Excel Entegrasyonu Kullanımı

Excel entegrasyonu, ürünlerinizi tek tek panele girmek yerine tablo üzerinden topluca eklemenizi ve güncellemenizi sağlar. Yüzlerce ürünün fiyatını, stoğunu veya açıklamasını dakikalar içinde değiştirebilirsiniz.

Excel ile Neler Yapabilirsiniz?

• Toplu ürün ekleme: Yeni ürünlerinizi stok kodu, ad, açıklama ve fiyat bilgileriyle birlikte topluca yükleyebilirsiniz.
• Kategori ve marka oluşturma: Excel'de yazdığınız kategori ve marka bilgileri panelde otomatik olarak oluşturulur; ana kategori, alt kategori ve alt-alt kategori kırılımlarını da tanımlayabilirsiniz.
• Stok güncelleme: Yalnızca stok sütununu değiştirip yükleyerek diğer bilgilere dokunmadan stokları güncelleyebilirsiniz.
• Fiyat güncelleme: Satış fiyatı, alış fiyatı, KDV oranı ve para birimini toplu olarak değiştirebilirsiniz.
• İndirim tanımlama: Ürünlerinizi üstü çizili fiyatla, yüzde veya tutar bazlı indirimli olarak gösterebilirsiniz.
• Görsel ekleme: Ürün görsellerinizi doğrudan resim bağlantısı vererek yükleyebilirsiniz.
• Ürün açıklaması ekleme: Ürün detay açıklamalarını Excel üzerinden topluca girebilirsiniz.
• Diğer bilgiler: Barkod, desi, garanti süresi, stok tipi (adet, kg, paket) ve ürünün aktif/pasif durumu gibi alanları da yönetebilirsiniz.

İpucu: Yukarıdaki videoda, mevcut ürünlerinizin Excel çıktısını alıp örnek satır üzerinden yeni ürün oluşturma, görsel bağlantısı hazırlama, indirim tanımlama ve sadece stok güncelleme adımlarının tamamı ekran üzerinde adım adım gösterilmektedir. Bu sayfada ise entegrasyonun panel tarafındaki kurulumu ve güncelleme menüleri anlatılmaktadır.

Ürünleriniz Başka Bir Altyapıdaysa

Daha önce farklı bir e-ticaret altyapısında satış yaptıysanız ürünlerinizi Excel şablonuna kendiniz taşımanız gerekmez. Her altyapı ürün dosyasını kendi sütun düzeniyle verdiği için bu dosyalar doğrudan yüklenemez; ancak ideasoft bu dosyaları kendi aktarım biçimine dönüştürebilir.

Önceki altyapınızın veya pazaryeri panelinizin ürün dışa aktarma bölümünden dosyanızı indirin ve düzenlemeden, olduğu hâliyle Destek Sistemi üzerinden iletin. Kayıt oluştururken konu başlığı olarak Entegrasyon seçin ve dosyayı hangi platformdan aldığınızı belirtin. Yaygın kullanılan e-ticaret altyapılarının ve pazaryerlerinin ürün çıktıları aktarılabilir; desteklenen kaynaklar zaman içinde genişletilmektedir.

Görselleriniz de aktarılır: Gönderdiğiniz dosyada görsel adresleri yer alıyorsa görseller de ürünlerle birlikte aktarılır. Dosyada ne varsa aktarılır; bu nedenle dosyayı eksiltmeden gönderin.

Eski sitenizi kapatmayın: Ürün görselleri dosyadaki bağlantılar üzerinden alınır. Önceki siteniz kapatılırsa bu bağlantılar çalışmayacağı için görseller aktarılamaz. Aktarım tamamlanana kadar eski sitenizi açık tutun.

Aktarım tamamlandıktan sonra kategori kırılımını, fiyatların KDV durumunu, stok adetlerini ve görselleri kontrol edin. Destek kaydı oluşturma adımları için Destek Sistemine Giriş ve Kayıt Oluşturma sayfasını inceleyebilirsiniz.

Excel Şablonunu İndirme

Excel entegrasyonunu kullanmak için standart bir Excel şablonuna ihtiyacınız vardır. Dosyayı hazırlarken hangi sütuna ne yazılması gerektiğini standart bir çıktı üzerinden görebilirsiniz.

Paketinizde Excel entegrasyonu bulunuyorsa, panelde Entegrasyonlar > ideaOutput alanına gidin ve Standart Katalog Çıktısı v3 (EXCEL) satırındaki Çıktıyı Al butonuna tıklayarak dosyayı bilgisayarınıza indirin.

Pratik yöntem: Sitenizde zaten ürün varsa çıktıyı alıp dolu bir satırı örnek olarak kullanın. Her sütunun nasıl doldurulduğunu gerçek bir ürün üzerinde görür, yeni ürünlerinizi bu satıra bakarak oluşturabilirsiniz. Hiç ürününüz yoksa önce panelden tek bir ürün ekleyip çıktı almanız aynı kolaylığı sağlar.

Excel Dosyasını Hazırlama

Dosyanızı hazırlarken şu kurallara dikkat edin:

• stockCode sütunu: Ürününüze ait stok kodu bilgisi yer almalı ve sistemde tekrarsız olmalıdır. Excel'deki bir stok kodu sitenizde zaten varsa, entegrasyon o satırdaki verilere göre ürünü günceller.
• Dosya formatı: Dosya 97/2003 (.xls uzantılı) formatında kaydedilmelidir.
• Dosya adı: Dosya adında Türkçe karakter kullanmayın.
• Dosya boyutu: 2 MB civarındaki dosyalar sorunsuz yüklenir. 3 MB'a yaklaşan dosyalar da genellikle kabul edilir, ancak dosya büyüdükçe yüklemenin tamamlanmama ihtimali artar.
• Formül ve filtreleme: Dosya içinde formül veya filtreleme bulunmamalıdır.
• Veriler: Güncellemek istediğiniz tüm alanlar Excel içinde yer almalıdır. Boş bıraktığınız alanlar sisteme aktarılmaz.

Excel Sütunları ve Anlamları

Çıktı oluştururken panelde her alanın yanında bir kutu görürsünüz. Bu kutudaki yazı, indirdiğiniz dosyada o sütunun başlığı olur. Dosyayı açtığınızda Türkçe adları değil, aşağıdaki tablolarda yer alan başlıkları görürsünüz.

Sütun başlıklarını değiştirmeyin: Sistem yükleme sırasında sütunları bu başlıklardan tanır. Başlığı siler veya değiştirirseniz o sütundaki veri işlenmez.

Temel Ürün Bilgileri

Marka ve Kategori

Marka ve kategori sütunlarının her biri ikişerlidir: biri adı, diğeri kodu içindir.

Kod sütunları, aynı adı taşıyan farklı kayıtları ayırt etmek için kullanılır. Örneğin sitenizde hem Kadın hem Erkek kategorisinin altında Giyim adında bir kategori olabilir. Sistem hangisinin hangisi olduğunu bu kodlar üzerinden anlar.

Panelden eklediğiniz marka ve kategorilerin kodu otomatik oluşur. Excel ile yeni marka veya kategori oluşturuyorsanız kodu kendiniz belirleyebilirsiniz; yazdığınız kod sistemde o kaydın kimliği olur.

Sık yapılan hata — kod sütununu aşağı sürüklemeyin: Kodun sonunda rakam varsa, hücreyi Excel'de aşağı sürüklediğinizde rakam kendiliğinden artar. Aynı markayı kullanan tüm satırların kodu farklılaşır ve sistem her satır için ayrı bir marka oluşturur. Aynı marka veya kategoriyi birden fazla satırda kullanacaksanız hücreyi sürüklemeyin, kopyalayıp yapıştırın.

Boş bıraktığınız kırılım oluşturulmaz: Alt kategori sütununu boş bırakırsanız sistem o kırılımı kendiliğinden oluşturmaz. Oluşmasını istediğiniz her kategori kırılımını dosyada yazmanız gerekir.

Fiyat ve Stok

Fiyatları karıştırmayın: Dosyadaki tüm fiyatlar ya KDV dahil ya KDV hariç olmalıdır. Yükleme sırasında seçtiğiniz KDV durumu dosyanın tamamına uygulanır.

İndirim Sütunları

Ürünü üstü çizili fiyatla göstermek için iki sütun birlikte kullanılır: rebateType (indirim tipi) ve rebate (indirim değeri).

• rebateType sütununa 1 yazarsanız değer yüzde olarak uygulanır. Tipe 1, değere 15 yazdığınızda 500 TL'lik ürün üstü çizili görünür ve 425 TL'ye satılır.
• rebateType sütununa 0 yazarsanız değer doğrudan yeni fiyat olarak uygulanır. Tipe 0, değere 449 yazdığınızda ürün 449 TL'ye satılır.

Görsel Sütunları

Ürün başına sekiz görsel kullanabilirsiniz. Görsel sütunları picture1Path ile picture8Path arasında numaralanır. Her sütuna görselin doğrudan adresini yazın.

Çıktı oluşturma ekranında yalnızca ilk dört görsel sütunu işaretli gelir. picture5Path, picture6Path, picture7Path ve picture8Path kutuları işaretsizdir; dörtten fazla görselle çalışacaksanız çıktıyı almadan önce bu kutuları da işaretleyin.

Dikkat — eksik sütunla güncelleme yaparsanız: Beşinci ve sonraki görsel sütunlarını işaretlemeden çıktı alıp aynı dosyayı geri yüklerseniz, o sütunlar dosyada bulunmadığı için ürünün 5-8 arası görselleri güncellenmez.

Sayfa adresi değil, görsel adresi: Yazdığınız adresi tarayıcıda açtığınızda karşınıza bir sayfa değil, doğrudan görselin kendisi çıkmalıdır. Görsel barındırma servislerinde ve bulut depolama alanlarında paylaşım bağlantısı ile doğrudan görsel bağlantısı farklıdır; doğrudan olanı kullanın.

Varyant Sütunları

Varyantsız ürün ekliyorsanız bu sütunları boş bırakabilirsiniz. Varyantlı ürün eklemek için Excel Entegrasyonu İle Ürün Varyantları Eklemek sayfasını inceleyin.

Varsayılan Gelmeyen Sütunlar

Aşağıdaki sütunlar çıktı ekranında işaretsiz gelir. İhtiyacınız varsa çıktıyı oluştururken kutularını işaretlemeniz gerekir.

Not: Bu sayfadaki listeler standart çıktıda yer alan sütunlardır. Distribütör modülü kullanıyorsanız çıktı ekranında ek alanlar da görünebilir.

Excel Dosyasını Sisteme Yüklemek

1. Panelde Entegrasyonlar > Entegrasyonlar > Excel entegrasyonu alanına gidin.
2. Kaynak Dosya Yükleme alanında Seçiniz butonuna tıklayarak Excel dosyanızı seçin.
3. Yükle butonuna basın. Bu işlem dosyayı çalıştırılmak üzere sunucuya aktarır.

Not: Dosya yüklemek, ürünleri sitenize eklemez. Yükleme yaptıktan sonra aşağıdaki güncelleme adımlarını uygulamanız gerekir.

Büyük Dosyalar ve Dosya Çekme

• Dosyanız 3 MB'ı aşıyorsa veya yükleme tamamlanmıyorsa dosyayı parçalara ayırarak yükleyin ya da Dosya Çekme Menüsü alanından sisteme aktarın.
• Büyük dosyaları farklı bir sunucu adresine (örneğin kendi FTP hesabınıza) yükleyip URL adresini girin ve Dosyayı Çek butonuna basın.
• Yüklediğiniz son Excel dosyasının içeriğini görmek için Kaynak Dosya Listesi'ndeki products.xls dosyasının sağındaki indirme butonunu kullanabilirsiniz.

Güncelleme Menüsü

Dosyayı yükledikten sonra ürünlerin siteye işlenmesi için ilgili güncellemeleri çalıştırın. İlk kez ürün yüklüyorsanız beş adımın tamamını sırayla uygulayın. Daha sonra yalnızca değiştirdiğiniz alanı güncellemeniz yeterlidir; örneğin sadece stok değiştiyseniz sadece stok güncellemesi yapın.

Çalıştırmadığınız güncelleme adımlarındaki bilgiler olduğu gibi kalır. Yalnızca stoğu güncellediğinizde fiyat, açıklama ve görselleriniz etkilenmez.

Katalog Güncelleme

Ürünleri sitenize ekler. Bu işlem yalnızca kategorileri, markaları ve ürün kartlarını oluşturur; stok, fiyat, detay ve resimler diğer güncellemelerle tamamlanır.

• Varsayılan entegrasyon ayarlarına geri dön: Ürünlerin konumunu değiştirdiyseniz bu seçeneği işaretlemeyin.
• Etiketleri güncelle: Ürün, marka veya kategori isimlerini panelden değiştirdiyseniz bu seçeneği işaretlemeyin.
• Kategori bağlarını kaldır: Ek kategori tanımlanmış ürünlerin ek kategorilerini kaldırır.
• Kayıtlı Excel başlıklarımı kullan: Daha önceki güncellemelerde kullandığınız sütun başlıklarını uygular.
• Kaynak dosyada olmayan ürünlerin stoku sıfırlansın: Bu seçenek Excel entegrasyonunda kullanılmaz.

İlk kez ürün yüklüyorsanız bu seçeneklerin hiçbirini işaretlemeden güncellemeyi çalıştırabilirsiniz.

Stok Güncelleme

Katalog güncellemesiyle eklediğiniz ürünlere stok bilgilerini işler. Stok güncellemesi yapmazsanız ürünlerinizin stoğu "0" olarak görünür.

Fiyat Güncelleme

Ürünlere fiyat ataması yaptığınız bölümdür.

• Fiyat: Ürünlerin satış fiyatını belirler.
• KDV durumu: Excel dosyasındaki fiyatların KDV dahil mi hariç mi olduğunu belirtirsiniz.
• Fiyat türü: Dosyadaki hangi fiyat sütununun kullanılacağını seçersiniz. Son tüketiciye satış yapıyorsanız price1 sütununu seçin.
• Oran: Dosyadaki fiyatların üzerine toplu olarak kâr veya indirim uygular. Değer çarpan olarak yazılır: 1,2 yazarsanız fiyatlar yüzde 20 artar. Fiyatları olduğu gibi aktarmak istiyorsanız bu alanı kullanmayın.
• Fiyatları hatalı gelen ürünleri pasifleştir: Hatalı fiyata sahip ürünleri pasif hale getirir.

Önemli: ideaOutput üzerinden aldığınız çıktıda fiyatlar her zaman KDV hariç gelir. Dosyanızda dahil ve hariç fiyatları karıştırmayın; yükleme sırasında seçtiğiniz KDV durumu tüm dosya için geçerlidir.

Detay Güncelleme

Ürünlerin açıklama bilgilerini işler. İlk kez detay güncellemesi yapıyorsanız "Sadece ürün bilgisi olmayan ürünlerin bilgilerini güncelle" seçeneğini işaretlemeyin.

Resim Güncelleme

Ürünlere görsellerini ekler. İlk kez resim güncellemesi yapıyorsanız "Sadece resmi olmayan ürünlerin resimlerini güncelle" seçeneğini işaretlemeyin.

• Resimleri belirteceğim URL'den çek: Görselleri belirttiğiniz adresten çeker. Resim isimlerinin ürün stok kodlarıyla aynı olması gerekir.
• Resim kaynağında bulunmuyorsa eski resmi koru: Kaynakta resim yoksa sistemdeki mevcut görselleri silmez.

Not: Görsel bağlantısı olarak dosyanın doğrudan adresini kullanın; adres tarayıcıda açıldığında sayfa değil görselin kendisi görünmelidir. Panele JPEG, PNG ve WebP formatındaki görseller aktarılabilir.

Ürününüzde tanımlı olmayan görsel sütunları için işlem sonunda bilgilendirme görürsünüz. Boş bıraktığınız sütunlar için bu bilgilendirmenin çıkması normaldir.

Mevcut Ürünleri Güncelleme

Var olan ürünlerinizde değişiklik yapmak için Entegrasyonlar > ideaOutput alanından 26 numaralı Standart Katalog Çıktısı v3 (EXCEL) dosyasını indirin, dosyada yalnızca değiştirmek istediğiniz sütunu güncelleyin ve Entegrasyonlar > Entegrasyonlar alanından geri yükleyin. Ardından yalnızca ilgili güncelleme adımını çalıştırmanız yeterlidir.

Panelden toplu düzenleme yapmak isterseniz Çoklu Ürün Güncelleme, ürünlerinizi sürekli güncellenen bir kaynaktan beslemek isterseniz XML Entegrasyonu Kullanımı sayfalarını inceleyebilirsiniz.

Bu adımları takip ederek Excel entegrasyonunu sorunsuz şekilde kullanabilirsiniz.