Envanter Yönetimi Nedir? Doğru Envanter Yönetimi İçin İpuçları

Her ticari işletme, satış yaparak gelir elde etmeyi amaçlar. Kimisi bunu, satacağı malları kendi üreterek yapmayı tercih ederken kimisi ise doğrudan al-sat yöntemine başvurur ve üretim maliyetlerine katlanmaz. Her iki durumda da işletmeler, satmak ve üretim sürecini sağlıklı şekilde devam ettirmek adına birtakım varlıklara sahip olmak durumundadır. Bu varlıkların işletme bünyesine girmesine karar verilmesiyle başlayan süreç, genel verimliliğin sürekli olması için doğru şekilde yönetilmelidir. İşte bu noktada da karşımıza bir kavram çıkar: Envanter yönetimi.

Envanter Yönetimi Nedir?

“Envanter yönetimi nedir?” sorusunu yanıtlamadan bu kavramın temelini oluşturan kelimenin anlamına bakmakta fayda var. Dilimize Fransızcadan geçen envanter kelimesi, iş dünyasında birbiriyle bir şekilde bağlantılı olan iki konuyu ifade etmek için kullanılır. Bunlardan ilki, muhasebeile ilgilidir ve şirketin mal, para ve diğer varlıklarıyla mevcut borçluluk ya da alacaklılık durumunu tespit etmeye yönelik detaylı çalışmaları ifade eder.

Envanterin diğer kullanım şekli ise daha çok operasyonel süreçlere yöneliktir. İşletmenin üretim için kullandığı ham maddelerin, ara parçaların ve satışa hazır malların bütününü kapsar. Bunu tanımı yaptıktan sonra şimdi “Envanter yönetimi ne demek?” sorusuna cevap arayalım.

Bu kavram, bir şirketin üretim için gereksinim duyduğu malzemelerin ya da doğrudan satmak istediği ürünlerin tedarik ve depolama süreçlerinin nasıl irade edileceğini belirler. Bunların yanında,imalatda bu başlık altında incelenir. Birbiri ile sık sık karıştırılan stok ve envanter yönetiminin farklı da burada yatar. Envanter yönetimi, üretim aşamalarını içerir. Fakat aynısını stok yönetimi için söylemek mümkün değildir. İnternetten satış yaparken bu süreçleri nasıl daha etkin yürütebileceğinizi E-ticarette Stok Takibi İle İlgili Bilmeniz Gerekenler başlıklı içeriğimizden öğrenebilirsiniz.

Envanter Yönetimi Nasıl Yapılır?

Envanter yönetiminin nasıl yapılacağı, genel itibarı ile şirketin büyüklüğüne göre değişebilir. Daha küçük iş hacmine sahip işletmelerde bu süreç, manuel olarak alınan notlar ve sipariş girişleri ile yürütülebilirken ileriki seviyelerde elektronik yöntemlere başvurmak gerekir. Daha büyük yapılar için ilk akla gelen sistem, bu iş için düzenlenen Excel tabloları olabilir. Fakat bir noktadan sonra bunun da yeterli olmayacağını tahmin etmek zor değil. Dolayısıyla kurumsal bir yapıya, çok fazla bileşenin dâhil olduğu iş süreçlerine sahip şirketlerin envanter yönetimi yazılımlarını kullanmaları daha doğru olur. Bu sayede üretim ve depolama süreçleri ile taleplere yönelik tahminler gibi adımlar çok daha kolay şekilde yürütülebilir.

Etkin Envanter Yönetiminin Temel Özellikleri Nelerdir?

Etkin bir envanter yönetim sistemi, pek çok farklı özelliğin bir araya gelmesiyle oluşan kompleks bir yapıdır. Söz konusu özellikler şunlardır:

Stok Kontrolü: Operasyonel süreçlerin sorunsuz şekilde devam etmesini mümkün kılan stok kontrolü, envanter yönetiminin en önemli parçası olarak düşünülebilir. Zira eldeki malzeme ya da ürün miktarlarının düzenli şekilde takip edilmesi, hem imalat hem de satış için verilmesi gereken siparişlerin belirlenmesini kolaylaştırır. Benzer şekilde gereğinden fazla stok biriktirmek de depolama maliyetlerinin atmasına neden olur. E-ticarette Kullanabileceğiniz Stok Kontrol Yöntemleri başlıklı içeriğimizden bu konuya dair daha detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.

Teslimat Yönetimi: Envanter sürecinin doğru yönetilmemesi, teslimatlarının gecikmesine neden olabilir. Bu da kaçınılmaz olarak müşteri memnuniyetinin azalması gibi olumsuz bir sonuç doğurur. Etkili bir envanter planı oluşturarak teslim konusundaki sıkıntıların tespit edilip giderilmesi sağlanır.

Planlama ve Tahmin: Envanter süreçlerinin başarılı şekilde yönetilmesi, yeni depo açma gibi ihtiyaçların öngörülmesi ve ileriye yönelik adımların daha sağlıklı şekilde atılmasını mümkün kılar. Buradan da anlaşılabileceği üzere depolama ve envanter yönetimi birbiriyle dirsek teması hâlinde iki konudur. İnternetten satış yaparken ürünlerinizi konumlandırmakta zorluk yaşıyorsanız E-ticarette Depolama Alanı Verimli Şekilde Nasıl Düzenlenir? konulu yazımıza göz atabilirsiniz.

Raporlama: Envanter süreçlerinde raporlama büyük önem taşır. Çünkü işletmenin mevcut durumunun net bir fotoğrafını çekmek ve alınacak kararların ayaklarının yere basmasını sağlamak konusunda bu envanter raporları son derece işlevseldir.

Envanter Yönetimi Modelleri Nelerdir?

Söz konusu sürecin yönetimi, farklı envanter modelleri kullanılarak yapılır. En çok tercih edilen dört model şunlardır:

• Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ): Bu modelin öncelikli amacı, stok maliyetlerini minimize etmektir. Her siparişin içermesi gereken birim ürün ya da malzeme miktarının hesaplanması fikrine dayanır.
• Stok Üretim Miktarı: EOQ modelinin daha gelişmiş bir versiyonuna benzetilebilir. İkisi arasındaki temel fark, stok talebinin tedarikçi tarafından kısmen ya da tam olarak karşılanmasından ileri gelir. Stok üretim miktarı modelinde, bu talepler kısmen karşılanabilir.
• ABC Analizi: Bu modelde ihtiyaç duyulan malzemeler, önceliklerine göre A, B ve C olmak üzere üç gruba ayrılır. Böylece iş gücünüzü ve kaynaklarınızı daha verimli kullanmanız olanaklı hâle gelir.
• Anında Yönetim (JIT): Sıfıra yakın stok tutmayı amaçlayan bir modeldir. Malzemeler sadece ihtiyaç hâlinde tedarik edilir. Bu açıdan bakıldığında maliyetleri ciddi anlamda düşürmesinin yanında bir miktar risk de taşıdığı söylenebilir.

Bu saydığımız modellerin herhangi birinin diğerlerinden daha üstün olduğunu ifade etmek yanlış olur. Zira işletmenin faaliyet gösterdiği sektör ya da operasyonların yönetim biçimi gibi faktörler, hangi modelin o şirket için ideal olduğunu belirler.

Envanter Yönetiminin Faydaları Nasıldır?

Envanter yönetimi, amaçları doğrultusunda yürütüldüğünde şirketlere pek çok önemli fayda getirir. Bu faydaları söyle sıralayabiliriz:

• Maliyetlerin azalmasını sağlar.
• Zaman ve iş gücü yönetimini kolaylaştırır.
• Satışları artırır.
• Kimi sanal pazar yerleri için sorun oluşturabilecek aşırı satış riskini azaltır.
• İnsan kaynaklı sorunların önüne geçilmesini mümkün kılar.
• Raporlama süreçlerini daha pratik hâle getirir.

Envanter yönetimine yatırım yapmak, ilk başta bir risk gibi görülebilir. Fakat saydığımız avantajlardan da çıkabileceğiniz üzere bu tür bir yatırım, zaman içinde işletmenize fayda ve kâr olarak geri dönecektir.

Doğru Envanter Yönetimi Yapmak Neden Önemlidir?

Envanter sürecinin doğru şekilde yönetilmesi, maliyetin düşmesi ve şirketin her tür kaynağının daha verimli kullanılmasını sağlar. Bunlar dışında bu işlemi önemli kılan bir diğer detaydan daha bahsedebilir. O da müşteri taleplerinin en doğru zamanlamayla karşılanmasıdır. Doğru envanter yönetimi, ürünlerin müşteriyle tam ihtiyaç duyulan anda buluşmasını sağlar. Bu da doğrudan satış rakamlarına yansır.

Kimler Envanter Yönetimi Yapmalıdır?

Her seviyedeki işletme, faaliyetlerini daha düzenli devam ettirmek için envanter yönetimi yapmalıdır. Bu noktada önemli olan, sürecin nasıl ve hangi araçlarla yürütüleceğidir. Örnek vermek gerekirse küçük işletmeler, daha sade ve az yatırım gerektiren yöntemlerle süreci idare edebilirken daha kompleks organizasyonların büyük yatırımlar yapması gerekir.

Envanter Yönetim Sistemi Süreci Nasıl İlerlemektedir?

Envanter yönetim süreci, planlama ve hazırlık adımıyla başlar. Sürecin genel bir çerçevesinin çizildiği bu aşamadan sonra mevcut stok durumunun tespit edildiği depo envanteri sayımına geçilir. Bu işlem, genellikle depo elemanları tarafından yapılır. Sonrasında sıra, depodaki ürün ve malzemelerin gerekli lokasyonlara aktarımına gelir. Bu kapsamda söz konusu malzemeler, üretimde kullanılmak üzere fabrikalara taşınabildiği gibi son ürünler de satış için mağazalara da götürülebilir. Bu adım, envanter yönetim sürecinin üretim sonrası aşaması olarak nitelenir. Son olarak da operasyonun değerlendirilmesi ve muhasebeleştirmesi için raporlama aşaması tamamlanır.

Envanter Yönetimi Süreci Stratejileri Nelerdir?

Bazı stratejik dokunuşlar, söz konusu sürecin daha verimli sürdürülebilmesini sağlar. Pratik envanter yönetimi stratejileri şunlardır:

• Depoları uygun noktalara, ideal şekilde kurmak
• Malzeme ve ürünlerin mevcut durumları ile taşıma süreçlerini yakından takip etmek
• Envanteri oluşturan öğeleri gruplamak
• Bu işlemler için geliştirilmiş, mümkünse bulut tabanlı yazılımları kullanmak

Envanter yönetimi için tasarlanmış programların, her geçen gün daha yaygın şekilde kullanıldığını söylemek yanlış olmaz. Bu minvaldeki gelişmeler, söz konusu yönetim süreçlerinin geleceğine dair de önemli ipuçları sunar.

Envanter Yönetiminin Geleceği Nasıldır?

Envanter yönetiminin önümüzdeki dönemde daha çok programlar ve otomasyon sistemleri üzerinden yürütüleceğini ön görebiliriz. Envanterlerin barkodlama ya da RFID gibi yöntemler aracılığıyla yazılımlara entegre edilmesi, bu sürecin denetimini de daha kolay kılacaktır. Buradan konu, e-ticaret sektörüne de bağlanabilir. Ticaretin geleceği olarak yorumlanabilecek olan bu sektörde çalışırken satış yapılan sitelerin altyapıları envanter sistemleri ile bağlanabilir. Böylelikle uçtan uca bir denetim mekanizması kurulması mümkün olur.