Panel Üzerinden Pazaryeri Sipariş Yönetimi

Trendyol ve Hepsiburada’dan gelen siparişlerinizi artık ideasoft yönetim panelindeki Siparişler ekranından görüntüleyebilir ve yönetebilirsiniz. Pazaryeri siparişleri ideasoft’a otomatik olarak aktarılır; sipariş durumu, kargo ve fatura işlemlerini pazaryeri paneline geçmeden ideasoft üzerinden tamamlayabilirsiniz.

Bilgi: Bu sayfadaki ekran görüntülerinde yer alan sipariş, müşteri, ürün ve tutar bilgileri örnek amaçlıdır. Kendi panelinizde mağazanıza ait bilgileri görürsünüz.

Neler Yapabilirsiniz?

• Trendyol ve Hepsiburada siparişlerinizi ideasoft siparişlerinizle aynı ekranda görüntüleyebilirsiniz.
• Siparişleri geldiği kanala ve pazaryerindeki durumuna göre filtreleyebilirsiniz.
• ideasoft’ta yaptığınız sipariş durumu değişikliklerini pazaryerine otomatik olarak aktarabilirsiniz.
• Pazaryeri siparişinin kargo firmasını ideasoft üzerinden değiştirebilirsiniz.
• Entegratörünüzde oluşan fatura bağlantısını pazaryerine otomatik olarak gönderebilirsiniz.

Bilgi: Entegra, ideasoft Connect, Sentos gibi bir entegratör veya ERP programı kullanıyorsanız bu özelliğe ihtiyacınız yoktur. Pazaryeri siparişleriniz, sipariş durumu, kargo ve fatura işlemleriniz zaten kullandığınız entegratör veya ERP programı üzerinden yönetilir.

Başlamadan Önce

Pazaryeri siparişlerinizi ideasoft’tan yönetebilmeniz için ürünlerinizin ilgili pazaryeri entegrasyonu üzerinden pazaryerine aktarılmış olması gerekir. Ürünleriniz pazaryerine otomatik olarak aktarılmaz. Ürün aktarımı ve eşleştirme işlemleri entegrasyon uygulamasından, sipariş işlemleri ise ideasoft’taki Siparişler ekranından yapılır.

1. Yönetim panelinizde Uygulamalar bölümünden Trendyol Entegrasyonu veya Hepsiburada Entegrasyonu uygulamasını kurun ve pazaryeri bilgilerinizle bağlantıyı tamamlayın.
2. Uygulamada şablon, kategori ve özellik eşleştirmelerinizi yapın.
3. Ürünlerinizi uygulamanın üst bölümündeki Aktarım İşlemleri panelinden Ürünleri Aktar butonuyla pazaryerine gönderin.
4. Uygulamanın Ayarlar bölümünden Sipariş Aktarımı ayarını aktif edin. Bu adımdan sonra pazaryeri siparişlerinizi ideasoft’taki Siparişler ekranından yönetebilirsiniz.

Kurulum, eşleştirme ve ürün aktarımı adımlarının ayrıntıları için ilgili pazaryerinin yardım sayfasını inceleyebilirsiniz:

• Trendyol Entegrasyonu
• Hepsiburada Entegrasyonu

Sipariş Aktarımını Aktif Etme

Pazaryeri siparişlerinin ideasoft’a aktarılması için önce Sipariş Aktarımı ayarını aktif etmeniz gerekir. Bu ayarı Trendyol Entegrasyonu ve Hepsiburada Entegrasyonu uygulamalarında ayrı ayrı yapmanız gerekir.

1. Yönetim panelinizde Uygulamalar bölümüne girin.
2. Ayarını yapmak istediğiniz pazaryerinin uygulamasını (Trendyol Entegrasyonu veya Hepsiburada Entegrasyonu) açın.
3. Uygulamanın sol menüsünden Ayarlar bölümüne girin.
4. Sipariş Aktarım Ayarları alanındaki Sipariş Aktarımı seçeneğini aktif hale getirin.
5. Kullanmak istediğiniz diğer ayarları aktif edin ve sayfanın alt bölümündeki Kaydet butonuna tıklayın.

Sipariş Aktarımı aktif olduğunda aşağıdaki ayarları da kullanabilirsiniz:

• Fatura URL Aktarımı: ideasoft’a bağlı fatura programınızda oluşturulan faturanın bağlantısı otomatik olarak pazaryerine aktarılır. Bu ayarı kimlerin açması gerektiğini aşağıdaki Fatura Bağlantısını Pazaryerine Gönderme bölümünde bulabilirsiniz.
• Kargo Bilgisi Güncelleme: Siparişiniz için uygun kargo firmalarını görüntüleyebilir ve kargo firmasını ideasoft üzerinden değiştirebilirsiniz.
• Sipariş Durum Güncelleme: ideasoft’ta yaptığınız sipariş durumu değişiklikleri (ör. “Hazırlanıyor”, “Paketlendi”, “Kargoya Verildi”) otomatik olarak pazaryerine aktarılır.

Aynı alanda Yakında etiketiyle gösterilen İptal ve İade Siparişlerini Aktar ve İstatistiklere Dahil Et seçenekleri henüz kullanıma açılmamıştır. Bu seçenekler kullanıma açıldığında pazaryerlerinden gelen iptal ve iade talepleri ideasoft siparişlerinize yansıtılacak ve pazaryeri siparişleriniz ideasoft istatistiklerine dahil edilebilecek.

Bilgi: Sipariş Aktarımı kapalıyken diğer ayarlar çalışmaz. Pazaryeri siparişlerinizi ideasoft’tan yönetmek için önce bu ayarın aktif olduğundan emin olun.

Pazaryeri Siparişlerini Görüntüleme

Aktarılan siparişler Siparişler → Siparişler ekranında mağaza siparişlerinizle birlikte listelenir.

• Sayfanın üst bölümündeki Trendyol ve Hepsiburada sekmeleriyle yalnızca ilgili pazaryerinin siparişlerini görüntüleyebilirsiniz.
• Listedeki Sipariş Kanalı sütunu, siparişin Trendyol, Hepsiburada veya mağazanızdan gelip gelmediğini gösterir.

Siparişleri Filtreleme

1. Siparişler → Siparişler ekranında Filtreler alanını açın.
2. Sipariş Kanalı alanından Trendyol, Hepsiburada, Mağaza Siparişi veya Diğer seçeneklerinden birini belirleyin.
3. Pazaryerindeki sipariş durumuna göre de filtreleme yapabilirsiniz. Örneğin “İşlem Beklemede”, “Kargoya Verildi” veya “Teslim Edildi” durumundaki siparişleri listeleyebilirsiniz.

İki Farklı Sipariş Durumu

Pazaryeri siparişlerinde iki ayrı durum bilgisi görürsünüz:

• ideasoft sipariş durumu: Siparişin ideasoft’taki operasyon aşamasını gösterir.
• Pazaryeri sipariş durumu: Siparişin pazaryerindeki güncel durumunu gösterir. Listede ve sipariş detayında, ideasoft durumunun altında pazaryeri adıyla birlikte görünür (ör. “Hepsiburada: Paketlenmiş”).

Bu iki durum her zaman aynı olmayabilir. Örneğin bir sipariş ideasoft’ta “Hazırlanıyor” durumundayken pazaryerinde “Onay Beklemede” görünebilir.

Sipariş Detayı

Pazaryeri siparişinin detayını açtığınızda sayfanın üst bölümünde siparişin hangi pazaryerinden aktarıldığı ve pazaryerindeki sipariş numarası gösterilir. Sipariş detayında şu bilgilere ulaşabilirsiniz:

• Pazaryeri Bilgileri: Pazaryeri adı, pazaryerindeki sipariş numarası, paket numarası ve son güncelleme tarihi.
• Sipariş Durumu: Siparişin ideasoft’taki durumu ve pazaryerindeki güncel durumu.
• Sepet Detayı: Pazaryerinden gelen ürün, adet ve fiyat bilgileri.
• Teslimat ve Fatura Bilgileri: Müşterinin teslimat ve fatura bilgileri.
• Sipariş Detayı: Ödeme türü ve kargo firması gibi bilgiler.

Sipariş Durumunu Güncelleme

Sipariş Durum Güncelleme ayarı aktifse, ideasoft’ta sipariş durumunu değiştirdiğinizde bu değişiklik pazaryerine otomatik olarak aktarılır. Böylece sipariş durumunu ayrıca pazaryeri panelinden güncellemeniz gerekmez.

1. Pazaryeri siparişinin detayını açın.
2. Sipariş Durumu alanından yeni durumu seçin.
3. Değişikliği kaydedin. Pazaryerindeki sipariş durumu kısa süre içinde güncellenir.

Kargo Firmasını Değiştirme

Kargo Bilgisi Güncelleme ayarı aktifse, pazaryeri siparişinin kargo firmasını ideasoft’tan çıkmadan değiştirebilirsiniz.

1. Pazaryeri siparişinin detayını açın.
2. Sipariş Detayı alanındaki kargo firması satırında yer alan Kargo Değiştir butonuna tıklayın.
3. Açılan pencerede pazaryeri ile anlaşmalı kargo firmalarından birini seçin ve Onayla butonuna tıklayın.
4. Sipariş detayındaki Kaydet butonuna tıklayın. Kargo değişikliği otomatik olarak pazaryerine aktarılır.

Bilgi: Listede yalnızca ilgili pazaryerinin anlaşmalı olduğu kargo firmaları gösterilir.

Fatura Bağlantısını Pazaryerine Gönderme

Trendyol ve Hepsiburada, her siparişin faturasının pazaryerine iletilmesini bekler; pazaryeri de faturayı müşterinize ulaştırır. e-Fatura veya e-Arşiv fatura programı (BirFatura, Paraşüt, Uyumsoft vb.) kullanıyorsanız pazaryeri siparişlerinizin faturasını iki farklı yöntemle kesebilirsiniz. Fatura URL Aktarımı ayarına ihtiyacınız olup olmadığı, hangi yöntemi kullandığınıza bağlıdır.

Yöntem 1: Pazaryerleri Fatura Programınıza Doğrudan Bağlı

Fatura programlarının çoğu, Trendyol ve Hepsiburada mağazalarınızı satıcı ID, API Key ve Secret Key bilgileriyle doğrudan kendi panellerine bağlamanıza olanak tanır. Bu yöntemde:

• Pazaryeri siparişleriniz fatura programınıza doğrudan pazaryerinden gelir.
• Faturalar fatura programınızda kesilir ve fatura programınız tarafından pazaryerine yüklenir.
• Fatura programınızın ideasoft bağlantısı, web sitenizden gelen siparişleri faturalamak için kullanılır.

Fatura URL Aktarımı: Gerek yoktur. Faturalarınız zaten fatura programınız tarafından pazaryerine iletildiği için bu ayarı kapalı bırakabilirsiniz.

Dikkat: Bu yöntemi kullanıyorsanız Sipariş Aktarımı ayarını açtığınızda pazaryeri siparişleriniz ideasoft’ta da sipariş olarak listelenir. Ayarı açtıktan sonra aynı pazaryeri siparişinin fatura programınıza hem pazaryerinden hem de ideasoft’tan gelmediğini kontrol edin ve aynı sipariş için iki kez fatura kesmeyin.

Yöntem 2: Fatura Programınız Yalnızca ideasoft’a Bağlı

Fatura programınızı ideasoft uygulaması ile ideasoft’a bağladıysanız ve Trendyol ile Hepsiburada mağazalarınızı fatura programınıza ayrıca bağlamadıysanız bu yöntemi kullanıyorsunuz. Bu yöntemde:

• Sipariş Aktarımı sayesinde pazaryeri siparişleriniz ideasoft’a sipariş olarak aktarılır.
• Bu siparişler, web sitenizden gelen siparişler gibi ideasoft bağlantısı üzerinden fatura programınıza ulaşır ve faturaları fatura programınızda kesilir.
• Fatura URL Aktarımı aktifse oluşan faturanın bağlantısı otomatik olarak pazaryerine gönderilir.

Böylece tek bir ideasoft bağlantısıyla hem web sitenizin hem de pazaryerlerinizin faturalarını yönetebilirsiniz; pazaryerlerini fatura programınıza ayrıca bağlamanız gerekmez.

Fatura URL Aktarımı: Aktif edin. Bu ayar kapalıysa faturalarınız pazaryerine iletilmez; fatura bağlantısını her sipariş için elle eklemeniz gerekir.

Faturalarınızı Elle Kesiyorsanız

Faturalarınızı GİB e-Arşiv portalı gibi bir yerden elle oluşturuyorsanız otomatik aktarım için bağlı bir fatura programınız olmadığından Fatura URL Aktarımı sizin için çalışmaz. Fatura bağlantısını aşağıdaki Fatura Bağlantısını Elle Ekleme adımlarıyla sipariş detayından ekleyebilirsiniz.

Hangi Durumda Ne Yapmalıyım?

İpucu: Hangi yöntemi kullandığınızdan emin değilseniz fatura programınızın paneline bakın. Trendyol veya Hepsiburada mağazanız orada bağlı görünüyorsa Yöntem 1’i, yalnızca ideasoft mağazanız bağlıysa Yöntem 2’yi kullanıyorsunuz.

Bilgi: Fatura programınızı ideasoft’a bağlama seçenekleri için E-Fatura ve E-Arşiv ile Fatura Kesme sayfasını inceleyebilirsiniz. ideasoft panelinden alınan sipariş çıktısı e-Fatura veya e-Arşiv fatura yerine geçmez.

Fatura Bağlantısını Elle Ekleme

Faturanızı elle kestiyseniz veya bir siparişin faturası otomatik olarak aktarılmadıysa fatura bağlantısını sipariş detayından ekleyebilirsiniz:

1. Pazaryeri siparişinin detayını açın.
2. Sayfanın üst bölümündeki Fatura Linki Ekle butonuna tıklayın.
3. Açılan pencereye fatura bağlantısını yapıştırın ve kaydedin.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Sipariş aktarımı ayarlarını Trendyol ve Hepsiburada için ayrı ayrı yapmanız gerekir.
• Fatura, kargo ve sipariş durumu ayarları yalnızca Sipariş Aktarımı aktifken çalışır.
• Bir siparişte ideasoft durumu ile pazaryeri durumu farklı görünebilir; siparişin pazaryerindeki güncel durumunu sipariş detayındaki Pazaryeri Bilgileri alanından takip edin.
• Kargo firması değişikliğini kaydetmeden önce seçtiğiniz firmanın doğru olduğundan emin olun.
• Pazaryerlerinizi fatura programınıza doğrudan bağladıysanız Fatura URL Aktarımı ayarını açmanıza gerek yoktur. Sipariş Aktarımı’nı açtıktan sonra aynı siparişin fatura programınızda iki kez listelenmediğini kontrol edin.

Sık Sorulan Sorular

Pazaryeri siparişlerim ideasoft’ta görünmüyor. Ne yapmalıyım?

Uygulamalar bölümünden Trendyol Entegrasyonu veya Hepsiburada Entegrasyonu uygulamasını açın ve Ayarlar bölümünde Sipariş Aktarımı seçeneğinin aktif olduğunu kontrol edin. Bu ayarı Trendyol ve Hepsiburada için ayrı ayrı açmanız gerekir.

Entegratör veya ERP programı kullanıyorum. Bu özelliği kullanmam gerekir mi?

Hayır. Entegra, ideasoft Connect, Sentos gibi bir entegratör veya ERP programı kullanıyorsanız pazaryeri siparişlerinizi zaten bu program üzerinden yönetirsiniz. Bu özellik, pazaryeri entegrasyonunu doğrudan ideasoft’un Trendyol Entegrasyonu ve Hepsiburada Entegrasyonu uygulamalarıyla kullanan mağazalar içindir.

Fatura URL Aktarımı ayarını açmam gerekir mi?

Fatura programınız yalnızca ideasoft’a bağlıysa açmanız gerekir; aksi halde pazaryeri siparişlerinizin faturası pazaryerine iletilmez. Trendyol ve Hepsiburada mağazalarınızı fatura programınıza doğrudan bağladıysanız veya faturalarınızı elle kesiyorsanız bu ayara ihtiyacınız yoktur.

Pazaryerlerini fatura programıma ayrıca bağlamam gerekir mi?

Gerekmez. Fatura programınız ideasoft’a bağlıysa, Sipariş Aktarımı ve Fatura URL Aktarımı ayarlarını açtığınızda pazaryeri siparişleriniz ideasoft üzerinden fatura programınıza ulaşır ve faturaları pazaryerine otomatik olarak gönderilir. Pazaryerlerini fatura programınıza zaten bağladıysanız bu yapıyı kullanmaya devam edebilirsiniz.

Siparişin hangi pazaryerinden geldiğini nasıl anlarım?

Siparişler listesindeki Sipariş Kanalı sütunundan veya sipariş detayının üst bölümündeki bilgilendirmeden siparişin hangi pazaryerinden aktarıldığını görebilirsiniz.

ideasoft’taki sipariş durumu ile pazaryerindeki durum neden farklı?

ideasoft sipariş durumu siparişin mağazanızdaki operasyon aşamasını, pazaryeri durumu ise siparişin pazaryerindeki güncel durumunu gösterir. Sipariş Durum Güncelleme ayarı aktifse ideasoft’ta yaptığınız değişiklikler pazaryerine aktarılır.

Pazaryeri paneline girmem gerekiyor mu?

Sipariş takibi, sipariş durumu güncelleme, kargo firması değişikliği ve fatura bağlantısı gönderme işlemlerini ideasoft üzerinden yapabilirsiniz. Bu işlemler için pazaryeri paneline geçmeniz gerekmez.

Pazaryeri siparişlerinizi ideasoft üzerinden yöneterek farklı paneller arasında geçiş yapmadan sipariş, kargo ve fatura süreçlerinizi tek noktadan takip edebilirsiniz.