İnsan Kaynakları (İK) Programları: 8 Yazılım ve Seçim Rehberi

İnsan kaynakları (İK) programları, çalışan bilgilerini, işe alım süreçlerini, izinleri, performans değerlendirmelerini ve gerektiğinde bordro işlemlerini dijital ortamda yönetmeye yardımcı olan yazılımlardır. İyi bir İK programı seçerken yalnızca özellik listesine değil; işletmenin büyüklüğüne, kullanılan diğer sistemlere ve Türkiye'deki bordro ile veri koruma ihtiyaçlarına bakılmalıdır. Her İK yazılımı aynı modülleri veya aynı ülkelerde bordro hizmetini sunmaz.

Bu rehberde BambooHR, Sapling, ADP Workforce Now, Workday, Gusto, Oracle Fusion Cloud HCM, Kolay İK ve Logo Cloud HR çözümlerini kullanım amaçlarına göre ele alıyoruz. Liste, pazar payına veya kullanım sıklığına göre oluşturulmuş bir sıralama değildir. Amaç, hangi yazılımın hangi ihtiyaca daha yakın olduğunu ve satın almadan önce nelerin doğrulanması gerektiğini göstermek.

İnsan Kaynakları (İK) Programları Nedir?

İK programları, insan kaynakları ekibinin tekrarlayan işlemlerini tek bir sistem üzerinden izlemesini sağlar. Personel özlük bilgileri, izin talepleri, işe giriş ve çıkış adımları, eğitim kayıtları ve raporlar bu sistemlerde bir araya getirilebilir. Böylece bilgiler ayrı dosyalarda tutulmak yerine yetkili kişilerin erişebildiği daha düzenli bir akışta yönetilir.

İK yazılımları aynı kapsamda değildir. Bazıları çalışan kayıtlarına ve izin yönetimine odaklanırken bazıları aday takibi, performans, bordro ve insan kaynağı planlamasını da kapsar. Bu nedenle bir üründe 'bordro' özelliğinin bulunması, Türkiye'deki SGK ve vergi süreçlerinin otomatik olarak desteklendiği anlamına gelmez.

Hemen E-Ticaret'e Başlayın!

E-ticarete adım atmadan önce, ideasoft e-ticaret paketlerini ücretsiz deneyebilirsiniz.

Hemen Ücretsiz Deneyin!

İnsan Kaynakları Programları ve Karşılaştırması

Farklı büyüklükteki işletmelerin İK ihtiyaçları farklıdır. Örneğin yalnızca personel izinlerini takip etmek isteyen bir ekip ile birden fazla ülkede çalışanı bulunan şirket aynı yazılımı seçmek zorunda değildir. Aşağıdaki tablo, sekiz yazılımı öne çıkan kullanım alanına ve Türkiye'deki bordro süreçleri bakımından değerlendirilmesi gereken noktalara göre özetler.

BambooHR

BambooHR; çalışan kayıtlarını, işe alım ve işe başlangıç adımlarını, performans değerlendirmelerini ve İK raporlarını bir arada yönetmek isteyen ekipler için geliştirilmiş bulut tabanlı bir yazılımdır. Mobil erişim ve çalışanların kendi işlemlerini yapabildiği araçlar, rutin İK taleplerinin takibini kolaylaştırır. Bordro ve yan haklara yönelik hizmetleri de vardır; ancak bu işlevlerin kullanılabildiği ülkeler aynı değildir. Türkiye'deki bordro ve SGK ihtiyaçları ayrıca incelenmelidir.

Sapling

Sapling, Kallidus çatısı altında sunulmuş bir İK bilgi sistemi olarak özellikle yeni çalışanların işe başlangıç süreçleri, görev akışları ve çalışan bilgilerinin yönetimiyle tanınır. Tekrarlanan onboarding adımlarını kişilere atama ve farklı ekiplerin yapacağı işleri izleme gibi kullanımlara odaklanır. Kallidus'un sistem durumu sayfasında Sapling hâlâ listelense de eski ürün tanıtım sayfası bugün ana sayfaya yönlenmektedir. Bu nedenle yeni müşteri kabulü, güncel paket kapsamı ve Türkiye'deki kullanımı satın alma öncesinde doğrudan teyit edilmelidir.

ADP Workforce Now

ADP Workforce Now; bordro, temel İK kayıtları, zaman takibi, yetenek yönetimi ve yan haklar gibi işlevleri aynı çözümde birleştirir. Özellikle orta ve büyük ölçekli işletmelerin farklı çalışan süreçlerini tek bir sistemde toplamasına odaklanır. Sunulan özellikler planlara göre ayrılabilir. ADP'nin bu ürünü için duyurduğu bordro hizmeti ağırlıklı olarak ABD ve Kanada süreçlerini kapsadığından, Türkiye'deki yasal hesaplama ve bildirim ihtiyaçları ayrıca doğrulanmalıdır.

Workday

Workday, çalışan verileri, organizasyon yapısı, işe başlangıç, izin, ücretlendirme ve yetenek yönetimi gibi süreçleri birleştiren kurumsal bir platformdur. Birden fazla ekip ve ülkede insan kaynağı planlaması yapan şirketler için değerlendirilebilir. Workday'in sunduğu modüller, şirketin operasyonlarına ve kurulumuna göre değişir. Bu nedenle yalnızca ürün adını değil, ihtiyaç duyulan modüllerin uygulama kapsamını, diğer kurumsal sistemlerle bağlantısını ve yerel bordro çözümünü incelemek gerekir.

Gusto

Gusto, özellikle ABD'de çalışanlara ödeme, bordro, yan haklar, işe başlangıç ve zaman takibi işlemlerini yönetmek için kullanılan bir platformdur. Küçük ekiplerin yanı sıra 50–250 çalışanlı işletmelere yönelik çözümler de tanıtır; dolayısıyla 'en fazla 100 çalışan eklenebilir' ifadesi doğru değildir. Gusto'nun işverenler ve çalışanlar için iOS ve Android'de kullanılabilen mobil uygulaması da vardır. ABD bordro ve vergi akışlarına odaklanan yapı, Türkiye'deki SGK ve bordro işlemleriyle karıştırılmamalıdır.

Oracle Fusion Cloud HCM

Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM), çalışan yönetimi, işe alım, performans, öğrenme, yetenek ve iş gücü planlama süreçlerini kapsayan kurumsal bir İK platformudur. Özellikle farklı departmanlarda veya ülkelerde çalışan ekiplerin verilerini ortak bir yapıda yönetme ihtiyacına yanıt verir. Önceki 'Oracle HCM Cloud' adı yerine güncel ürün adını kullanmak daha açıklayıcıdır. Şirketin bulunduğu ülkeye göre bordro kapsamı ve gerekli yerel uyarlamalar ayrı değerlendirilmelidir.

Kolay İK

Kolay İK, çalışan özlük bilgilerini, izinleri, vardiya ve puantaj kayıtlarını, PDKS süreçlerini, performans değerlendirmelerini ve bordroya yönelik işlemleri bulut üzerinden yönetmeye yardımcı olur. Türkiye'de faaliyet gösteren şirketlerin günlük personel yönetimi ihtiyaçları için değerlendirilebilecek yerel seçeneklerdendir. Bununla birlikte her modülün aynı pakette bulunduğu varsayılmamalıdır. Özellikle hesaplanacak bordro ile SGK bildirimleri arasındaki iş akışını, entegrasyon ihtiyacını ve çalışan sayısına göre ücretlendirmeyi kontrol edin.

Logo Cloud HR

Logo Cloud HR; bulut tabanlı bordro, personel özlük, ücret ve organizasyon yönetimi ihtiyaçlarına odaklanan bir insan kaynakları çözümüdür. Türkiye mevzuatına yönelik bordro işlevleri ve SGK süreçlerine ilişkin araçlar sunması, yerel yasal işlemleri önceliklendiren işletmeler için değerlendirme nedenidir. Farklı paket ve ek modüller bulunduğundan, satın almadan önce izin, zaman yönetimi, bordro ve çalışan portalı özelliklerinin hangi kapsamda sunulduğunu karşılaştırın.

İK Programlarının Temel Özellikleri

İK yazılımlarının işlevleri, ürünün odaklandığı süreçlere ve satın alınan modüllere bağlıdır. İhtiyacınızı belirlemek için aşağıdaki özellikleri kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz:

• Personel özlük yönetimi: Çalışan kayıtlarını, sözleşmeleri ve belgeleri yetkilere göre saklama.
• İşe alım ve onboarding: Aday başvurularını, işe giriş belgelerini ve ilk gün görevlerini izleme.
• İzin, vardiya ve PDKS: İzin taleplerini, çalışma saatlerini, devam durumunu ve puantajı takip etme.
• Bordro ve ücret yönetimi: Maaş, yan hak ve kesintileri yönetme; ülkeye özgü yasal işlemler için uygun modül veya entegrasyonu kullanma.
• Performans ve gelişim: Hedefleri, değerlendirmeleri ve çalışan eğitimlerini planlama.
• Raporlama ve entegrasyon: Personel verilerini analiz etme; muhasebe, ERP veya diğer sistemlerle veri akışı kurma.

İK Programları Seçim Kriterleri

Doğru insan kaynakları programı, en fazla özelliğe sahip olan değil, işletmenizin gerçek işlemlerini sürdürülebilir biçimde karşılayandır. Seçimi aşağıdaki sırayla yapın:

1. İhtiyacı yazın: Özlük dosyası, izin, PDKS, işe alım, performans veya bordrodan hangilerinin zorunlu olduğunu belirleyin.
2. Türkiye uyumluluğunu kontrol edin: Bordro gerekiyorsa SGK, vergi, puantaj ve yasal raporlama süreçlerinin nasıl işlediğini ürün bazında sorun.
3. Veri güvenliğini inceleyin: Yetkilendirme, erişim kayıtları, veri saklama süresi, silme ve dışa aktarma koşullarını öğrenin. Yurt dışına veri aktarımı varsa KVKK kapsamında uygun aktarım şartlarının nasıl sağlandığını değerlendirin.
4. Entegrasyonları test edin: Mevcut muhasebe, ERP, işe alım veya devam kontrol sistemlerinizle gerçekten hangi verilerin aktarılabildiğini gösteren bir demo isteyin.
5. Toplam maliyeti karşılaştırın: Abonelik ücretinin yanında çalışan veya kullanıcı başına bedeli, ek modülleri, veri aktarımını, kurulumu ve desteği hesaba katın.
6. Gerçek senaryoyla deneyin: Bir izin onayı, bir işe giriş kaydı ve örnek bordro ya da puantaj akışı üzerinden kullanılabilirliği kontrol edin.

Özellikle bulut tabanlı veya uluslararası bir yazılım seçerken verilerin nerede işlendiğini öğrenin. Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması, KVKK'nın 9. maddesindeki şartlara tabidir; standart sözleşme gibi mekanizmaların uygulanması gerekiyorsa hukuki ve teknik uygunluk ayrıca değerlendirilmelidir. Yazılımın kendi tanıtımındaki 'KVKK uyumlu' ibaresi tek başına yeterli bir inceleme değildir.

İK Programlarının Şirketlere Faydaları

İK programları doğru yapılandırıldığında tekrarlayan veri girişini azaltabilir, onay süreçlerini izlenebilir hale getirebilir ve personel kayıtlarına erişimi düzenleyebilir. Ancak elde edilecek fayda, yazılımın özellikleri kadar iş süreçlerinin doğru kurulmasına ve ekiplerin sistemi düzenli kullanmasına bağlıdır.

• Küçük ekipler: İzin ve özlük bilgilerini farklı dosyalarda aramak yerine merkezi kayıt tutabilir.
• Vardiyalı çalışan işletmeler: Devam kayıtları, puantaj ve izin süreçleri arasındaki tutarsızlıkları daha kolay tespit edebilir.
• Büyüyen şirketler: İşe yeni başlayan çalışanlar için belge ve görev adımlarını standartlaştırabilir.
• Birden fazla şubesi olan işletmeler: Yetki seviyeleri tanımlayarak ortak çalışan verileri üzerinden raporlama yapabilir.

Yazılımın sağladığı farkı izlemek için geçişten önceki ve sonraki izin onay sürelerini, eksik personel belgesi sayısını ve düzeltilmesi gereken puantaj kayıtlarını karşılaştırın. Böylece yalnızca özellik listesine değil, kendi operasyonunuzdaki sonuca göre değerlendirme yapabilirsiniz.

E-ticaret operasyonunda müşteri hizmetleri, depo, içerik ve pazarlama ekipleri büyürken işe alım ihtiyacı da değişebilir. İşe alım tarafında destek arıyorsanız ideasoft'un İnsan Kaynakları ve İşe Alım Çözümleri sayfasını inceleyebilirsiniz. Bu sayfa bir İK yazılımı entegrasyonu vadetmez; e-ticaret işletmeleri için işe alım çözümlerine odaklanır.

İK Programları Hakkında Sıkça Sorulan Sorular