E-Fatura ve E-Arşiv ile Fatura Kesme

ideasoft panelinde kâğıt fatura için çıktı tasarlayabileceğiniz bir yapı bulunsa da günümüzde e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemleri daha yaygın olarak kullanılmaktadır. Dijital fatura çözümleri, siparişlerinizi daha hızlı faturalandırmanıza ve manuel iş yükünü azaltmanıza yardımcı olur.

ideasoft mağazanıza gelen siparişlerin otomatik olarak faturalandırılması için kullanılabilecek yöntem, halihazırda bir fatura veya ERP programınızın bulunup bulunmamasına göre değişir. Bu rehberde size uygun yöntemi üç farklı senaryo üzerinden açıklıyoruz.

Size uygun bölümü seçin: 1. Halihazırda fatura veya ERP programı kullananlar, mevcut programlarını ideasoft'a bağlayabilir. 2. Daha önce fatura programı kullanmayanlar, ihtiyaçlarına uygun yeni bir uygulama seçebilir. 3. Ücretli bir program kullanmak istemeyenler, GİB Portal üzerinden manuel e-Arşiv Fatura düzenleyebilir.

1. Halihazırda Fatura veya ERP Programı Kullananlar

Halihazırda fatura düzenlediğiniz bir programınız varsa öncelikle bu program için ideasoft'ta hazır bir uygulama bulunup bulunmadığını kontrol edin. Hazır uygulama yoksa veya bir ERP programı kullanıyorsanız API entegrasyonu seçeneğine geçin.

Önce Hazır Uygulamayı Kontrol Edin

1. ideasoft yönetim panelinden Uygulamalar bölümüne girin.
2. Tüm Uygulamalar sayfasını açın.
3. Sağ üst bölümdeki Kategoriler alanından E-Arşiv & E-Fatura kategorisine girin.
4. Kullandığınız fatura programının adını listede arayın.
5. Programınıza ait uygulama bulunuyorsa ücretli uygulamayı satın alarak veya ücretsiz uygulamayı kurarak mevcut fatura hesabınız ile ideasoft mağazanız arasındaki bağlantıyı kurun.

BirFatura, EDM, Nilvera, Logo, Innova ve Paraşüt gibi fatura çözümlerine ait uygulamalar bu alanda yer alabilir. Uygulama listesi zaman içinde değişebileceği için kullandığınız firmanın güncel olarak listede bulunup bulunmadığını panelinizden kontrol edin.

Uygulama Entegrasyonu ile Fatura Programı Üyeliği Aynı Şey Değildir

Uygulamalar bölümündeki bir entegrasyonu satın almak veya ücretsiz olarak kurmak, her zaman ilgili fatura programına üyelik kazandırmaz. Çoğu uygulama, halihazırda sahip olduğunuz fatura programı hesabını ideasoft mağazanıza bağlar.

Örneğin yalnızca bu çalışma şeklini açıklamak için İşNet'i ele alalım: İşNet entegrasyonunu satın almanız sizi otomatik olarak İşNet üyesi yapmaz. Halihazırda İşNet üyeliğiniz bulunuyorsa entegrasyon uygulaması ideasoft ile İşNet hesabınızı birbirine bağlamanızı sağlar. İşNet burada yalnızca bir örnektir; uygulama sayfasında üyelik dahil olduğu açıkça belirtilmeyen diğer entegrasyonlarda da aynı ayrımı kontrol etmelisiniz.

• Halihazırda BirFatura üyesiyseniz: Entegrasyon uygulamasını satın aldığınızda sunulan bir yıllık sürenin mevcut üyelik sürenize eklenip eklenmediğini veya farklı biçimde uygulanıp uygulanmadığını satın almadan önce BirFatura'ya sorun.
• Halihazırda Nilvera veya EDM üyesiyseniz: ideasoft tarafındaki ücretsiz entegrasyon uygulamasını kurarak mevcut hesabınızı mağazanıza bağlayabilirsiniz.
• Başka bir sağlayıcıya üyeyseniz: Sağlayıcının ideasoft uygulamasını kontrol edin; uygulamanın yalnızca bağlantıyı mı sağladığını, yoksa üyelik veya başka bir hizmet de içerip içermediğini ilgili firmadan doğrulayın.

Önemli: Entegrasyon uygulamasının ücreti ile fatura hizmetinin üyelik veya kullanım bedelini birbirine karıştırmayın. Uygulamanın sizi yeni bir fatura programı üyesi yapıp yapmadığını ve hangi satış kanallarını kapsadığını uygulama sayfasından ve ilgili firmadan öğrenin.

Bu bölüm mevcut bir fatura programı üyeliği bulunan kullanıcılar içindir. Halihazırda E-Arşiv & E-Fatura kategorisindeki firmalardan birine üyeyseniz ilgili entegrasyon uygulamasını satın alarak veya ücretsiz uygulamayı kurarak ideasoft mağazanız ile mevcut hesabınızı birbirine bağlayabilirsiniz.

Hazır Uygulama Yoksa API Yolunu Kullanın

Kullandığınız fatura programının ideasoft Uygulamalar bölümünde hazır entegrasyonu yoksa veya bir ERP programı kullanıyorsanız programı sağlayan firmaya API desteği verip vermediğini sorun. Programınız API desteği sunuyorsa ideasoft API ile kullandığınız programın API'si arasında özel bir bağlantı geliştirilebilir.

1. Kullandığınız fatura veya ERP programının API desteğini sağlayıcı firmadan doğrulayın.
2. ideasoft API hizmetinin paketinizde bulunup bulunmadığını kontrol edin.
3. API hizmeti paketinizde bulunmuyorsa satın alma ve paket bilgisi için satış temsilcinizle görüşün.
4. İki sistem arasındaki bağlantının teknik ekip veya entegrasyonu geliştirecek firma tarafından kurulmasını sağlayın.

API desteği: API kapsamı ve teknik bağlantıyla ilgili sorularınız için apisupport@ideasoft.com.tr adresine e-posta gönderebilirsiniz.

API hizmetini satın almak tek başına entegrasyonun tamamlandığı anlamına gelmez. Kullandığınız programın API sunması, ideasoft API hizmetinin mağazanızda açık olması ve iki API arasındaki bağlantının geliştirilmesi gerekir. Kurulum tamamlandığında siparişleriniz kullandığınız ERP veya fatura programına otomatik olarak aktarılabilir. Aktarılabilecek bilgiler geliştirilen entegrasyonun kapsamına göre değişebilir.

2. Daha Önce Fatura Programı Kullanmayanlar

Henüz bir ERP veya fatura programı kullanmıyorsanız ideasoft Uygulamalar bölümündeki E-Arşiv & E-Fatura çözümlerinden birini seçebilirsiniz. Bu alanda bulunan firmalar ideasoft'un iş ortaklarıdır.

• Uygulamalar > Tüm Uygulamalar sayfasına girin.
• Sağ üstteki Kategoriler alanından E-Arşiv & E-Fatura kategorisini açın.
• Uygulamaların özelliklerini, ücretlerini ve desteklediği işlemleri karşılaştırın.
• Seçiminizi yapmadan önce ilgili firmayla görüşerek kurulum, hesap açılışı ve kullanım şartlarını öğrenin.
• e-Fatura mükellefiyetine geçmek istiyorsanız sağlayıcının bu süreçte sunduğu desteği sorun.

Uygulamanızı araştırarak seçin: Her uygulamanın sunduğu özellikler aynı değildir. ideasoft siparişlerinin aktarılması, faturanın oluşturulması, pazar yeri siparişlerinin faturalandırılması ve faturanın pazar yerine iletilmesi gibi özellikleri satın almadan önce ayrı ayrı kontrol edin.

Hangi firmayı seçeceğinizden emin değilseniz uygulama sağlayıcısından veya ideasoft iş ortakları biriminden destek alabilirsiniz. Böylece ödediğiniz ücretin hangi işlemleri kapsadığını ve kurulum için hangi adımları tamamlamanız gerektiğini öğrenebilirsiniz.

Fatura Uygulamasını İhtiyacınıza Göre Seçin

Aşağıdaki karşılaştırma daha önce herhangi bir fatura programı kullanmayan ve yeni bir çözüm seçecek kullanıcılar içindir. Öncelikle yalnızca ideasoft siparişlerini mi, yoksa ideasoft ile birlikte Trendyol ve Hepsiburada siparişlerini de mi faturalandırmak istediğinize karar verin.

• BirFatura: Daha önce BirFatura üyeliğiniz yoksa Uygulamalar bölümündeki yıllık BirFatura entegrasyonunu satın aldığınızda bir yıllık BirFatura üyeliği de edinirsiniz. Bu yapı, ideasoft siparişleriyle birlikte desteklenen pazar yeri siparişlerini BirFatura üzerinden faturalandırmanıza olanak tanır.
• Nilvera ve EDM: ideasoft tarafındaki entegrasyon uygulamaları ücretsizdir. Ancak fatura hizmetini kullanmak için Nilvera veya EDM ile ayrıca anlaşmanız gerekir. Firmalardan ihtiyaç duyduğunuz satış kanallarına göre üyelik, kullanım veya kontör teklifi alın.
• ideasoft ve pazar yerleri birlikte kullanılacaksa: BirFatura'nın sunduğu bir yıllık üyelik ve pazar yeri kapsamını, Nilvera ve EDM'den aynı kanallar için alacağınız tekliflerle karşılaştırın.
• Yalnızca ideasoft siparişleri faturalandırılacaksa: Nilvera ve EDM'nin ücretsiz ideasoft entegrasyonu nedeniyle bu iki firmadan alacağınız teklifler toplam maliyet açısından daha uygun olabilir.

Karşılaştırma önerisi: Yalnızca uygulamanın ücretsiz veya ücretli olmasına bakmayın. Üyelik bedelini, fatura kullanım veya kontör ücretlerini, ideasoft ve pazar yeri desteğini ve toplam yıllık maliyeti birlikte değerlendirin.

3. Ücretsiz Fatura Düzenlemek İsteyenler: GİB Portal

Herhangi bir fatura programı veya ücretli entegrasyon kullanmak istemiyorsanız Gelir İdaresi Başkanlığının portalı üzerinden manuel olarak e-Arşiv Fatura düzenleyebilirsiniz.

1. ideasoft panelinde faturalandıracağınız siparişin bilgilerini açın.
2. GİB e-Belge sistemi üzerinden ilgili portala giriş yapın.
3. Sipariş bilgilerini kullanarak e-Arşiv Faturayı manuel olarak oluşturun.
4. Oluşturduğunuz faturayı indirerek müşterinize e-posta yoluyla iletin.

Bu ücretsiz yöntem, sipariş hacmi düşük işletmeler için tercih edilebilir. Sipariş sayınız arttığında her faturayı manuel olarak hazırlamak zaman alacağı için hazır bir uygulama veya otomatik entegrasyon kullanmak daha verimli olabilir.

Pazar Yeri Siparişlerini Faturalandırma

Trendyol, Hepsiburada, n11 ve diğer pazar yerlerinde satış yapıyorsanız seçtiğiniz fatura uygulamasının bu pazar yerlerini destekleyip desteklemediğini kontrol edin. Mevcut yapıda pazar yeri siparişlerinin faturalandırılması ve faturaların pazar yerlerine iletilmesi, seçtiğiniz fatura uygulamasının kendi paneli ve özellikleri üzerinden yürütülür; bu işlemler ideasoft panelinde gerçekleştirilmez.

• Hangi pazar yerlerinin desteklendiğini kontrol edin.
• Siparişlerin uygulamaya otomatik aktarılıp aktarılmadığını öğrenin.
• Faturanın kaç işlemle oluşturulduğunu ve pazar yerine otomatik iletilip iletilmediğini sorun.
• Bu özelliklerin satın aldığınız uygulama ücretine dahil olup olmadığını doğrulayın.

Öneri: Hem ideasoft hem de pazar yeri siparişlerinizi tek çözüm üzerinden faturalandırmak istiyorsanız uygulama seçiminizi buna göre yapın. Desteklenen işlemleri uygulama sağlayıcısından doğrulamadan satın alma işlemini tamamlamayın.

Yeni yapı hakkında: Eylül ayında yayınlanması planlanan yeni geliştirmeyle birlikte pazar yeri siparişlerinin ideasoft panelinde görüntülenmesi ve fatura aktarım süreçleri yenilenecektir. Yeni yapı yayına alındığında fatura aktarımıyla ilgili güncel yardım içerikleri ayrıca paylaşılacaktır.

Sipariş Üzerinden Kâğıt Fatura Çıktısı

ideasoft panelindeki siparişler üzerinden alınan fatura çıktısı yalnızca kâğıt fatura kullanımına yöneliktir. Bu çıktı e-Fatura veya e-Arşiv Fatura oluşturmaz.

Önerimiz: Kâğıt fatura çıktısı 2026 itibarıyla yaygın olarak kullanılan yöntem değildir. Bu özellik paketinizde bulunsa bile zamandan tasarruf etmek ve faturalandırma sürecini daha verimli yönetmek için e-Fatura veya e-Arşiv Fatura çözümlerini kullanmanızı öneririz. Ücretli bir entegrasyon kullanmak istemiyorsanız GİB Portal üzerinden sunulan ücretsiz ve manuel yöntemi değerlendirebilirsiniz.

Kâğıt fatura çıktısına ihtiyaç duyuyorsanız çıktı tasarımı hakkında bilgi almak için Fatura Ayarları yardım sayfasını inceleyebilirsiniz.

Hangi Yöntemi Seçmelisiniz?

• Mevcut bir fatura programınız varsa: Önce Uygulamalar bölümündeki E-Arşiv & E-Fatura kategorisinde programınıza ait hazır uygulamayı arayın.
• Hazır uygulama yoksa veya ERP kullanıyorsanız: Program sağlayıcınızdan API desteğini doğrulayın ve ideasoft API ile özel entegrasyon seçeneğini değerlendirin.
• Yeni başlıyorsanız: Uygulamalar bölümündeki E-Arşiv & E-Fatura çözümlerini karşılaştırın ve seçtiğiniz firmayla kurulum şartlarını görüşün.
• Ücretli bir program kullanmak istemiyorsanız: GİB Portal üzerinden manuel e-Arşiv Fatura düzenleyin.
• Pazar yerlerinde satış yapıyorsanız: ideasoft ve kullandığınız pazar yerlerini birlikte destekleyen bir uygulama seçin.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kapsamınızla ilgili bilgileri uygulama sağlayıcınızdan, Gelir İdaresi Başkanlığından veya mali müşavirinizden doğrulayabilirsiniz.