Siparişler

1. Siparişler Sekmesine Genel Bakış

Panelinizdeki Siparişler sekmesine tıklayarak müşterilerinizin verdiği tüm siparişlere ulaşabilirsiniz. Bu ekran şunları gösterir:

• Müşteri isimleri
• Sipariş durumları (ör. onay bekliyor, onaylandı, kargoya verildi, teslim edildi, iade edildi)
• Ödeme yöntemleri
• Sipariş tutarları

İpucu: Görmek istemediğiniz sütunları kapatabilir, görmek istediklerinizi açık bırakabilirsiniz. Bu işlem için sağ üstteki ayar çarkı simgesini kullanabilirsiniz.

2. Sipariş Durumları ve Bildirimler

Sipariş Durumlarını Güncelleme

Sipariş durumları, ödeme yöntemine ve siparişin sürecine göre değişiklik gösterir:

• Onay bekliyor: Havale veya kapıda ödeme siparişlerinde varsayılan olarak gelir. Bu tip siparişlerin ödemesi alınmadığı için sizin onayınız beklenir.
• Onaylandı: Kredi kartıyla verilen siparişler otomatik olarak "onaylandı" durumunda görünür. Çünkü ödeme işlemi tamamlanmadan sipariş sisteme düşmez.
• Kargoya verildi: Sipariş kargoya teslim edildiğinde kullanılır.
• Teslim edildi: Sipariş müşteriye ulaştığında seçilir.
• İptal edildi ve İade edildi: Müşteri taleplerine veya farklı durumlara göre siparişin iptal veya iade işlemleri bu statülerle yönetilir.

İptal ve İade İşlemleri

• İptal veya iade işlemleri sırasında müşterilere bilgilendirme e-postası otomatik olarak gönderilir.
• Bu süreçler hakkında daha fazla bilgi almak için İptal ve İade İşlemleri Yardım Sayfası bağlantısını ziyaret edebilirsiniz.

Kargo Entegrasyonu ile Sipariş Statü Değişimleri

Kargo entegrasyonu kullanıyorsanız sipariş statü değişiklikleri otomatik olarak gerçekleştirilir:

• Kargoya Verildi: Kargo barkodu okutulduğunda sipariş durumu otomatik olarak bu statüye çekilir.
• Teslim Edildi: Kargo firması teslimatı gerçekleştirdiğinde sipariş durumu otomatik olarak bu statüye güncellenir.

Not: Kargo entegrasyonları ile süreçlerinizi otomatikleştirerek manuel işlemlerden tasarruf edebilirsiniz. Yazının en alt bölümünde ayrıntılı bilgiye ulaşabilirsiniz.

Otomatik E-posta Bildirimleri

Durum değişiklikleri, müşterilere sistem tarafından otomatik olarak e-posta ile bildirilir. Örneğin:

• “Siparişiniz onaylanmıştır.”
• “Siparişiniz iade edilmiştir.”
• “Siparişiniz kargoya verilmiştir.”

Bu bildirimler, müşterilerin sipariş süreçlerini daha net takip etmelerine yardımcı olur.

3. Sipariş İşlemleri ve Toplu Düzenlemeler

Toplu İşlemler Nasıl Yapılır?

Panelin sol tarafında bulunan kutucuklar yardımıyla birden fazla siparişi seçebilir ve toplu işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. İşlem menüsünden aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz:

1. Kargo bilgisi yazdır: Seçili siparişler için kargo etiketi oluşturur.
2. Ürün detaylı yazdır: Siparişlerin ürün detaylarını içeren çıktıları hazırlar.
3. Sipariş durumunu güncelle: Seçilen siparişlerin durumunu topluca değiştirir.
4. Tekrar mail gönder: Mevcut sipariş durumu hakkında müşterilere otomatik e-posta gönderir.

Örnek İşlem:

• Sol taraftan havale yöntemiyle verilen ve "onay bekliyor" durumunda olan siparişleri seçin.
• İşlem menüsünden Sipariş Durumunu Güncelle seçeneğini tıklayarak "Onaylandı" statüsüne çekebilirsiniz.

4. Filtreleme ile Sipariş Yönetimi

Filtreleme Özellikleri

Siparişlerinizi şu kriterlere göre filtreleyebilirsiniz:

• Sipariş durumu
• Ödeme durumu
• Ödeme türü
• Ürün bilgisi

Filtreleri Kaydetme

Sık kullandığınız filtreleri kaydederek hızlı erişim sağlayabilirsiniz.
Örnek: “Onay bekleyen havaleler” adında bir filtre oluşturup kaydedebilirsiniz.

Excel’e Aktarma

Filtrelediğiniz siparişleri Excel formatında dışa aktarabilir ve bu şekilde raporlama yapabilirsiniz.

5. Sipariş Detayları ve Düzenleme İşlemleri

Sipariş detaylarına tıklayarak müşterinizin siparişiyle ilgili tüm bilgilere ulaşabilirsiniz. Bu bilgiler şunları içerir:

• Müşterinin aldığı ürünler ve adetleri
• Uygulanan indirim kuponları veya hediye çekleri
• Teslimat ve fatura bilgileri

Teslimat ve Fatura Bilgilerini Düzenleme

Kargoya verilmeden önce müşterinizin teslimat veya fatura adresinde bir değişiklik yapmak gerekirse şu adımları izleyebilirsiniz:

1. İlgili siparişin detayına tıklayın.
2. Sağ üstteki kalem işaretine tıklayarak teslimat veya fatura adresini düzenleyin.
3. Düzenleme işlemini tamamladıktan sonra Kaydet butonuna basın.

Örnek:
Müşteriniz, siparişini Ankara adresine vermiş ancak daha sonra İstanbul adresine yönlendirilmesini talep etmişse:

• Kalem işaretine tıklayarak adresi İstanbul olarak güncelleyebilirsiniz.
• Yeni adrese uygun şekilde kargo çıktısı alabilirsiniz.

Not: Teslimat ve fatura bilgileri yalnızca sipariş kargoya verilmeden önce düzenlenebilir. Sipariş kargoya verildikten sonra değişiklik yapılamaz.

6. Kargo Barkodu Alma ve Yönetimi

Siparişleriniz için kargo barkodu alma işlemi, kullandığınız kargo entegrasyonuna bağlıdır. Aşağıda farklı seçenekler ve süreçler açıklanmıştır:

1. Kargonomi Kullanıyorsanız

• Kargonomi, tüm kargo süreçlerinizi yönetebileceğiniz bir entegrasyon çözümüdür.
• Kargo barkodları, tamamen Kargonomi uygulaması üzerinden alınır ve entegre bir şekilde çalışır.
• Ücretsiz olarak sunulan bu entegrasyon sayesinde kargo işlemlerinizi kolaylaştırabilirsiniz.

2. Yurtiçi, MNG, Aras veya UPS Kargo ile Çalışıyorsanız(Kargonomi Dışında)

• Bu firmalarla çalışıyorsanız, IdeaSoft satış ekibinden kargo entegrasyonu satın alabilirsiniz.
• Entegrasyonu aktif ettikten sonra, siparişler menüsü üzerinden kargo barkodu alabilirsiniz.

İpucu: Detaylı bilgi için Kargo Yönetimi yardım sayfasını inceleyin.

3. Diğer Kargo Firmalarıyla Çalışıyorsanız ( Kargonomi Dışında )

• Örneğin: Kargoturk, PTT, Sendeo, Hepsijet gibi firmalarla çalışıyorsanız( Kargonomi Dışında), IdeaSoft’un iş ortakları üzerinden entegrasyon alabilirsiniz.
• Bu entegrasyonlar, panelin uygulamalar bölümünden yapılabilir ve yıllık ücretlendirilir.
• Kargo barkodları, bu uygulamalar üzerinden oluşturulur ve yönetilir.

Kargo Entegrasyonuyla Otomasyon

Kargo entegrasyonu kullanıyorsanız sipariş statü değişiklikleri otomatik olarak gerçekleştirilir:

• Kargoya Verildi: Kargo barkodu okutulduğunda sipariş durumu otomatik olarak bu statüye çekilir.
• Teslim Edildi: Kargo firması teslimatı gerçekleştirdiğinde sipariş durumu otomatik olarak bu statüye güncellenir.

7. Fatura İşlemleri

Siparişleriniz için fatura oluşturma süreci, iş akışınızı düzenlemede kritik bir rol oynar. IdeaSoft paneli üzerinden kağıt fatura, e-fatura veya e-arşiv seçeneklerini kullanabilirsiniz.

Kağıt Fatura Kullanımı

• Kağıt fatura tasarımını IdeaSoft paneli üzerinden yapabilirsiniz.
• Ancak, kağıt fatura oluşturma işlemi zaman alıcı olabilir ve manuel süreç gerektirir.
• Bu seçeneği kullanmak istiyorsanız, Sİparişler > Fatura Ayarları bölümüne giderek tasarımınızı yapabilirsiniz.

Not: Kağıt fatura kullanımı yerine daha verimli bir yöntem olarak e-fatura entegrasyonları önerilir.

E-Fatura ve E-Arşiv Entegrasyonları

E-fatura ve e-arşiv entegrasyonları, süreçlerinizi otomatikleştirir ve zaman kazandırır. Bu entegrasyonların sunduğu avantajlar:

• Pazaryerleri ve Web Sitesi Entegrasyonu: Pazaryerlerinden ve web sitenizden gelen tüm siparişler için tek bir platform üzerinden fatura kesebilirsiniz.
• Hızlı Faturalandırma: Manuel veri girişi gerekmeden sipariş bilgileri otomatik olarak aktarılır.
• Yasal Uyumluluk: Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) mevzuatına uygun şekilde fatura düzenlenir.

Önemli Bilgi : E-fatura ya da api entegrasyonu olmadan da faturalarınızı GİB üzerinden manuel olarak kesebilirsiniz.

Fatura Entegrasyonları Nasıl Satın Alınır?

1. Panel > Uygulamalar sekmesine gidin.
2. İlgili entegrasyon çözümünü (ör. E-Fatura, E-Arşiv) seçin.
3. Satın alma işlemini tamamlayarak entegrasyonu aktif hale getirin.

API ile Fatura Programı Bağlantısı

Daha önce çalıştığınız bir fatura programınız varsa, API aracılığıyla bu programı IdeaSoft paneline bağlayabilirsiniz.

• API Kullanımı: API, fatura programınızı doğrudan IdeaSoft sistemine entegre eder. Bu sayede uygulamalar bölümünde yer alan entegrasyonlara ihtiyaç kalmaz.
• API Satışı: API, ayrıca bir modül olarak satılmaktadır. Mevcut fatura programınızın API desteği olup olmadığını öğrenin ve ardından IdeaSoft Satış Birimi ile iletişime geçerek API modülünü açtırabilirsiniz.

Not: API ile entegrasyon sağladığınızda, tüm faturalandırma işlemlerinizi mevcut fatura programınız üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.

Api bilgilerinizi modülü açtırdıktan sonra apisupport@ideasoft.com.tr adresine gönderebilirsiniz.

İş Ortakları Birimi ile İletişim

Uygulamalar bölümündeki fatura entegrasyonları ile ilgili

• Panel > Uygulamalar sayfasını ziyaret edebilirsiniz.
• 0216 326 04 77 numaralı telefondan İş Ortakları Birimimiz ile görüşebilirsiniz.