DYS (Döküman Yönetim Sistemi) Nedir? DYS Kayıt Nasıl Yapılır?

Doküman Yönetim Sistemi (DYS), kamu kurumlarının zorunlu olarak kullandığı bir evrak takip yazılımıdır. Temel olarak kamuya ait dosyaların gizli ve güvenli bir şekilde saklanmasına imkan tanır. Aynı zamanda kurumlar arasındaki iş birliğini de kolaylaştırır. E-devlet üzerinde yer alan Doküman Yönetim Sistemine kurumların ulaşması mümkündür ancak bireysel kullanıcıların doğrudan erişim izni yoktur.

Kamuda DYS kullanımı, operasyonel süreçteki verimlilik ve hız için kritik bir öneme sahiptir. Sistem sayesinde veritabanına kayıtlı olan tüm belgelere hızla ulaşmak mümkün olduğu için takip işlemlerine ayrılan süre azalır. Aynı zamanda önemli belgelerin kaybolma riski ortadan kalkar. Bununla birlikte kağıt israfı azalır, evrak kaybolma sorunu ortadan kalkar ve süreç daha şeffaf bir şekilde ilerler.

Hemen E-ticaret'e Başlayın!

E-ticaret adım atmadan önce, IdeaSoft e-ticaret yazılımlarını ücretsiz deneyebilirsiniz.

Hemen Ücretsiz Deneyin!

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) Nedir?

Doküman Yönetim Sistemi (DYS), evrak yönetimini verimli hale getirmeyi amaçlayan bir yazılımdır. Belgeleri dijital ortama taşıyan sistem, e-devlet panelinde de kullanılır. Özellikle kamu görevlilerinin işini kolaylaştıran DYS’yi vatandaşlar da belirli durumlarda kullanma hakkına sahiptir.

DYS’nin kamu ve şirketlerde yaygınlaşmasının nedenleri arasında belge yönetim kolaylığı, zaman-maliyet tasarrufu ve verimlilik gibi avantajlar yer alır. Söz konusu sistemde belgelerin her biri tarih, anahtar kelime ve kategorilere göre ayrılarak kamu çalışanlarının kolaylıkla bulabileceği bir şekilde eklenir. Bu sayede tüm operasyonel süreçlerde doküman yönetimi pratik bir hale gelir. 

Doküman Yönetim Sistemi’nde yer alan evrakların hukuki geçerliliği de mevcuttur. Bu noktada belgelerin elektronik imza yoluyla imzalanarak resmi olarak kullanılmaları mümkündür. Bununla birlikte fiziksel kağıtların yarattığı pek çok dezavantajı da ortadan kaldırır. Örneğin; fiziksel evrakları depolama, postalama ve saklama zorlukları en aza indirgenir.

Doküman Yönetim Sistemini Kimler Kullanabilir?

Kamu kurumunda çalışanlar, yetkilendirildikleri takdirde Doküman Yönetim Sistemi’ne erişim sağlayabilir. Bununla birlikte devlet memurları, belediye çalışanları, üniversiteler, sağlık kurumları, bakanlıklar ve mahkemeler de Doküman Yönetim Sistemini kullanabilirler.

Vatandaşlar da DYS sistemine girebilir ancak veritabanındaki tüm özelliklere erişim sağlamaları mümkün değildir. Yalnızca kamuya sundukları belgelerini kontrol ve takip etme imkanları vardır. Bu kapsamda Türk vatandaşlarının evrak takip etme, belge gönderme, başvuru sorgulama ve geçmişe yönelik bilgi alma gibi konular için DYS sistemine giriş yapmaları mümkündür.

DYS Kullanım Alanları Nelerdir?

Doküman Yönetim Sistemi (DYS), kamu kurumları ve özel sektörlerin kullanabileceği bir yazılımdır. Kullanım alanları arasında ise belgelere ihtiyaç duyulan tüm alanlar yer alır. Örneğin; bir şirkette dokümantasyon süreci çok yoğunsa DYS kullanımı gerekir. Bununla birlikte sistemin kullanılabileceği alanlar aşağıda sıralanmıştır:

• Vatandaşlar, kamu kurumuna ilettikleri belgelerin takibini yapmak için Doküman Yönetim Sistemini tercih edebilir. Dilekçe, başvuru ve benzeri evrak takiplerine e-Devlet sistemi üzerinden ulaşmak mümkündür.
• Kamu kurumları, resmi yazışmalar gerçekleştirmek için Doküman Yönetim Sistemini kullanır. Kurumlar, aralarında paylaştıkları resmi belgeleri dijital olarak yönlendirir, sisteme ekler ve arşivleyerek daima erişilebilir kılarlar.
• Vatandaşların gerçekleştirdiği başvuruların alınması, işlenmesi, sonuçlanması ve takip edilmesi gibi süreçlerde de kullanılır. Bu sayede başvuru ve dilekçeler süresiz olarak saklanır ve sonuçlanmaları hızlandırılır. Ayrıca DYS hem kamu çalışanları hem vatandaşlar tarafından verimlilik açısından kullanılabilir.
• Kamu kuruluşları, birbirlerine evrak aktarmak istediklerinde dijital bir ortamdan bunu gerçekleştirmeleri mümkündür. Postalama süresini beklemeden istenen belge dakikalar içerisinde diğer departmana aktarılır.
• Kamu kurumunda çalışan yönetici ile personellerin dosyaları, hakları ve kendileriyle ilgili tüm evraklar DYS üzerinde kaydedilebilir. Bu kapsamda sistem, çalışanların bilgilerini saklamak ve gerektiğinde kullanmak için oldukça etkilidir.
• Hastaneler dijital doküman yönetimi ile hasta bilgilerini gizli ve güvenli şekilde saklayabilir. İlgili belgelere tıbbi raporlar, hasta kayıtları vb. evraklar dahildir. Bu bağlamda hastane ve eczane gibi sağlık kurumlarında DYS kullanımı yaygındır.
• Belediyeler; vatandaşların gönderdiği başvuru, dilekçe ve talep formlarını hızla işleyerek sonuçlandırır. Bununla birlikte belediye kurumlarında ruhsat, inşaat projeleri, vergiler ve harç belgeleri gibi dokümanları takip etmek için kullanıma uygundur.
• Adli işlemlerde dava dosyalarını kaydetmek için kullanılabilir. Mahkeme kararları ve taraflara ait belgeler süresiz olarak saklanır. Söz konusu belgeler elektronik imza ile yasal geçerliliğe de sahip olur.

Yukarıdaki unsurlara ek olarak eski belgelerin kaybolması riskini ortadan kaldırmak için de DYS’ye başvurmak mümkündür. DYS, belgeleri süresiz olarak güvenli bir şekilde saklamaya yardımcı olur. Söz konusu belgeler geçmişe yönelik kaydedilir ve ihtiyaç duyulduğunda hızla erişmek mümkün hale gelir.

DYS Kullanmanın Avantajları

DYS kullanmanın avantajları arasında zaman-maliyet tasarrufu, kolay belge takibi ve güvenlik yer alır. Bununla birlikte Doküman Yönetim Sisteminin kamu çalışanlarına ve vatandaşlara sunduğu avantajlar aşağıda sıralanmıştır:

• DYS, belgeleri dijital ortamda işleyerek kolay taranabilir ve bulunabilir olmasını sağlar. Fiziksel kağıt kullanımının yarattığı vakit kaybını önleyerek insanlara büyük ölçüde zaman kazandırır. Böylelikle hem kamu çalışanları hem de vatandaşlar operasyonel süreçleri hızla tamamlar.
• Fiziksel kağıt kullanımını ortadan kaldırarak depolama maliyetlerini en aza indirir. Bununla birlikte fiziksel kağıdın kaybolma, depolanma ve işlenme zorluklarını da ortadan kaldırır. Belgeler, dijital ortamda sonsuza dek güvenli ve maliyetsiz bir şekilde saklanır.
• Belgelerin takibi ve şeffaflığı kamu sektöründeki çalışanlar için rahatlık sağlar. Bir kamu çalışanı, aradığı belgeyi bulmak için sayfalar dolusu evrak incelemek zorunda kalmaz. Yalnızca birkaç hamleyle aradığı belgeye ulaşarak vatandaşların sorunlarına kısa sürede çözüm üretir.
• Fiziksel kağıtlar yıpranma ve kaybolma riskiyle karşı karşıyadır. Buna karşılık DYS, belgenin yıpranmadan ve zarar görmeden istenen müddet boyunca saklanmasına imkan tanır. Güvenli sunucularda gizlilikle saklanan tüm dokümanların gerektiğinde açılarak gün yüzüne çıkarılması da mümkündür.
• DYS belgeleri, fiziksel kağıtlar kadar önemlidir ve hukuki geçerliliğe sahiptir. Aynı zamanda dokümanlar elektronik imza ile yasal olarak bağlayıcı hale getirilir. Böyle bir durum da dokümanların her alanda kullanılmaya müsait bir yazılım olduğu anlamına gelir.
• Kağıt, mürekkep, dosya, postalama ve arşivleme gibi süreçlerin tamamı yüksek maliyet içerir. Ancak DYS, tüm maliyetleri ortadan kaldırarak bütçeden tasarruf edilmesine imkan tanır.
• Fiziksel dokümanların bir kuruma ulaştırılması zaman kaybına neden olur. Söz konusu belgenin farklı bir kuruma gitmesi için birkaç gün beklemek yerine DYS ile anında bilgi paylaşımı yapmak mümkündür.

Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin geçmişe yönelik incelenmesini de sağlar. Örneğin; belge üzerinde yapılan bir değişiklik, önceki versiyonun kaybolacağı anlamına gelmez. Bununla birlikte eski doküman sürümlerinin incelenmesini ve olası anlaşmazlıkların önüne geçilmesini de mümkün kılar.