basit usulde kazanç ile serbest meslekten kazanç sağlayanlar zorunlu olarak kullanmalıdır.

Defter beyan sistemine girebilenler ve kullanabilenler:

• İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler
• Serbest meslek kazancı elde eden mükellefler
• Basit usule tabi mükellefler

Basit Usule Tabi Mükellefler

Belirli gelir ve iş hacmi kriterleri çerçevesinde vergilendirilen ve bu vergilendirme türünü seçmiş olan kişilerdir. Defter beyan kullanma yükümlülüğü bulunan bu mükellefler, başvurularını kendileri yapabileceği gibi yetkilendirdikleri meslek odası ya da meslek mensupları aracılığıyla da sistemin web sitesi üzerinden gerçekleştirebilir.

Basit usule tabi mükellefler defter beyan sistemiyle aşağıdaki beyanları gönderebilir:

• KDV Beyannamesi (Katma Değer Vergisi mükellefiyeti olanlar)
• Prim Hizmet Beyannamesi
• Muhtasar Beyannamesi
• Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi

Serbest Meslek Erbabı

Serbest meslek erbapları, gelirlerini serbest meslek faaliyetlerinden elde eden mükelleflerdir. Hem basit usule göre defter tutanlar hem de işletme hesabı esasına göre defter tutanlar, sisteme katılabilir. Serbest meslek erbapları defter beyan sistemiyle aşağıdaki beyanları gönderebilir:

• Katma Değer Vergisi (KDV) Beyannamesi
• Damga Vergisi Beyannamesi
• Geçici Vergi Beyannamesi
• Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi
• Prim Hizmet Beyannamesi
• Muhtasar Beyannamesi

Esnaf ve Şirketler için Zorunluluklar

Defter beyan sistemi, esnaf ve şirketlere bazı zorunluluklar getirmektedir. Sistemi kullanmak zorunda olan mükellefler, belirli takvime göre başvuru esasına göre giriş yapmaktadır. Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenleme zorunluluğu olan evraklar, bu sisteme girilmektedir. Özel mevzuatlarda yer alan düzenlemelere uygun olarak defter beyan sistemi veya sistem aracılığıyla elektronik ortam kullanma mecburiyeti bulunmaktadır.

Defter Beyan Sistemi, serbest meslek erbapları, basit usule tabi mükellefler ve serbest meslek kazanç defteri yanında işletme hesabı veya bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerin kayıtlarını elektronik ortamda tutmalarını sağlar. Sistemi kullanmaya başlamak için takvim yılından önceki ayın son gününe kadar başvuru yapılması gereklidir. 

Başvurular defter beyan web sitesi üzerinden veya vergi dairesi aracılığıyla gerçekleştirilebilir. Açılış onayları ilk işe başlama veya sınıf değişikliğinde elektronik olarak yapılır. Kapanış onayları defterlerin ait olduğu yılın son ayını takip eden dördüncü ayın sonunda tamamlanır. Sistem, fatura, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu ve sevk irsaliyesi gibi belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesine imkan tanır.

Meslek Odalarının Kullanımı

Basit usule tabi mükellefler, defter beyan başvurularını kendileri yapabileceği gibi yetkilendirdikleri meslek odaları veya meslek mensupları aracılığıyla da sistemin web sitesi üzerinden gerçekleştirebilir. Meslek odaları, basit usulde vergilendirilen üyelerinin gelir ve giderlerini kaydetmek ve beyannamelerini göndermek amacıyla sistemi kullanabilir. Ancak meslek odalarının bu sistemi kullanma zorunluluğu bulunmamaktadır.

Defter Beyan Sistemi Zorunlu Mu?

Serbest meslek erbapları, basit usule tabi mükellefler ve işletme hesabına göre defter tutma zorunluluğu olan mükellefler için zorunludur. Bu esnaf ve işletmeler, defter beyanlarını elektronikleştirerek defter beyan sistemi içerisinde zorunlu olarak kullanmaktadır.

Basit usulde ve serbest meslekten kazanç elde elden eden mükellefler için 1 Ocak 2018, işletme hesabına göre defter tutma zorunluluğu olan mükellefler için 1 Ocak 2019 tarihi itibarıyla zorunluluk getirilmiştir. Defter beyan sistemini kullanan bu mükellefler, sisteme zorunlu olarak kayıt olması gerekir. Sisteme kayıt olmadan ticari faaliyet başlamanın cezai durumları bulunmaktadır. 

Hangi Durumlarda Zorunludur?

Serbest meslek ile uğraşıp ticari gelir elde edilmesi, vergilendirme usulü olarak basit usulün seçilmesi, işletme hesabına göre defter tutma zorunluluğu ve belirli bir iş hacmi kriterine göre vergilendirilmesi durumlarında zorunludur.

Belirli grupta bulunan esnaf ve işletmeler, ticari kazanç elde ediyor olmasından dolayı zorunlu olarak defter beyan kullanması gereklidir. Elektronik ortamda defter beyan kullanılması ve e-beyana geçilmesi, ticari işletme unvanının alınmasıyla birlikte başlamaktadır. 

Zorunluluğa Uymamanın Cezaları

Defter beyan sistemi kullanma zorunluluğuna uymamanın cezası kanunla belirlenmiştir. Geç başvuru yapılması ve dijital beyanların tutarsızlığı gibi durumlarda 213 sayılı kanuna göre cezai işlem uygulanır. 

Defter beyanı kullanmayan veya beyan sistemi dışından gönderilecek beyanlar; kayıt ve işlemlerin yapılmamış, defterlerin tutulmamış ve beyannamelerin verilmemiş sayılmaktadır. Zorunluluğa uymamanın birinci ve ikinci derece usulsüzlük cezası bulunur.

1. Derece Defter Beyanı Zorunluluğuna Usulsüzlük:

• Yasa kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerden birinin tutulmaması.
• Tasdik edilmesi gereken defterlerden birinin tasdik işleminin yapılmamış olması.

2. Derece Defter Beyanı Zorunluluğuna Usulsüzlük:

• Tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin tasdik muamelesinin, süresinin sonundan başlayarak bir ay içinde yaptırılmış olması.

Usulsüzlük derecesine göre verilecek cezalar farklılık gösterdiği için bağlı olunan vergi dairesinden bilgi alınması gereklidir.

Defter Beyan Sistemine Nasıl Başvuru Yapılır?

Defter beyan sistemi başvurusu mükelleflerin gelir vergisi yönünden bağlı bulundukları vergi dairesi aracılığıyla veya defter beyan sitesinden yapılır. Sistemi kullanmak zorunda olan mükellefler, kullanmaya başlayacakları takvim yılından ayın son gününe kadar başvuru yapması gereklidir.

Sırasıyla esnaf veya işletmeler için online defter beyan sistemi başvurusu:

1. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) resmi web sayfasına girilmesi
2. E-hizmetler bölümünden defter beyan sistemine geçilmesi
3. E-Devlet bilgileriyle sisteme giriş yapılması
4. Gerekli belgelerin yüklenmesi
5. Başvuru süresinin tamamlanması

E-defter beyanı sistemine geçmek isteyen veya zorunluluğu bulunan kimseler için aşağıdaki alt başlıklarda detaylar verilmiştir.

Gerekli Belgeler ve Başvuru Süreci

Defter Beyan Sistemine başvuru yapmadan önce, mükelleflerin güncel bir e-posta adresi ve telefon numarasına sahip olmaları gerekmektedir. Bunun yanı sıra e-Devlet şifresi veya diğer kimlik doğrulama yöntemleri ile sisteme erişim sağlayabilmeleri için bu bilgilere ulaşabilmeleri önemlidir.

Basit usule tabi olan ve sistemi kullanması gereken mükellefler, kendi adlarına veya yetkilendirdikleri meslek odası ya da meslek mensupları aracılığıyla beyan sistemine başvurabilir. Başvurular işe başlanılan günü takip eden yedinci iş gününün mesai bitimine kadar vergi dairesine yapılmalıdır.

Gelir İdaresi Başkanlığı Üzerinden Başvuru

Elektronik defter beyanı sistemine Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden başvuru yapılabilmektedir. GİB resmî web sayfasında e-hizmetler bölümü bulunmaktadır. Bu bölümden defter beyan sistemine E-Devlet ile giriş yapılması gereklidir. Gerekli belgeler yüklendikten sonra başvuru kolaylıkla tamamlanabilir.

Başvuru Süresi ve Detayları

Defter beyanı sistemi başvuru süresi, kullanmaya uygun olduğu takvim yılından önceki ayın son gününe kadardır. Bu takvim planı içerisinde başvuru GİB veya defter beyanı web sayfasından yapılmalıdır. Bağlı olunan vergi dairesine gidilerek fiziki olarak başvuru süreci tamamlanabilir.

Defter beyana işe başlama bildiriminin verildiği günü izleyen 7 iş günü içerisinde başvuru yapılmalıdır. Son yedinci gün sonu dahil olmak üzere elektronik beyan verme zorunluluğu bulunan esnaf veya işletmeler başvurularını tamamlamış olmalıdır.

Defter Beyan Sistemi Üzerinden Yapılabilecek İşlemler

Defter beyan sistemi üzerinden vergisel ve ticari işlemlerin bir çoğu yapılabilir. Elektronik ortamda beyan verilebilir, beyanlar düzenlenebilir, fatura kesilebilir, gelir ve gider takibi yapılabilir. Defter tasdikine ihtiyaç duyulmadan defter beyanı sistemi üzerinden elektronik ortamda vergisel işlemler kayıt altına alınabilir.

E-defter beyan sisteminde yapılabilecek işlemler:

• Vergi ve ticaret işlemleri elektronik ortamda kayıt altına alınabilir.
• Sisteme katılan mükellefler, ilgili dönemlere ait beyannamelerini hazırlayabilir, düzenleyebilir ve gönderebilir.
• Fatura ve serbest meslek makbuzu gibi belgeler elektronik ortamda düzenlenebilir.
• Beyannameler incelenip onaylanarak gönderimi sağlanabilir.

Gelir ve giderler elektronik ortamda kaydedilerek defterler dijital olarak oluşturulabilir. Güvenli bir şekilde saklanabilir ve beyannameler hazırlanarak onaylanabilir. Sistem üzerinden e-fatura ve e-serbest meslek makbuzu gibi belgeler de elektronik ortamda düzenlenebilir.

Gelir ve Gider Kayıtları Nasıl Tutulur?

• Defter beyanı sistemine giriş yapılarak muhasebe bilgileri alanına girilir.
• Gelir ekle seçeneğine tıklanır.
• Açılan pencerede belge bilgisi bölümünden uygun belge türü seçilir.
• Gelir kalemleri kısmında satış ve gelir türleri belirtilerek kayıt işlemi tamamlanır.

Defter beyanı üzerinden dönem sonu emtia girişi için aynı gelir ekle sistemi kullanılmaktadır. Basit usule tabi mükellefler ve işletme defteri tutanlar, gelir ekleme sistemine girerek ticari mal satışı ve dönem sonu emtia girişi yapabilir.

Vergi Beyannameleri Nasıl Gönderilir?

Sistemde, mükelleflerin ilgili döneme ait beyannamelerini oluşturabileceği, düzenleyebileceği, gönderebileceği ve görüntüleyebileceği menüler bulunmaktadır. Mükellefler, beyannamelerini detaylı bir şekilde inceleyip onayladıktan sonra gönderim işlemini gerçekleştirebilirler.

Elektronik defter beyan sistemi üzerinden vergi beyannamelerini gönderme:

• Sisteme giriş yapılır.
• Sol menüde yer alan Mali Müşavir işlemleri başlığı altındaki beyanname işlemleri seçeneği tıklanır. 
• Müşterinin veya üyenin unvanına göre birden fazla beyannamenin paket gönderilecek kutucukları işaretlenir 
• Gönder butonuna basılarak beyannameler toplu olarak gönderilir.

Z Raporu ve Fiyat Farkı İşlemleri

İşletme hesabına tabi mükellefler, Z raporlarını belirlenmiş formatta bir excel dosyası olarak hazırlayıp sisteme yükleyebilirler. Defter beyan tarafından verilen örnek format, muhasebe bilgileri başlığı altındaki toplu gelir belgesi ekle bölümünde yer alan işletme z raporu veri formatı alanında bulunur.

Z raporu işlemleri:

• Örnek excel şablonunu indirip Z raporlarını bu formatta hazırlayın.
• Hazırlanan dosyayı sisteme yüklemek için excel göster butonuna tıklayın ya da dosyayı sürükleyip bırakın.
• Yükleme tamamlandıktan sonra kaydet butonuna basarak Z raporlarını sisteme kaydedin.

Fiyat farkı işlemleri:

• Sisteme giriş yapılır.
• Gelir ekle sistemine geçiş yapılır.
• Belge bilgisi kısmından diğer seçeneği işaretlenir.
• Gelir kalemleri bölümünden satış türü kısmındaki diğer seçilir.
• Açılacak pencerede gelir kayıt türü kısmından fiyat farklı işlemleri yapılır.

Sabit Kıymet (Demirbaş) ve Emtia Kaydı

Defter beyan sistemi üzerinden sabit kıymet ve emtia kaydı için sırasıyla aşağıdaki adımlar izlenebilir:

1. Muhasebe bilgileri
2. Gider ekle
3. Belge bilgisi bölümünde uygun belge seçimi
4. Gider kalemleri
5. Alış türü
6. Normal alım
7. Gider kayıt türü
8. Sabit kıymet alışı
9. Uygun amortisman gider türü seçimi
10. Kayıt

Defter Beyan Sisteminde Hangi Defterler Tutulabilir?

İşletme defteri, çiftçi işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri, amortisman defteri, envanter defteri ve damga vergisi defterleri tutulabilir. Bu defterlere ilave olarak E-Defter beyan sisteminde format ve standartları duyurulan defterlerin tamamı eklenebilir.

Elektronik Defter Genel Tebliği'ne göre, defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan mükellefler, aynı defterleri kâğıt ortamında tutamazlar. Elektronik defter formatında tutulan defterler, yalnızca dijital ortamda geçerlidir. Fiziksel kopyalarının tutulması zorunlu değildir.

İşletme Defteri

İşletme defteri, ikinci sınıf tüccarların ekonomik faaliyetlerini izlemek için kullandıkları bir defter türüdür. Basit usule göre tutulur. Tüccarların bağlı olduğu kategoriye göre tutacakları defter türü de farklılık gösterir. Vergi Usul Kanunu'nun 177. ve 178. maddelerine göre 1. Sınıf tüccarlar ve 2. Sınıf tüccarlar olmak üzere iki gruba ayrılır. Birinci sınıf tüccarlar, bilanço esasına göre kayıt tutar. İkinci sınıf tüccarlar, işletme hesabına tabi olup işletme defteri tutarlar.

Serbest Meslek Kazanç Defteri

Serbest meslek sahipleri, serbest meslek kazançlarını izlemek için serbest meslek kazanç defteri tutarlar. Bir hesap dönemi boyunca serbest meslek faaliyeti karşılığında tahsil edilen para ve para ile temsil edilebilen menfaatlerden bu faaliyetle ilgili yapılan giderler düşüldükten sonra kalan fark, serbest meslek kazancı olarak kabul edilir. Kazançların basit usul yöntemine göre kaydedildiği defter serbest meslek kazanç defteridir.

Defter Beyan Sisteminin Avantajları Nelerdir?

Kullanım kolaylığı, erişilebilirlik, güvenlik, zamandan tasarruf etme, dijital kayıt tutma kolaylığı ve maliyetten tasarruf avantajları vardır. Mükelleflerin vergisel yükümlülüklerini yerine getirme sürecinde ticari ve mali beyanları kolaylaştırmaktadır.

Aşağıda esnaf ve işletmeye E-defter beyan sisteminin sağladığı faydalar verilmiştir.

Dijital Kayıt Tutma Kolaylığı

Mükellefler için dijital kayıt tutma kolaylığı sağlayan e-defter beyan sistemi, baskı, saklama ve tasdik maliyetlerini düşürmektedir. Dijital arşivleme imkanı sunarak mükelleflerin geçmişe dönük kayıtlara kolayca erişmesini sağlamaktadır. Bu sayede fiziki arşivlemeye ihtiyaç duyulmaz. Daha güvenli, düzenli bir kayıt sistemi oluşturulabilir. İstenildiği zaman dijital ortamda beyannamelere erişim sağlanabilir.

Zamandan ve Maliyetten Tasarruf

Herhangi bir muhasebe yazılımına ihtiyaç duymadan, internet bağlantısı olan her yerden ticari ve vergisel işlemlerinizi elektronik ortamda kaydedebilirsiniz. Defter tasdikine gerek duymazsınız ve defterlerin saklanması için yapılan maliyetlerden tasarruf edersiniz. Fatura ve makbuz gibi evrakların e-belge olarak düzenlenebilmesi sayesinde bürokratik işlemler ve uyum maliyetleri azaltabilirsiniz. Kırtasiyecilik masraflarını minimuma indirebilirsiniz.

Çevre Dostu ve Güvenilir Sistem

Sistem çevre dostu bir yaklaşım sunarak kağıt kullanımını en aza indirir. Kayıt dışı ekonominin önüne geçilmesine yardımcı olarak ekonomik düzenin daha şeffaf ve güvenilir olmasını sağlar. Dijital ortamda tutulan kayıtlar, kağıt tabanlı kayıtlara kıyasla daha güvenlidir. Doğruluklarının denetlenmesi çok daha kolaydır. Elektronik arşivleme sayesinde veri kaybı riski önemli ölçüde azaltmaktadır.