Siparişler

Siparişler Sekmesine Genel Bakış

Panelinizdeki Siparişler sekmesine tıklayarak müşterilerinizin verdiği tüm siparişlere ulaşabilirsiniz. Bu ekran şunları gösterir:

• Müşteri isimleri
• Sipariş durumları (ör. onay bekliyor, onaylandı, kargoya verildi, teslim edildi, iade edildi)
• Ödeme yöntemleri
• Sipariş tutarları

İpucu: Görmek istemediğiniz sütunları kapatabilir, görmek istediklerinizi açık bırakabilirsiniz. Bu işlem için sağ üstteki ayar çarkı simgesini kullanabilirsiniz.

Sipariş Tamamla Butonu Çalışmıyorsa

Sitenizde sipariş tamamla butonu çalışmıyor ve müşterileriniz alışverişi bitiremiyorsa, sorunun kaynağı çoğunlukla SEO alanlarına yazılan özel karakterlerdir. Bu durumda panelinize hiç sipariş düşmediği için sorunun sipariş yönetiminden kaynaklandığı düşünülebilir; oysa hata ödeme adımından önce oluşur.

Önemli: Anasayfa SEO ayarlarınızdaki başlık, açıklama ve anahtar kelime alanlarında kesme işareti (') veya çift tırnak (") kullandıysanız bu karakterler sitenizin kod yapısını bozarak ödeme adımının çalışmamasına yol açabilir. Bu alanları kontrol edip özel karakterleri kaldırdığınızda sorun ortadan kalkar.

1. Yönetim panelinizden Ayarlar > Genel Ayarlar > SEO Ayarları bölümüne gidin.
2. Ana sayfa başlık, açıklama ve anahtar kelime alanlarını tek tek kontrol edin.
3. Metinlerde kesme işareti veya çift tırnak varsa bu karakterleri kaldırın.
4. Kaydedin ve sitenizde ödeme adımını yeniden deneyin.

SEO alanlarının nasıl doldurulacağı ve hangi karakterlerden kaçınmanız gerektiği hakkında ayrıntılı bilgi için Anasayfa SEO Ayarları yardım sayfasını inceleyebilirsiniz.

Sipariş Durumları ve Bildirimler

Sipariş Durumlarını Güncelleme

Sipariş durumları, ödeme yöntemine ve siparişin sürecine göre değişiklik gösterir. Bazı durumlar sistem tarafından otomatik atanır (örneğin kredi kartı ödemelerinde Onaylandı, kargo entegrasyonu kullanıldığında Kargoya Verildi), bazılarını ise siparişin geldiği aşamaya göre siz seçersiniz. Aşağıdaki durumlar hangi yolla değişirse değişsin, değişiklik müşterinize otomatik bilgilendirme e-postası gönderilmesini tetikler.

• Onay bekliyor: Havale veya kapıda ödeme siparişlerinde varsayılan olarak gelir. Bu tip siparişlerin ödemesi alınmadığı için sizin onayınız beklenir.
• Ödeme bekleniyor: Havale siparişleri veya özel olarak takip ettiğiniz siparişler için kullanılır. Hem kendinize "bu siparişin ödemesi henüz gelmedi" notu bırakmanızı hem de müşterinize ödeme hatırlatması yapmanızı sağlar. Kredi kartı siparişlerinde ödeme peşin alındığı için bu duruma gerek kalmaz; bu siparişler doğrudan onaylandı olarak gelir.
• Onaylandı: Kredi kartıyla verilen siparişler otomatik olarak "onaylandı" durumunda görünür. Çünkü ödeme işlemi tamamlanmadan sipariş sisteme düşmez. Havale siparişlerinde ödemenin hesabınıza geçtiğini mobil bankacılık üzerinden kontrol ettikten sonra siparişi bu duruma siz çekersiniz; müşterinize bilgilendirme e-postası böylece gönderilmiş olur.
• Hazırlanıyor: Müşterinize "siparişinizle ilgileniyoruz, hazırlanıyor" mesajını iletmek için dilediğiniz zaman seçebileceğiniz bir durumdur. Siparişin işleme alındığını göstererek müşterinizin süreci takip etmesini kolaylaştırır.
• Tedarik sürecinde: Sipariş edilen ürün stoğunuzda bulunmuyorsa ve tedarikçinizden temin edilmeyi bekliyorsa bu durum kullanılır. Hazırlık süresi uzayan siparişlerde müşterinizi bilgilendirmenizi sağlar.
• Kargoya verildi: Sipariş kargoya teslim edildiğinde kullanılır.
• Teslim edildi: Sipariş müşteriye ulaştığında seçilir. Siparişin normal akışta aldığı son durumdur.
• İptal edildi: Müşteriniz telefonla arayarak veya e-posta göndererek iptal talebinde bulunduğunda ya da siparişi karşılayamadığınız bir sorun yaşandığında siparişi bu duruma çekersiniz. Sipariş iptal edildiğinde ürünler stoğunuza geri eklenir. Ayrıntılı bilgi için İptal ve İade Süreçleri sayfasını inceleyebilirsiniz.
• İade edildi: Müşteriye ulaşmış bir siparişin geri gönderilmesi durumunda kullanılır. Bu durum seçildiğinde müşterinize otomatik bilgilendirme e-postası gittiği için, siparişi iade edildi durumuna almadan önce ücret iadesini tamamlamanız önerilir. Ayrıntılı bilgi için İptal ve İade Süreçleri sayfasını inceleyebilirsiniz.

Kişisel Sipariş Durumları

Hazır sipariş durumları iş akışınıza yetmiyorsa panelinizde bulunan üç adet kişisel sipariş durumunu kendi süreçlerinize göre adlandırabilirsiniz. Bu durumlar sistemde Kişisel Sipariş Durumu 1, Kişisel Sipariş Durumu 2 ve Kişisel Sipariş Durumu 3 adlarıyla hazır olarak bulunur; yapmanız gereken tek şey isimlerini değiştirmektir.

Kişisel sipariş durumlarının isimlerini değiştirmek için:

1. Yönetim panelinizden Ayarlar > Genel Ayarlar > Dil Ayarları bölümüne gidin.
2. Arama alanına kişisel sipariş yazın veya durumun tam adını (örneğin Kişisel Sipariş Durumu 1) aratın.
3. Karşınıza gelen satırdaki metni, kullanmak istediğiniz durum adıyla değiştirin.
4. Alanın dışına tıklayın. Değişiklik otomatik olarak kaydedilir.

Kaydettikten sonra verdiğiniz yeni isim, siparişlerinizin durum listesinde diğer durumlarla birlikte görünür ve tıpkı hazır durumlar gibi seçilebilir.

Örnek: Üç kişisel durumu Faturası Kesildi, Üretim Sürecinde ve Stok Bekliyor olarak adlandırıp siparişlerinizi kendi iş akışınıza göre bu aşamalarda takip edebilirsiniz.

Not: Kişisel sipariş durumu sayısı üçtür. Yeni bir durum eklenmez, mevcut üç durumun adı değiştirilerek kullanılır.

Kişisel sipariş durumlarının e-posta davranışı kendi aralarında farklıdır:

• Kişisel Sipariş Durumu 1: Bu duruma alınan siparişlerde müşterinize e-posta gönderilmez. Müşterinizi bilgilendirmeden yalnızca kendi takibiniz için kullanmak istediğiniz aşamalarda tercih edebilirsiniz.
• Kişisel Sipariş Durumu 2 ve 3: Bu durumlara alınan siparişlerde müşterinize otomatik bilgilendirme e-postası gönderilir. Bu nedenle bu iki durumun adını, müşterinizin de okuyacağını düşünerek seçin.

İptal ve İade İşlemleri

• İptal veya iade işlemleri sırasında müşterilere bilgilendirme e-postası otomatik olarak gönderilir.
• Bu süreçler hakkında daha fazla bilgi almak için İptal ve İade İşlemleri Yardım Sayfası bağlantısını ziyaret edebilirsiniz.

Siparişi iptal edildi veya iade edildi durumuna aldığınızda ücret iadesinin nasıl yapılacağı, kullandığınız ödeme altyapısına göre değişir:

• iyzico veya PayTR kullanıyorsanız: Durumu değiştirdiğinizde sistem, ücret iadesini otomatik olarak yapmak isteyip istemediğinizi sorar. Onay verdiğinizde iade işlemi ödeme altyapısı üzerinden gerçekleştirilir.
• Diğer ödeme altyapılarında: Ücret iadesi ideasoft paneli üzerinden yapılmaz. İade işlemini bankanızın veya ödeme sisteminizin kendi paneli üzerinden manuel olarak gerçekleştirmeniz gerekir.

Önemli: İade edildi durumu seçildiği anda müşterinize otomatik bilgilendirme e-postası gönderilir. Müşterinizin, parası hesabına geçmeden bu e-postayı almasını istemiyorsanız önce ücret iadesini tamamlayın, siparişi ardından iade edildi durumuna alın.

Kargo Entegrasyonu ile Sipariş Statü Değişimleri

Kargo entegrasyonu kullanıyorsanız sipariş statü değişiklikleri otomatik olarak gerçekleştirilir:

• Kargoya Verildi: Kargo barkodu okutulduğunda sipariş durumu otomatik olarak bu statüye çekilir.
• Teslim Edildi: Kargo firması teslimatı gerçekleştirdiğinde sipariş durumu otomatik olarak bu statüye güncellenir.

Otomatik statü değişimi, durumu elle değiştirmenizi engellemez. Kargo entegrasyonu aktifken de sipariş durumunu panelden dilediğiniz gibi değiştirebilirsiniz; bu bir soruna yol açmaz ve müşterinize yine bilgilendirme e-postası gönderilir.

Not: Kargo entegrasyonları ile süreçlerinizi otomatikleştirerek manuel işlemlerden tasarruf edebilirsiniz. Entegrasyon seçenekleri için yazının devamındaki Kargo Barkodu Alma ve Yönetimi bölümüne, süreçlerin ayrıntılı anlatımı için Kargo Yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.

Otomatik E-posta Bildirimleri

Sipariş durumu her değiştiğinde müşterinize sistem tarafından otomatik olarak bilgilendirme e-postası gönderilir. Bu kural, durumu panelden elle değiştirdiğinizde de, kargo entegrasyonu gibi bir sistemin durumu otomatik güncellediği durumlarda da aynı şekilde işler. Örneğin:

• "Siparişiniz onaylanmıştır."
• "Siparişiniz iade edilmiştir."
• "Siparişiniz kargoya verilmiştir."

Kişisel sipariş durumlarında ise davranış farklıdır: Kişisel Sipariş Durumu 2 ve 3 müşterinize e-posta gönderir, Kişisel Sipariş Durumu 1 göndermez. Müşterinizi bilgilendirmeden yalnızca kendi takibiniz için bir aşama tanımlamak istiyorsanız birinci kişisel durumu kullanabilirsiniz.

Bu bildirimler, müşterilerin sipariş süreçlerini daha net takip etmelerine yardımcı olur.

Sipariş İşlemleri ve Toplu Düzenlemeler

Toplu İşlemler Nasıl Yapılır?

Panelin sol tarafında bulunan kutucuklar yardımıyla birden fazla siparişi seçebilir ve toplu işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. İşlem menüsünden aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz:

1. Kargo bilgisi yazdır: Seçili siparişler için kargo etiketi oluşturur.
2. Ürün detaylı yazdır: Kargo çıktısını, siparişte hangi ürünlerin alındığı bilgisiyle birlikte verir.
3. Sipariş detayı: Siparişin tüm detaylarını içeren bir çıktı hazırlar. Bu çıktı fatura yerine geçmez.
4. Sipariş durumunu güncelle: Seçilen siparişlerin durumunu topluca değiştirir.
5. Tekrar mail gönder: Siparişin o anki durumuna ait bilgilendirme e-postasını müşterilerinize yeniden gönderir.

Örnek İşlem:

• Sol taraftan havale yöntemiyle verilen ve "onay bekliyor" durumunda olan siparişleri seçin.
• İşlem menüsünden Sipariş Durumunu Güncelle seçeneğini tıklayarak "Onaylandı" statüsüne çekebilirsiniz.

Toplu İşlemi Takip Etme

Toplu işlemler anında tamamlanmayabilir. Başlattığınız işlemin durumunu Ayarlar > İşlem Kuyruğu bölümünden takip edebilirsiniz. İşlem burada tamamlandı olarak göründüğünde siparişlerinizin güncellendiğini görürsünüz. Ayrıntılı bilgi için İşlem Kuyruğu yardım sayfasını inceleyebilirsiniz.

Filtreleme ile Sipariş Yönetimi

Filtreleme Özellikleri

Siparişlerinizi şu kriterlere göre filtreleyebilirsiniz:

• Sipariş durumu
• Ödeme durumu
• Ödeme türü
• Ürün bilgisi

Filtreleri Kaydetme

Birden fazla filtreyi aynı anda seçip tek bir kayıt olarak saklayabilirsiniz. Kaydettiğiniz filtreler listenin üst bölümünde hızlı erişim alanına eklenir; böylece her seferinde filtreleri yeniden kurmanız gerekmez.

Örnek: Sipariş durumu onay bekliyor ve ödeme türü havale filtrelerini birlikte seçip "Onay bekleyen havaleler" adıyla kaydedebilirsiniz. Sabah işinizin başına oturduğunuzda bu filtreye tek tıkla ulaşıp ödemesi gelen siparişleri toplu olarak onaylayabilirsiniz.

Excel'e Aktarma

Filtrelediğiniz siparişleri Excel formatında dışa aktarabilir ve bu şekilde raporlama yapabilirsiniz.

Sipariş Detayları ve Düzenleme İşlemleri

Sipariş detaylarına tıklayarak müşterinizin siparişiyle ilgili tüm bilgilere ulaşabilirsiniz. Bu bilgiler şunları içerir:

• Müşterinin aldığı ürünler ve adetleri
• Uygulanan indirim kuponu, hediye çeki veya promosyonlar ve kullanılan kupon kodu
• KDV hariç kargo ücreti
• Teslimat ve fatura bilgileri
• Siparişin riskli olup olmadığı bilgisi (sayfanın en alt bölümünde)

Siparişe Not Ekleme

Sipariş detayının sağ tarafındaki not alanına siparişle ilgili kendi notunuzu yazabilirsiniz. Örneğin "müşteri aranacak" gibi bir hatırlatma bırakabilirsiniz.

Not eklediğiniz sipariş, siparişler listesinde yeşil bir simgeyle işaretlenir; böylece o siparişte bekleyen bir işiniz olduğunu listeye bakar bakmaz görürsünüz. İşiniz bittiğinde notu silip kaydettiğinizde simge yeniden gri hâle döner.

Not: Bu alan yalnızca size özeldir. Yazdığınız notlar müşterinize gönderilmez ve müşteriniz tarafından görülmez.

Sipariş İçindeki Sözleşme Örnekleri

Her siparişin detayında, müşterinizle aranızda oluşan ön bilgilendirme formu ve mesafeli satış sözleşmesinin birer örneği yer alır. Bu örnekler, müşterinize giden otomatik sipariş e-postasında da iptal ve iade koşulları sözleşmesi ile birlikte iletilir.

Önemli: Bu sözleşmeler hazır metinlerle gelir. Yayına geçmeden önce mutlaka kendi şirketinizin bilgilerine ve satış koşullarına göre düzenlemeniz gerekir.

Teslimat ve Fatura Bilgilerini Düzenleme

Kargoya verilmeden önce müşterinizin teslimat veya fatura adresinde bir değişiklik yapmak gerekirse şu adımları izleyebilirsiniz:

1. İlgili siparişin detayına tıklayın.
2. Sağ üstteki kalem işaretine tıklayarak teslimat veya fatura adresini düzenleyin.
3. Düzenleme işlemini tamamladıktan sonra Kaydet butonuna basın.

Örnek: Müşteriniz, siparişini Ankara adresine vermiş ancak daha sonra İstanbul adresine yönlendirilmesini talep etmişse:

• Kalem işaretine tıklayarak adresi İstanbul olarak güncelleyebilirsiniz.
• Yeni adrese uygun şekilde kargo çıktısı alabilirsiniz.

Not: Teslimat ve fatura bilgileri yalnızca sipariş kargoya verilmeden önce düzenlenebilir. Sipariş kargoya verildikten sonra değişiklik yapılamaz.

Kargo Barkodu Alma ve Yönetimi

Siparişleriniz için kargo barkodu alma işlemi, kullandığınız kargo entegrasyonuna bağlıdır. Aşağıda farklı seçenekler ve süreçler açıklanmıştır:

Kargonomi Kullanıyorsanız

• Kargonomi, tüm kargo süreçlerinizi yönetebileceğiniz bir entegrasyon çözümüdür.
• Kargo barkodları tamamen Kargonomi uygulaması üzerinden alınır ve entegre bir şekilde çalışır.
• Ücretsiz olarak sunulan bu entegrasyon sayesinde kargo işlemlerinizi kolaylaştırabilirsiniz.

Yurtiçi, MNG, Aras veya UPS Kargo ile Çalışıyorsanız (Kargonomi Dışında)

• Bu firmalarla çalışıyorsanız, ideasoft satış ekibinden kargo entegrasyonu satın alabilirsiniz.
• Entegrasyonu aktif ettikten sonra, siparişler menüsü üzerinden kargo barkodu alabilirsiniz.

İpucu: Detaylı bilgi için Kargo Yönetimi yardım sayfasını inceleyin.

Diğer Kargo Firmalarıyla Çalışıyorsanız (Kargonomi Dışında)

• Örneğin Kargoturk, PTT, Sendeo, Hepsijet gibi firmalarla çalışıyorsanız, ideasoft'un iş ortakları üzerinden entegrasyon alabilirsiniz.
• Bu entegrasyonlar panelin uygulamalar bölümünden yapılabilir ve yıllık ücretlendirilir.
• Kargo barkodları bu uygulamalar üzerinden oluşturulur ve yönetilir.

Fatura İşlemleri

Siparişlerinizi faturalandırma işlemleri ayrı yardım sayfalarında ayrıntılı olarak anlatılmaktadır. İhtiyacınıza uygun sayfayı inceleyebilirsiniz:

• E-Fatura ve E-Arşiv ile Fatura Kesme — Sipariş üzerinden e-fatura ve e-arşiv faturası oluşturma adımları.
• Fatura Ayarları — Fatura modülünün ayarları ve fatura tasarımı.
• Uygulamalar — E-fatura ve ön muhasebe entegrasyonlarının kurulumu.

API ile Fatura Programı Bağlantısı

Daha önce çalıştığınız bir fatura programınız varsa API aracılığıyla bu programı ideasoft paneline bağlayabilirsiniz. Bu durumda Uygulamalar bölümündeki entegrasyonlara ihtiyaç kalmaz; tüm faturalandırma işlemlerinizi mevcut programınız üzerinden yürütürsünüz.

API ayrı bir modül olarak satılmaktadır. Mevcut fatura programınızın API desteği olup olmadığını öğrenip ideasoft Satış Birimi ile iletişime geçerek modülü açtırabilirsiniz. Modül açıldıktan sonra API bilgilerinizi apisupport@ideasoft.com.tr adresine gönderebilirsiniz.

İpucu: Uygulamalar bölümündeki fatura entegrasyonlarıyla ilgili sorularınız için 0216 326 04 77 numaralı telefondan İş Ortakları Birimimiz ile görüşebilirsiniz.