Webinar Nedir? Nasıl Kullanılır? Faydaları Nelerdir?

İnternetin ve dijitalleşmenin yaygınlaşması, hem iş hayatında hem de gündelik yaşantımızda etki eden ciddi değişiklikleri de beraberinde getiriyor. Daha önceden, oraya giderek yerinde yapmamız gereken birçok işlem ya da faaliyeti artık internet üzerinden online olarak gerçekleştiriyoruz. Yaşanan bu dönüşüm, pandemi şartlarında daha da hızlanmış durumda. Öncesinde sadece duyduğumuz, kulak aşina olduğumuz birçok kelime ya da kavram, şu an hayatımızın bir parçası. Bunlardan biri de webinar. Peki iş yaşantısında, kültür sanat etkinliklerinde, farklı konulardaki eğitimlerde ve daha pek çok alanda kullanılan webinar nedir?

Webinar Nedir? Nasıl Kullanılır?

“Webinar ne demek?” sorusunun cevabına bakmanın, bu kavramın ifade ettiklerini anlamayı kolaylaştıracağı söylenebilir. Bu kelime, “web” ve “seminer”in İngilizcesi “seminar”ın birleştirilmesi türetilmiştir; özetle internet üzerinden gerçekleştirilen seminer ya da toplantılar olarak tanımlanabilir. Söz konusu toplantılar iş amacıyla yapılabildiği gibi eğitim ya da eğlence amacıyla da düzenlenebilir.

Webinarlar, kişilerin fiziksel ortamda bir araya gelme zorunluluğunu kaldırmak başka olmak üzere birçok fayda sağlamaları nedeniyle son dönemde sıklıkla tercih edilmeye başlanmıştır. Bu durum da kaçınılmaz olarak “Webinar nasıl kullanılır? sorusunu gündeme getirir. Bu tür toplantıların yapılabilmesi oldukça kolaydır. İnternet bağlantısı bulunan bir bilgisayar ya da akıllı telefona, o toplantının gerçekleştirileceği webinar yazılımının kurulu olması bunun için yeterlidir.

Düzenleyici ve katılımcılar, bir webinar’ın olmazsa olmaz unsurlarıdır. Düzenleyici ya da sunucu, bu iş için kullanılacak yazılım üzerinden bir oturum oluşturur. Ardından katılımcılara o oturuma dair davet gönderir ya da bağlantı paylaşır. Katılımcıların da bu şekilde oturuma dâhil olması ile o webinar başlamış olur.

Webinar’ı Kimler Kullanmalıdır?

Bu tür uygulamalar, çok farklı alanlarda çalışan kişi ve kurumlar tarafından kullanılabilir. Bunlar arasında ilk akla gelen, elbette ki şirket çalışanları ve yöneticiler. Bu sayede, şirket içinde gerçekleştirilmesi gereken birebir ya da toplu görüşmeler, ev ortamında rahatlıkla yürütülebilir. Özellikle uzaktan çalışma koşulları açısından büyük avantaj sağlayan bu tür online görüşmeler ile toplantılar gerçekleştirebilir, eğitimler düzenleyebilirsin. İş süreçlerinin, uzaktan çalışma prensibini belirlemiş şirketlerde sorunsuzca yürütülmesini sağlayan webinarlar, aynı zamanda çalışanlar arasındaki ilişkiyi güçlendirmek ve kurumsal kültürün yerleşmesini sağlamak için de kullanışlıdır.

Webinar eğitimleri, son dönemde sıklıkla kullanılan bir çalışma türüdür. Bu tür eğitimler, şirketlerin bünyesindeki çalışanlara yönelik olarak gerçekleştirilebilir. Katılımcıların belli bir eğitim alanında toplanması zorunluluğunu ortadan kaldıran webinarlar, uzaktan çalışma koşullarında da şirket personelinin kendini geliştirmesine yardımcı olmak için kullanılabilir.

İnternet üzerinden gerçekleştirilen eğitimler, özellikle pandemi sürecinde bir iş modeli kimliği de kazanmıştır. Pek çok kurumsal ve bireysel girişim, uzmanı oldukları konularda ücret karşılığı eğitimler düzenlemekte, bu sayede gelir elde etmektedir. Kişilerin evlerinde kalmak zorunda olduğu süreçte, ilgili oldukları alanlarda daha derinlikli bilgiler edinmelerini sağlayan webinar seminerleri, son dönemin popüler çalışma modelleri arasında yer alır.

Webinarlar, şirketlerin ürün ve hizmetleri hakkında müşterilerini bilgilendirdiği ek hizmetler olarak da kullanılabilir. Türkiye’nin lider e-ticaret altyapı sağlayıcı IdeaSoft’un yürüttüğü IdeaAkademi projesi bunun en net örnek örneklerinden biridir. Bu proje kapsamında düzenlenen eğitimler ile IdeaSoft’un iş ortakları, hem bu altyapının kullanımına dair hem de e-ticaret ile ilgili farklı konularda ücretsiz eğitimler alabilmektedir.

Video izlemek artık gündelik hayatımızın vazgeçilmez bir parçası hâline gelmiş durumda. Bu şartlarda webinar’ın, video pazarlama taktikleri arasında sayılabilecek bir araca dönüştüğü söylenebilir. Düzenlediğiniz ve sosyal medya kanallarınızdan duyurusunu yapabileceğiniz bu toplantılarda ürün ve hizmetlerinizi potansiyel müşterilerinize en iyi şekilde tanıtabilirsiniz. Webinar’ın interaktif bir ortam yaratması da bu açıdan büyük bir avantaj sağlar. Katılımcılar size merak ettiklerini sorabilir ve ürün ya da hizmlerinize yönelik soru işaretlerini bu sayede giderebilirler. Bahsettiğimiz türden çalışmaların, YouTube’da sıklıkla karşımıza çıkan kanal tanıtım videosu türündeki içeriklerden ayrıldığı nokta da aslında tam burasıdır. Webinar çalışmaları, katılımcıları ya da bu duruma göre konuşursak müşterileri sadece izleyici konumundan çıkarır; onlara satıcılarla etkileşime girme imkânı sağlar. Bu türden çalışmalar e-ticaret sitesi açtıktan sonra izlenecek yollar arasında da değerlendirilebilir.

Webinar Kullanımının Faydaları Nelerdir?

Webinar, hem bireysel hem de kurumsal düzeyde kullanıcılarına çok büyük avantaj sağlayan bir araç olarak nitelendirilebilir. Bu avantajları şu şekilde sıralayabiliriz:

• Katılımcılar ve düzenleyicinin bir araya gelmesine gerek kalmadığı için zamandan tasarruf edilmesini sağlar.
• Evden ya da uzaktan çalışan şirketlerin faaliyetlerini sorunsuz şekilde yürütmesine yardımcı olur.
• Ani gelişen durumlarda vakit kaybetmeden düzenlenebilen toplantılar sayesinde hızlı aksiyon alınmasını kolaylaştırır.
• Bir yerden başka bir yere gitme zorunluluğu olmadığından ulaşım giderlerini ciddi anlamda düşürür.
• Farklı şehir ya da ülkelerde çalışanları bulunan şirketlerin toplantı yapmasını mümkün kılar.
• Sahip olduğu ekran paylaşma gibi özelliklerle odaklanılan konunun katılımcılar tarafından daha rahat şekilde kavranmasının önünü açar.
• Hem şirket çalışanları hem de bireylerin kendilerini farklı alanlarda geliştirmesini sağlar.
• Ekip ruhu ve kurum kültürünün güçlenmesine ve yerleşmesine katkı yapar.
• Görsel yönü de olduğu için telefon görüşmelerinine kıyasla daha güçlü bir iletişim kurulmasını olanaklı kılar.
• Kullanımı oldukça kolaydır. Öğrenmek için ekstra çaba gerektirmez.

Webinar Özellikleri Nedir?

Webinar’ın sahip olduğu özellikler, bu yolla gerçekleştirilen çalışmaların daha verimli geçmesi konusundaki en büyük etkenlerden biridir. Söz konusu özellikler yazılımdan yazılımı farklılık gösterebilir. Ama bu amaçla kullanılan çoğu programlarda kimi özellikler standart hâline gelmiştir. Bu özellikler şunlardır:

• Slayt Gösterileri: Webinar’ın en önemli özellikleri arasında yer alan slayt gösterileri, daha önceden hazırlanmış görsellerin oturum esnasında katılımcılarla paylaşılmasına olanak tanır. Odaklanılan konuya dair özet bilgiler, tablolar, grafikler ya da veriler içeren bu slaytların gösterilmesi, yapılan çalışmanın çok daha verimli geçmesini, anlatılanların havada kalmamasını sağlar.

• Video Akışları: Statik görseller yerine, çalışmalar esnasında videolarla da kullanılabilir. İşlenen konuya göre özel olarak olarak hazırlanmış videolar bilgisayarın üzerinden gösterilebileceği gibi bunun için, başta YouTube olmak üzere farklı platformlardan yararlanmak da mümkündür. Başarılı şekilde hazırlanmış videolar, yürütülen çalışmaların hedefine oluşmasını kolaylaştırır.

• Ek İndirmeler: Webinar’da konuşmacı ya da eğitimci pozisyonunda olan kişi, katılımcılara yardımcı olması için bazı notlar ya da dosyalar hazırlayabilir. Ek indirme özelliği sayesinde bu dosyalar, oturum sırasında son derece pratik şekilde paylaşılabilir. Bu notların ulaştırılması için kullanıcılara e-posta atmak gibi fazladan çaba gerektiren işlemlerle vakit kaybedilmesini engeller.

• Soru-Cevap: Webinar’ın en faydalı özelliklerinden biri de interaktif olmasıdır. Bu şekilde yürütülen çalışmalarda katılımcılar, konuşmacıya istedikleri soruları rahatlıkla sorabilir. Böylelikle konu hakkında akıllarında oluşan soru işaretleri ortadan kalkar ve daha derinlikli bir bilgi aktarımına uygun şartlar sağlanır. Soru sorma, yazarak ya da doğrudan katılımcının söz alması ile gerçekleştirilebilir.

• Anket: Çalışma dâhilinde herhangi konu hakkında katılımcıların genel görüşünü ya da yönelimini öğrenme ihtiyacı ortaya çıkabilir. Anket özelliği, bu anlamda oldukça kullanışlıdır. Bu özellik, ayrıca webinar etkinlikleri tamamlandıktan sonra katılımcıların memnuniyetlerini ölçmek ve onlardan geri bildirim almak için de tercih edilebilir.

Webinar Nasıl Hazırlanır?

Webinar, teknik olarak gerçekleştirilmesi son derece basit bir çalışma biçimi olsa da özenli bir hazırlık aşaması gerektirir. Aksi hâlde yapılan çalışma, konuşmacı için bir başarısızlığa dönüşebilir, katılımcılara da beklenen katkıyı sağlayamaz. Sonuçta ortaya ciddi bir zaman ve enerji kaybı çıkabilir. Verimli bir webinar çalışması hazırlamak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz.

Konuyu Seçin ve Araştırın

Hazırlık aşamasının ilk adımı belirlenen hedef doğrultusunda webinar’ın konusunun seçilmesidir. Bu konuda herhangi bir sınırlamadan söz edilemez. Söz konusu çalışma, bir şirketin çalışanlarına için gerçekleştirilecekse doğrudan iş alanına yönelik olması, ilk akla gelen alternatiftir. Fakat aynı grubuna, tamamen işten bağımsız, daha eğlenceli, kültür-sanat konularına odaklanan bir çalışma yürütülmesi çalışan motivasyonun artırılması açısından son derece verimli olabilir.

Konu seçimi esnasında dikkat edilmesi gereken önemli bir detay, ilk anda kulağa çok cazip gelen fikrin detaylara inildiğinde kısır kalma riski taşımasıdır. Bu gibi olumsuz durumlarla karşılaşmamak adına, seçilmesi düşünülen konuların detaylı şekilde araştırılması ve o konu özelinde nasıl bir akış oluşturulabileceğine dair bir ön çalışma yürütülmesi gerekir.

Webinar Formatını ve Araçlarını Belirleyin

Konunun seçilmesinin ardından sıra, formatın belirlenmesine gelir. Bu noktadaki en önemli belirleyici faktör, webinar içeriğidir. Kimi içerikler için tek konuşmacılı bir format uygunken başka içerikler, bir moderatörün yönettiği, birden fazla konuşmacının dâhil olduğu bir çalışmayı gerektirebilir. İçeriğe göre formatın seçilmesinin ardından bu tip çalışma için hangi aracın en ideal şartları sağlayacağı belirlenmelidir. Kullanılacak aracın seçilmesinde sağladığı özelliklerin yanında fiyat/performans oranı gibi etkenlere de dikkat etmek, çalışmanın imkânları zorlamaması açısından önemlidir.

Ekipmanınızı Toplayın

Bir webinar’ın verimli geçmesi, konuşmacının doğru ekipmanları kullanması ile doğrudan ilişkilidir. Konuşmacının hem görsel hem de işitsel anlamda katılımcılara en iyi kaliteyi sunması gerekir. Dolayısıyla kullanılacak kamera ve mikrofon, bu konudaki beklentileri en iyi şekilde karşılayacak niteliklere sahip olmalıdır.

Benzer şekilde, webinar’ın gerçekleştirileceği ortam da son derece önemlidir. Yeterli düzeyde ışık almayan, bu nedenle ilgi çekici bir görsellik sunmayan ortamlardan yapılan sunumlarda katılımcıların ilgisi kolayca dağılabilir. Aynısı, konuşmacının bulunduğu ortamın dekorasyonu için de söylenebilir. Arka planda konu ile alakası olmayan objelerin yer alması, amatör bir imaj yaratabilir.

Webinar'ınız İçin İçerik Geliştirin

Seçilen konu dâhilinde webinar’ın daha ilgi çekici ve bilgilendirici olması adına bir içerik çalışması yürütülmelidir. Bu çalışmanın kapsamına konuya dair bilgilerin bulunması, sunum, görsel ya da videoların hazırlanması girebilir. Bu yardımcı unsurlar ne denli özenli ve içerik açısından doyurucu olursa webinar’ın başarıya ulaşma ihtimali de aynı oranda artar.

Eğitimci ya da konuşmacı, çalışma öncesi ya da sırasında katılımcılarla paylaşmak adına kimi not ve dosyalar da hazırlayabilir. Çalışmanın içeriğine bağlı olarak katılımcılardan bu notlar doğrultusunda bir ön hazırlık yapmaları da istenebilir.

Webinar'ınızı Tanıtın

Tam anlamıyla bir iletişim çağında yaşıyoruz. Bu çağda yapılacak her türlü faaliyetin geniş kitlelere duyurulması büyük önem taşıyor. Dolayısıyla gerçekleştirmeyi planladığınız webinar’ın tanıtımını yapmanız, potansiyel katılımcıların bu çalışmadan haberdar olmasına yardımcı olur.

Sosyal medya, bu tür çalışmaları duyurmak ve tanıtmak adına en uygun mecra olarak işaret edilebilir. Bu mecralarda yapılan paylaşımların yanında verilecek reklamlarla daha geniş bir kitleye ulaşmak mümkün olur. Webinar’ın içeriğini tanıtan bir video ya da web sitesi de tanıtım açısından son derece kullanışlı araçlar arasında yer alır.

Prova yapın

Prova yapmak, hemen her konuda olduğu gibi webinarlar için de yapılan hazırlığın pratiğe dökülmesi sırasında oluşabilecek aksaklıkları gidermek adına oldukça faydalıdır. Hazırlıklar ile oluşturulmuş yol haritasına son hâlini vermek ancak yapılan provalarla mümkün olur. Aksi hâlde başta zaman yönetimi olmak üzere birçok konuda, öngörülemeyen sorunlar ortaya çıkabilir ve çalışmanın hedefine ulaşması zorlaşır.

Webinar'ınızı Gerçekleştirin

Tüm hazırlıkların tamamlanmasının ardından son adım, webinar’ın gerçekleştirilmesidir. Çalışmanın tamamlanmasının ardından isterseniz o esnada isterseniz daha sonra e-posta yoluyla katılımcılara ulaşarak bir geri bildirimde bulunmalarını talep edebilirsiniz. Yapılan geri dönüşleri göz önünde bulundurarak yaptığınız dokunuşlar, webinar’ınızın sonraki oturumlarını daha verimli ve etkili hâle getirmenize yardımcı olur.

Webinar Programları ve Özellikleri Nelerdir?

Webinarlar için kullanabileceğiniz pek çok program vardır. Bu yazılımlar, genel itibarı ile aynı amaca hizmet etmese de sahip oldukları özellikler açısından birbirlerinden ayrılır. En çok tercih edilen webinar programları şu şekilde sıralayabiliriz.

Demio

En başarılı webinar programlarının başında gelir. Güncel tasarımı ile dikkat çeker. Hem canlı hem de önceden kaydedilmiş webinarlar için kullanılabilir. Diğer öne çıkan özellikleri:

• Kayıt alma olanağı
• Katılımcılar ve koordinatör arasında özel mesaj imkânı
• Çalışmanın başarısını ölçmeye yarayan analiz araçları
• Çalışmanın tekrarını e-posta adreslerine iletebilme kolaylığı
• Şirkete özel kayıt ekranı oluşturabilme

WebinarNinja

Yürütülecek çalışmalar için gerekli olan hemen hemen tüm ayrıntıları kapsar. Modern, özellikle şirketler ve pazarlamacılar için çok kullanışlı bir arayüze sahiptir. Diğer öne çıkan özellikleri:

• Hem ödemeli hem de ücretsiz webinarlar düzenleyebilme imkânı
• Facebook Pixel kodu ile reklam ekleyebilme
• Canlı ve kaydedilmiş videoları birleştirebilme
• Performans raporları
• Aynı anda birden fazla sunucu ile kullanılabilme
• Farklı uygulamalarla entegre edilebilme

JetWebinar

Yüksek performansı ile öne çıkar. 10 binden fazla katılımcısı olan oturumlarda dahi çok kısa bir gecikme süresi vadeder. Diğer öne çıkan özellikleri:

• Kaydedilmiş webinarlar belirlenen zamanlarda otomatik oynatabilme
• Gerçek zamanlı sohbet imkânı
• Ücretsiz eğitimler
• Performans analizini kolaylaştırıcı araçlar

GoToWebinar

Satın alınan pakete göre kullanıcı sınırlaması uygulaması vardır. Kolay kullanımına sahip arayüzü ile dikkat çeken programlardan biridir. Diğer öne çıkan özellikleri:

• Canlı webinar kayıtlarını katılımcılara iletebilme
• Webinarlara yönelik hatırlatma e-postaları atma imkânı
• Canlı sohbet, anket ve gönderdiğiniz dosyalarla interaktif bir ortam yaratabilme
• Özelleştirilmiş karşılama sayfaları
• Performans bilgileri

WebEx

Özellikle toplantılar, online eğitimler ve ekip iletişimi için son derece idealdir. Pazarlama ihtiyacı duymayan şirket ya da topluluklar, bu programı tercih edebilir. Diğer öne çıkan özellikleri:

• Farklı etkinlik, toplantı ve konferanslar düzenlemeye yatkın altyapı
• İş toplantıları ve fikir alışverişleri için oldukça kullanışlı olan beyaz tahta aracı
• Dosya paylaşımı
• İnsanları webinar’a otomatik olarak davet edebilme

GetResponse

Temelde bir e-posta pazarlama platformu olsa da webinar özellikleri de oldukça yeterlidir. Her iki hizmeti de aynı anda satın almayı düşünenler için iyi bir alternatif olarak dikkat çeker. Diğer öne çıkan özellikleri:

• Oturumları çok hızlı şekilde planlayabilme
• Katılım ve performans raporları
• Daha geniş bir kitleye ulaşmayı sağlayan YouTube entegrasyonu
• Seminerleri kaydedebilme
• Yüksek güvenlik önlemleri
• İnteraktif beyaz tahta ve canlı sohbet fonksiyonları

ClickMeeting

Bu tür bir programa yönelik hemen hemen tüm beklentilerinizi karşılar. Tek eksik yani webinarlar arasında otomatik geçiş fonksiyonunun bulunmamasıdır. Diğer öne çıkan özellikleri:

• Seminerde görev alacak kişiler için alt hesap oluşturabilme
• Özelleştirilmiş davetiye ve bekleme odaları
• Kayıt alma
• İnteraktif beyaz tahta ve canlı sohbet
• Analiz raporları

Zoom

En popüler webinar yazılımı olduğu rahatlıkla söylenebilir. Sadece canlı görüşme ve toplantılar yapmak isteyenler için son derece uygun fiyatı ile öne çıkar. Diğer öne çıkan özellikleri:

• Canlı sohbet ve anket gibi interaktifliği artırıcı özellikler
• 100 kişiye kadar webinar yapabilme
• Facebook Live ve YouTube entegrasyonu
• Oturum yöneticisinin süreci kontrol etmesini kolaylaştırma
• İşitme zorluğu yaşayan ya da sessiz bir ortamda olması gereken kişiler için altyazı oluşturabilme

Webinar Sonrası Neler Yapılabilir?

Webinar sonrası, aldığınız kayıtları açtığınız YouTube kanalına yükleyebilirsiniz. Bu yönde vereceğiniz karar, çok daha fazla kişiye ulaşmanızın önünü açacağı gibi marka bilinirliğinizi ve imajınızı da destekler. Bu konuda iyi bir örnek için IdeaSoft’un YouTube kanalındaki oynatma listesine göz atabilirsiniz.