Sanal Ofis Nedir ve Nasıl Kiralanır?

Yasal olarak şirketin kurulabilmesi ve etkinliklerini sürdürebilmesi için adres gösterilmesi gerekmektedir. İlk olarak Kuzey Amerika ülkelerinde ortaya çıkan işyeri kiralama seçeneği olan sanal ofisler, şirketlerin bir adres kiralamasına, adresi de iş adresi olarak imkan vermektedir.

Bugün bu tarz ofisler özellikle evden çalışma düzenini tercih eden girişimciler tarafından tercih edilmektedir. Ek olarak şahıs firmaları da KOBİ’ler tarafından da yararlanılmaktadır. Çağımızda küresel anlamda pek çok yerde kullanım görmektedir. Sanal ofislerde firmalara iletmek için,

1. Evrak,
2. Posta,
3. Fatura,
4. Kargo,

Gibi farklı türlerden gönderiler kabul edilmektedir. Bu bakımdan kargo yahut posta gibi işlemlerde ek bir adres verilmesine gerek kalmamaktadır. E-ticaret yapmak isteyen bir girişimciyseniz, sanal ofis nedir sorusunun cevabını bilmeniz oldukça önemlidir.

Sanal Ofisin Tanımı ve Avantajları

İnternet teknolojisinin yaygın biçimde kullanılması, yaşamın her alanında dijital metotların hızlı gelişmesine yardımcı olmaktadır. İş dünyası da bu durumdan hızlı bir şekilde etkilenmektedir. Çağımızda yoğun şekilde adı geçen, şahıs firmaları gibi KOBİ çerçevesinde mevcut olan işletmeler, sanal ofislerden faydalanma yoluna gitmektedir.

Bahsettiğimiz gibi iş yeri kiralama konsepti olup firmaların bir adresi kiralamasına, adresi de iş adresi olarak göstermesine yardımcı olmaktadır.

Sanal Ofis Nedir ve Ne Amaçla Kullanılır?

Sanal ofis firmaların, kişilerin yahut girişimcilerin fiziksel ofise gereksinim duymadığı; resmi adres imkanı tanıyan bir ofis kiralama seçeneğidir. Yasalar kapsamında ticari faaliyetler gösteren kuruluşlar ile vergi vermesi gereken şirketlerin resmi bir adrese sahip olması gerekmektedir.

Söz konusu resmi adresler firmaya gelen faturaların, postaların teslimi için büyük bir önem taşımaktadır. Bu bakımdan pek çok firmanın giderleri arasında ofis kiralama bulunmaktadır. Ofislere olan gereksinimlerin artmasının sonucunda kiralama işlemi yapan pek çok firma yer almaktadır.

Sanal Ofisin İşletmelere Sağladığı Avantajlar ve Ekonomik Yönleri

Sanal ofislerden yararlanmak istiyorsanız, öncesinde bunların avantajlarını da bilmeniz önerilmektedir. Sanal ofis ile beraber elde edeceğiniz avantajlar şu şekildedir;

1. Kira ve fatura maliyetleri daha düşüktür.
2. Ek personel gereksinimleri minimum seviyelerdir.
3. Ofis malzemelerine gereksinim bulunmamaktadır.
4. Gelen çağrıların cevaplanması, kargoların alınması tarzı sekreterlik hizmetleri sağlamaktadır.

Bunların yanı sıra sanal ofis avantajları arasında iş posta adresi de vardır. Bu tür ofisler işletmenin kişisel yahut ev adresi yerine daha prestijli bir iş adresi kullanmasına imkan tanımaktadır. Bu hem müşteriler hem de ortaklar için olumlu izlenimler bırakmaktadır. Ek olarak marka kimliği oluşturma konusunda da yardımcı olmaktadır.

Sanal ofisleri kullanarak çağrınızı yönetmeniz de mümkündür. Ziyaretçileri karşılamak için resepsiyon görevlisine de sahip olabilirsiniz. Bu durum hem müşterilere hem de iş arkadaşlarınıza daha hoş bir ortam hazırlanmasına olanak tanımaktadır.

Ek olarak sanal ofis müşterileriniz ya da çalışanlarınız ile beraber toplantı gerçekleştirmek için faydalanabileceğiniz profesyonel toplantı odalarına da erişim vermektedir.

Sanal Ofis Hizmetleri ve Sunulan İmkanlar

Sanal ofis hizmetleri, işletmelerin fiziksel bir ofis kiralamak yerine profesyonel bir iş adresi ve ofis hizmetlerine erişim sağlamasını sağlayan esnek bir çözümdür. Bu hizmetler genellikle şirketlere, maliyetlerini azaltırken profesyonel bir iş imajı sunma ve işlerini etkili bir şekilde yönetme imkanı sunar.

1. Yerel ofislere nazaran daha az maliyete sahiptir.
2. Sekreter, telefon ve posta teslimat gibi hizmetleri bulunmaktadır.
3. Komün çalışma sistemine sahiptir.
4. Paylaşımlı alanlarını kullanabilirsiniz.
5. Minimum maliyetle şirket sahibi olabilirsiniz.
6. Toplantı vb. etkinlikler için kullanım imkanı bulunmaktadır.

Sanal Ofis Hizmet Paketleri ve İçerdikleri Hizmetler

Sanal ofis hizmetleri, günümüzde giderek daha fazla işletme ve girişimcinin tercih ettiği bir seçenek haline gelmiştir. Bu hizmetler, esnek çalışma modellerine uyum sağlamak isteyen, maliyetleri düşürmek ve işlerini daha verimli bir şekilde yürütmek isteyen şirketlere çeşitli avantajlar sunmaktadır.

Sanal ofis hizmet paketleri, genellikle işletmelere ihtiyaç duydukları temel işlevleri yerine getirebilmeleri için gereken altyapıyı ve destek hizmetlerini sağlar. Bu hizmetler arasında adres ve posta yönetimi, telefon yanıtlama, toplantı odası kullanımı ve profesyonel sekreterlik hizmetleri gibi bir dizi farklı seçenek bulunmaktadır. Sanal ofis hizmet paketleri, işletmelerin profesyonel bir görünüm sunmalarını sağlarken aynı zamanda esneklik ve maliyet avantajı sunarak iş süreçlerini kolaylaştırmaktadır. Sanal ofislerin sunduğu hizmetler genel olarak şu şekildedir;

1. İş adresi
2. İş telefon numarası
3. Posta yönlendirme
4. Çağrı alma yönlendirme
5. Rezerve edilebilir toplantı odaları
6. Profesyonel resepsiyon görevlileri
7. 7 gün 24 saat kişiselleştirilmiş sesli mesaj hizmetleri

Bu bakımdan sanal ofis hizmetleri kendi içerisinde çok yönlü bir yapıya sahiptir.

Sanal Ofis İmkanları: Posta ve Kurye Hizmetleri, Toplantı Odaları, Telefon Yanıt Hizmetleri vb.

Sanal ofis imkanları oldukça geniş olan bir hizmettir. Bu bakımdan telefon yanıt verme hizmetleri, toplantı odaları, posta ve kurye hizmetleri gibi seçenekler de vardır. Ancak bu hizmetler verildiği yere göre bir takım farklılıklar gösterebilmektedir. Bu nedenle hızlı bir şekilde hizmet almadan önce farklı seçenekleri incelemeniz faydalı olacaktır.

Sanal Ofis Kiralama Süreci ve Adımları

Sanal ofis kiralama süreci, gelişen iş dünyasında işletmelere esneklik ve maliyet avantajı sağlayan bir seçenek haline gelmiştir. Geleneksel ofis kiralamaya göre daha uygun fiyatlarla ve daha az iş yüküyle, işletmeler kendilerine ait fiziksel bir ofis alanına sahip olabilirler.

Bu sürecin başarılı bir şekilde tamamlanması için ise belirli adımların izlenmesi gerekmektedir. Firmalar sıklıkla farklı paketlere sahiptir. Genel anlamda bunlar üç sınıfa ayrılır:

1. Giriş seviyesi – Bu seviyede  adres gönderimiyle posta, evrak ve kargo kabulü yapılır.
2. Orta seviye – Girişe paketi özelliklerine ek olarak telefon hizmeti verilmektedir. Firma arandığında santral, şirket adına telefonu cevaplamaktadır. Konuyla alakalı olarak firmayı da bilgilendirmektedir.
3. Üst seviye – Üst seviye, giriş ve orta seviye özelliklerine ek olarak toplantı salonunun kullanılmasını ve ayda belirli günlerde ofisin kullanılmasını içerir.

Bunların yanı sıra farklı ek paketler de bulunabilmektedir. Ayrıca paketten pakete göre sanal ofis özellikleri de değişebilmektedir.

Sanal Ofis Kiralama İçin Gerekli Belgeler ve İstenen Bilgiler

Sanal ofis kiralama, günümüz iş dünyasında giderek daha popüler hale gelen bir seçenek haline gelmiştir. Girişimciler ve şirketler, maliyetleri düşürmek, esneklik sağlamak ve profesyonel bir iş imajı oluşturmak amacıyla sanal ofisleri tercih etmektedir. Ancak, bir sanal ofis kiralama sürecine başlamadan önce belirli belgeler ve bilgilerin sağlanması gerekmektedir. Bu belgeler ve bilgiler, hem kiracı hem de ofis sağlayıcısı için güvenlik, yasal uyum ve müşteri hizmetleri açısından önem arz etmektedir. Genel olarak talep edilen belgeler şu şekildedir;

1. Vergi levhası
2. İkametgah belgesi,
3. Kira sözleşmesi,
4. Nüfus cüzdanı fotokopisi,
5. İmza sirküleri gerekmektedir.

Girişimciler sanal ofis firması ile sözleşme gerçekleştirirken mali müşavirle çalışmalıdır. Mali müşavirlerin imzalamış olduğu NACE kodlu ve firma unvanlı sözleşme noter tarafınca onaylanmaktadır.

Sanal Ofis Kiralama Sözleşmesi ve Kiralama Süresi

İşletmelere yasal bir adres olanağı tanıyan sanal ofisleri kiralamak için bazı standart aşamaları uygulamak gerekmektedir. İşlemler yasal prosedürler kapsamında sanal ofis kira sözleşmesi ile gerçekleştirilmektedir. Sözleşmeyi imzalarken yasal adresiniz ile sanal ofis için sunulan hizmetleri incelemeniz mümkündür. Sözleşmenin size ve gereksinimlerinize uygun olması gerektiği de asla unutulmamalıdır.

Sanal Ofis Adresinin Kullanımı ve Yasal İşlemler

Sanal ofis adresi, bir şirketin resmi kayıtlarında bir iş adresi olarak kullanılmaktadır. Şirketinizi kaydetmek için, sanal ofis sağlayıcınızın size sunduğu adresi kullanabilirsiniz.

Sanal ofis adresi, vergi beyannameleri ve diğer vergi belgeleri için bir iş adresi olarak kullanılmaktadır. Vergi kuralları ve yönetmelikleri ülkelere göre farklılık gösterebilir, bu nedenle yerel yasal gereklilikleri yerine getirmek için yerel vergi kurallarını dikkate almanız önemlidir.

Yasal işlemler veya resmi yazışmalar için kullanılan adresler, genellikle kayıtlı ofis adresi veya işletme merkezi olarak adlandırılır. Bu tür yazışmalar genellikle posta veya elektronik yolla gönderilir ve işletmenin resmi adresine ulaşır.

Sanal Ofis Adresinin Resmi Kurumlar ve İşletme Kayıtlarında Kullanımı

Türkiye’de kurulabilecek iki firma türü yer almakta olup bunlar tüzel ve şahıs olarak ayrılmaktadır. Eğer tüzel kişiliği olan şirket kurulmak isteniyorsa kendi içinde beş ayrı sınıfa ayrılmaktadır;

1. Anonim şirket
2. Limited şirket
3. Komandit şirket
4. Kollektif şirket
5. Kooperatif şirket

Şeklindedir. Kurulan şirket türü fark etmeden yasalar gereği vergi dairesine tebligat adresinin gösterilmesi gerekmektedir. Türk Ticaret Kanunu’nda tebligat adresinin ayrıntıları üzerine kısıtlayıcı bilgiler yer almamaktadır.  Bu bakımdan şirket kurulumu için sanal ofis kiralama yasal bir durumdur.

Sanal Ofis Adresi ve Posta Hizmetleri: Kargo Teslimi ve Önemli Evrakların Alınması

Bahsettiğimiz üzere sanal ofis hizmetleri oldukça geniş kapsamlı olarak verilmektedir. Sanal ofisler alınan tüm hizmetleri faturalandırarak, vergi mükellefi olmaktadır ve bu bakımdan yasaldır.

Bu tür ofisler farklı sektörlerde mevcut olan firmaların çalışma gereksinimlerine hitap etmektedir. Freelance çalışan ve kalıcı ofis alanına gerek duymayan sektörler, sanal ofis düzenini verimli biçimde kullanabilmektedir.

Bunun yanı sıra sanal ofisler yüz yüze görüşmeler, toplantılar yapan kişiler tarafından da tercih edilebilmektedir. Bu sayede masrafların azaltılması, prestijli ve modern bir ofis ortamı elde edilebilmektedir.

Sanal Ofis ve İşletme İmajı

Sanal ofisler işletmenizin daha iyi bir imaj göstermesine yardımcı olabilmektedir. Bu yönüyle oldukça avantajlıdır. Bu kapsamda verilen hizmetler oldukça geniş bir kapsama sahiptir. Eğer ihtiyaçlarınıza uygun bir hizmet  seçerseniz, kendinizi müşterilerinize daha iyi tanıtmanız mümkündür.

Sanal Ofisin İşletme İmajı ve Profesyonel Görünüm Üzerindeki Etkileri

İşletme imajı her firma için önemlidir. Çünkü gerek müşteriler gerekse potansiyel iş ortakları çalışacakları firmanın profesyonel ve güvenilir olmasını ister. Bu bakımdan başarılı olmak istiyorsanız dikkat etmeniz gereken pek çok nokta yer almaktadır. Adresler de bunlardan bir tanesidir.

Bazı sanal ofis sağlayıcıları eşyaların sevkiyatı için paketlenmesini, ofise yollanan paketlenen evinize gönderilmesi için posta iletme hizmeti verebilmektedir. Bu bakımdan postaların sorunsuz bir şekilde tarafınıza ulaşması, işin aksamadan devam edebilmesi sağlanmaktadır.

Ancak sadece bununla da sınırlı değildir. Canlı resepsiyonistler ile yanıtlama hizmetleri de mevcuttur. Bunlar da daha iyi bir profesyonel görünüm oluşturmanız için önem taşımaktadır. Bu hizmetler ekibinizde mevcut olan bir çalışan gibi, size gelen aramaları gün içinde yanıtlamaktadır. Bu oldukça geniş olup müşterilerinizi selamlayabilmekte, işiniz ile alakalı temel sorulara yanıt verebilmekte, randevu alabilmekte ya da çağrıları yöneltmektedir. Tüm bunlar ile işletmelere büyük kolaylıklar da sağlamaktadır.

Sanal Ofis ve Müşteri İlişkileri: Telefon Yanıt Hizmetleri ve İşletme Temsilciliği

Sanal ofis hizmetleri tarafından verilmekte olan telefon yanıt hizmetleri, işletme temsilciliğinin daha iyi şekilde yapılmasını sağlamaktadır. Bu bakımdan işletme imajını daha iyi bir şekilde sergilemenize de yardımcı olmaktadır.

Bunun yanı sıra farklı avantajları da yer almaktadır. Eğer toplantı alanı gerekiyorsa müşteri, satıcı, yatırımcı yahut ekip toplantıları için bunlardan faydalanmanız mümkündür. Seçmiş olduğunuz sanal ofise bağlı olarak değişik konumlarda toplantılar gerçekleştirmeniz mümkündür. Bu durum maliyetler üzerinde de etkilidir.

Sanal ofis çalışanlarınız için büyük ofis kiralama maliyetinden sizi kurtarmaktadır. Ofise eşya almak ve elektrik faturaları gibi konular hakkında endişelenmenize gerek bulunmamaktadır. Ayrıca tam zamanlı bir kişiyi çalıştırmaya göre asistanlar yahut resepsiyonistler çok daha uygun maliyetleridir. Ek olarak bunun yanı sıra farklı hizmetler de verilmektedir.

Sanal Ofis ve Çalışma Ortamının Organizasyonu

Sanal ofis kullanımı genel anlamda farklı sektör için uygundur. Bunların arasında e-ticaret de yer almaktadır. Bu sektör son derece rekabetçidir. Sanal ofisler kullanmak daha düşük maliyetlerden yararlanmanıza, böylece elde ettiğiniz kârı da yükseltmenize yardımcı olmaktadır. Bunun yanı sıra pazarlama, finans ve emlak firmaları da yer almaktadır.

Sanal bir ofis alanı bu firmaları çalışanlarının herhangi bir zamanda, coğrafi olarak değişik konumlardan müşterileri ile bulmasına yardımcı olmaktadır.

Sanal Ofis Çalışma Ortamının Düzenlenmesi ve Ergonomi

Sanal ofis hizmetleri kullanacaksanız, öncelikle dikkat etmeniz gereken bir takım noktalar yer almaktadır. Genel hatları ile bunlar aşağıda olduğu şekilde maddeler halinde özetlenebilir:

1. Sanal ofis sağlayıcısının fiziksel konumu önemlidir. Müşterileriniz, iş ortaklarınız veya toplantılarınız için erişilebilir ve kolay ulaşılabilir bir konumda olmasına özen göstermelidir.
2. Bu tür ofis paketlerinin teklif ettiği hizmetlere bakılmalıdır. Posta ve paket yönetimi, telefon yanıtlama hizmetleri, toplantı odalarının kullanımı gibi hizmetlerin sizin ihtiyaçlarınızı karşıladığından emin olmalıdır.
3. Sanal ofisinizin yansıttığı imaja dikkat edilmelidir. Şık ve profesyonel bir ofis adresine sahip olmanız, müşterilerinize güven verir ve kurumsal imajınızı güçlendirir.
4. Ofisin büyüklüğü ihtiyaçlarınız ile orantılı olmalıdır. Ayrıca ferahlığa da önem verilmesi gerekmektedir.
5. Her sanal ofis hizmeti veren firmanın fiyatları değişebilmektedir. Bunları verilen hizmetler, kalitesi ve müşteri memnuniyeti kapsamında değerlendirerek uygun bir tercih gerçekleştirilmelidir.
6. İyi bir teknolojik altyapıya sahip olmalıdır. İnternet erişimi, telekomünikasyon altyapısı, toplantı odalarında ses ve görüntü sistemleri gibi faktörleri değerlendirmelidir.

Tüm bunların yanı sıra ofis içi tasarımının modern, ancak işletme imajınızı olumlu gösterecek şekilde düzenlenmesine de özen gösterilmelidir.

Sanal Ofis Çalışanları Arasındaki İletişim ve İşbirliği: Uzaktan Çalışma Araçları ve İnternet Bağlantısı

Sanal ofis hizmetleri kullanacaksanız, çalışanlar arasındaki bağlantının nasıl olacağını da doğal olarak merak edebilirsiniz. Geleneksel ofislerde bunu sağlamak, kişiler aynı ortamda olduğu için oldukça kolaydır. Ancak söz konusu sanal bir ofis ise akıllarda soru işaretleri bulunabilmektedir.

Bu kapsamda ekip arasında iletişimi sağlamak için e-posta, anlık mesajlaşma ve video konferans uygulamaları kullanılabilir. Örneğin  ekip içi iletişim için,

1. Slack
2. Microsoft Teams
3. Skype

Gibi araçlar tercih edilebilir. Video konferanslar için Zoom, Google Meet veya Microsoft Teams gibi araçlar kullanılabilir.

İşlerin yönetimi, görev atama, takvimlerin paylaşımı ve ilerlemenin izlenmesi için proje yönetimi araçları kullanışlıdır. Ekip üyelerinin dokümanları paylaşmasını, aynı doküman üzerinde işbirliği yapmasını ve geri bildirim almasını sağlamak için bulut tabanlı doküman paylaşım ve işbirliği araçlarından yararlanılabilmektedir. Bu anlamda,

1. Google Drive
2. Dropbox
3. Microsoft OneDrive

Gibi araçlar, dosya paylaşımını kolaylaştırır ve dokümanların güncel ve erişilebilir olmasını sağlamaktadır.

Tüm bunların yanı sıra internet bağlantısı da sanal ofis çalışanları için önemlidir. Zayıf bir internet bağlantısı kopmalara, bunun sonucunda iş veriminin düşmesine yol açabilmektedir. Hatta bu işlerin aksamasına kadar uzayabilmektedir.

Bu bakımdan sanal ofislerde tüm çalışanların güçlü internet bağlantılarına sahip olması gerekmektedir. Bu durum alınan verimi de olumlu bir şekilde etkilemektedir. Ancak ilk defa sanal ofislerin verdiği hizmetlerden yararlanacaksanız, her zaman özenli bir seçim yapmak gerektiği unutulmamalıdır. Hızlı bir karar vermek yerine farklı seçenekler değerlendirilmelidir. Bu seçenekler arasından ihtiyaçlarınız için en uygun olanları keşfetmelisiniz.

Bahsettiğimiz üzere sanal ofis hizmetleri farklı sektörlerde kullanılabilmektedir. Bu nedenle sektöre göre gereksinimlerin de değişebileceği unutulmamalıdır. Her zaman kendinize göre özel incelemeler gerçekleştirilmelidir.