Küçük İşletmeler İçin Barkod Oluşturma Rehberi

Fiziksel varlığı bulunan ürünlerin neredeyse tamamında bulunan ortak özellik, her birinin özel bir barkoda sahip olmasıdır. Dijital ürünler için temsili bir fiziksel ürün ya da CD gibi bir materyal mevcut olduğunda, ilgili dijital ürünün de barkodu görülebilir. Buna ek olarak QR ve benzeri teknolojiler ile sanal ortamda da barkod oluşturmak mümkündür. Kısaca hem günlük hem de ticari hayatın pek çok noktasında karşınıza barkodlar çıkar. 

Tüketici tarafında olduğunuzda bu kodlarla çok fazla ilgilenmenize gerek yoktur. Fakat işletme sahibiyseniz ve çok sayıda ürün satıyorsanız barkod oluşturmak durumunda kalırsınız. “Barkod oluşturma nasıl yapılır, nereden alınır?” gibi sorulara cevap bulmak da işletme olarak karşılaşabileceğiniz zorluklardan biridir.

İlgili rehber: Küçük İşletmelerin E-Ticaret Sektöründe Karşılaştıkları Zorluklar

Barkod Nedir? Nasıl Oluşturulur?

Barkod; üzerine kodlanan rakamlar, harfler ve semboller ile gömülü olan bilgileri bilgisayar ortamına aktarmaya yarayan sistemin en temel aracıdır. Klasik olarak dikey bir şekilde birbirine paralel farklı kalınlıklardaki çizgiler, çizgiler arası boşluklar ve rakamlardan oluşur. Bölgelere ve kullanım amacına göre farklı versiyonları da mevcuttur. Temelde dikdörtgen olmasına karşın kare şeklindeki dijital versiyonlarının kullanımı da yaygındır. Barkodlar, ilgili ürünün üretildiği ülke, üreten firma ve ürünün kendisi ile ilgili bilgiler verir. Örneğin market kasasında okutulan bir barkod, üzerinde bulunduğu ürünün fiyatını ekranda gösterir. Peki barkod nasıl oluşturulur?

Ürün barkod oluşturma işlemine başlamadan önce bir firma kodu almanız gerekir. Ardından bir barkod oluşturma programı ile ülke kodu, firma kodu ve ürün kodu içeren barkodlar oluşturabilirsiniz. Söz konusu program için yazılım firmaları ile iletişime geçebilirsiniz. Ürün çeşidiniz az ise veya Word gibi kelime işlem programlarına hakimseniz kendiniz de barkod oluşturabilirsiniz. Fakat çoklu barkod oluşturma sürecinde program kullanmak çok daha pratiktir. 

Barkod Çeşitleri Nelerdir?

Bölge, şekil, kullanım amacı, içerik ve teknoloji gibi pek çok yönden farklı olan barkod çeşitleri mevcuttur. Tekil ürünlerin fiyatlandırılması, lojistik, taşıma ve paketleme gibi alanlarda kullanılan kodlar da farklılık gösterir. Örneğin bir ürünün ambalajındaki ile aynı ürünün çoklu bir şekilde bulunduğu kolideki kod çeşitleri birbirinden farklıdır. Tek ve iki boyutlu olmak üzere gruplara ayrılan başlıca barkod çeşitleri aşağıdaki gibi sıralanabilir.

• Tek boyutlu barkod çeşitleri:
• UPC
• EAN
• ITF
• CODABAR
• MSI PLESSEY
• GS1 DATABAR
• CODE 39
• CODE 93
• CODE 128

• İki boyutlu barkod çeşitleri:
• QR CODE
• AZTEC
• DATAMATRIX CODE
• PDF417

Dünya genelinde ürün fiyatlandırmasında yaygın olarak kullanılanlar UPC ve EAN çeşitleridir. Sanal barkod oluşturma sürecinde ise çoğunlukla QR CODE tercih edilir. Sanal ya da fiyat barkodu oluşturma süreçleri farklı ilerler. Örneğin veri olarak fiyat değil de ilgili ürünün satıldığı e-ticaret sitesini barındıran bir QR CODE oluşturmak için tarayıcı kullanılabilir. 

UPC

UPC, Amerika Birleşik Devletleri ve Kanada bölgesinde yaygın bir şekilde kullanılan barkod türüdür. Ticari ürünleri numaralandırmak için kullanılır. UPC-A ve UPC-E olmak üzere iki farklı çeşidi vardır. 12 adet rakamdan oluşan UPC-A temel barkoddur. UPC-E ise 6 basamaklıdır ve küçük boyutlu ürünler içindir. 

QR CODE

Karekod olarak da bilinen QR CODE, kullanım alanı son derece geniş bir barkod türüdür. Perakende satışlarda, stok yönetim süreçlerinde ve dijital ürünlerde kullanılabilir. Ürün verisi içermeyen ve ticari amaç gütmeyen karekodlar da mevcuttur. Web sitesi, video, müzik ve benzeri medya ortamlarına doğrudan gidebilmeyi de sağlar. Bu tip kullanımlar için tarayıcı üzerinden otomatik barkod oluşturmak mümkündür. Karekod barkod oluşturma ve kullanma alanlarına restoran, kafe gibi yerlerdeki dijital menüler de örnek gösterilebilir. 

EAN

EAN, UPC barkodların Avrupa’da kullanılan versiyonu olarak tanımlanabilir. Avrupa ülkeleri ile birlikte Türkiye’de de en çok kullanılan barkod türüdür. EAN-13 ve EAN-8 gibi çeşitleri mevcuttur. Standart olarak 13 basamaklı EAN-13 kullanılırken 8 haneli EAN-8, küçük boyutlardaki ürünler için geliştirilmiştir. Kitaplardaki ISBN ve süreli yayınlardaki ISSN kodları da EAN barkod sistemine dâhildir. 

Barkod Numarası Nereden Alınır?

Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB), barkod numaraları ile ilgili yetkili resmî kuruluştur. Dolayısıyla barkod numarası almak için bu kuruluşa bağlı bir hizmete başvurmanız gerekir. Önceden barkod başvuruları için Milli Mal Numaralama Merkezi (MMNM) kullanılıyordu. Yaygın olarak bilinen bu kurumun artık hizmet vermediğini bildirmekte fayda vardır. Günümüzde TOBB tarafından yetkilendirilmiş ve barkod sistemini yürüten kurum GS1 Türkiye’dir. Kısaca barkod numarası GS1 Türkiye isimli kuruluştan alınır. 

Ne Kadar Sürede Alınır?

Bu sisteme geçmek için başvuru yaptığınızda size barkod numarası değil, GS1 numarası ya da firma öneki olarak da adlandırılan bir kod verilir. Firmanıza özel olarak belirlenen bu numarayı, ülke ve ürün kodu ile birlikte barkod olarak kullanabilirsiniz. Başvurunuzu tamamlamanızın ardından yaklaşık bir ay içinde firma kodunuz hazır olur. 

Ücretleri Nasıldır? Neye Göre Değişir?

Barkod sistemini kullanabilmeniz için belirli bir ücret ödemeniz gerekir. Bu ücret tek seferlik değil, yıllıktır. GS1 Türkiye, kullanım bedelini her yıl eylül ayında tahakkuk eder. Ücret tarifesi GS1 Türkiye Vakfı Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Güncel fiyatları görebilmeniz ve ödeme yapabilmeniz için borcunuz her yıl faturalandırılır ve fatura firma adresinize posta ile gönderilir.

Barkod Numarası İçin Nasıl Başvuru Yapılır?>

Barkod numarası, işletmeniz ya da mağazanız için değil, her bir ürün çeşidi için belirlenir. Yani e-ticarete atılmış olup fiziksel bir mağazaya sahip olmasanız bile barkod sistemine geçmeniz gerekebilir. fakat bu noktada ilgili numarayı alma sorumluluğu satıcıda değil üreticidedir. Ürünleri üreticiden tedarik edip satıyorsanız bu konu ile ilgilenmenize gerek yoktur. Üretici olarak e-ticarete atılmak isteyenler için küçük işletme fikirleri arıyorsanız, her halükarda barkod almak durumunda kalacağınızı bilmelisiniz. 

Barkod numarası oluşturmak adına başvuru yapmak için ise öncelikle ilgili kurumun web sitesine üye olmanız gerekiyor. “Kayıt” sayfasından üye olduktan sonra “Üyelik Başvuru İşlemleri” ekranına geçebilirsiniz. Bu ekranda ürün çeşidi sayınıza ve alacağınız barkod numarası türüne göre uygun hizmete tıklayarak başvurunuzu yapabilirsiniz. 

Barkod Numarası Almak İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Birçok kayıt işleminde olduğu gibi barkod oluşturma başvurularında da sizden bazı belgeler talep edilir. Bu belgeler firmanızın ticari kimliğini gösterme amaçlıdır. Bu süreçte faaliyet belgesi, gelir tablosu ve barkod numarası ücretinin ödendiğini gösterir banka dekontuna ihtiyacınız vardır. 

Faaliyet Belgesi (Oda Kayıt Belgesi)

Oda kayıt belgesi olarak da bilinen faaliyet belgesi, işletmenizin hangi alanda hizmet verdiğini gösteren bir evraktır. Yasal olarak her işletmenin bu belgeye sahip olması zorunludur. Ayrıca faaliyet belgesinin gerektiği işlemlerde güncelliğini koruyor olması da önemlidir. Bu nedenle evrak, genellikle belirli tarihler arasında geçerli olmak üzere üretilir. 

Gelir Tablosu 

Gelir tablosu, işletmenizin bütçe yönetimini sonucunda ulaştığı finansal durumu gösterir. Belirli tarihler arasındaki durumu göstermekle birlikte genellikle yıllık olarak hazırlanır. İşletmenizin tüm gelirlerini, bu gelirleri elde etmek için yapılan giderleri ve kâr/zarar durumunu gösteren finansal bir tablo olarak da tanımlanabilir. 

İlgili rehber: Küçük İşletmeler İçin Bütçe Yönetimi İpuçları 

Barkod Numarası Ücretinin Ödendiğini Gösterir Banka Dekontu

Başvurunuzu tamamlayabilmeniz için gerekli ücreti de ödemiş olmanız gerekir. Ödemenizi fiziksel ya da online kanallardan yapmış olabilirsiniz. Her iki durumda da ödemenin dekontunu alıp ilgili kuruma göndermelisiniz. 

Barkod Numarası Almanın Avantajları Nelerdir?

Başvuru değerlendirme süreci tamamlandıktan sonra sahip olacağınız firma öneki, barkod numarası oluşturmak için yeterli değildir. Barkod numarası oluşturabilmek için her bir ürün çeşidi adına GTIN (Global Ticari Ürün Numarası) almalısınız. Aldığınız barkod numaralarının faydasını ise pek çok farklı yönden görebilirsiniz. Bu numaraların size sağlayacağı bazı faydalar şöyledir:

• Ürünler hakkında detaylı ve doğru bilgiler alabilirsiniz. 
• Her bir ürün çeşidi için spesifik bir numara olacağı için benzer ürünler arasında herhangi bir konuda karışıklık yaşamazsınız.
• Hızlı ve hata payı minimum seviyede olacak şekilde veri girişi ve aktarımı sağlayabilirsiniz. 
• Hangi üründe, hangi tarihlerde, kaç adet sattığınızı kolayca görebilirsiniz. 
• Stok durumunuzu izleyebilir, azalan ürünleri takip edebilirsiniz. 
• Depo ve mağaza yönetim süreçlerini kolaylaştırabilirsiniz. 

Sistemin bu faydalarını elde edebilmek için verimli bir şekilde çalışabilen bir yazılıma ihtiyacınız vardır. Yazılım sayesinde ürün bilgileri ile barkod numarasını bilgisayar ortamında eşleştirebilirsiniz. Böylece satış sırasında barkodu okutulan ürünler stoktan düşer ve sizin için stok yönetimi kolaylaşır.