Hepsiburada Entegrasyonu 

Hepsiburada Entegrasyonu ile ideasoft panelinizdeki ürünleri Hepsiburada mağazanıza aktarabilir, mevcut Hepsiburada ürünlerinizle eşleştirebilir, siparişlerinizi ve müşteri sorularınızı tek arayüzden takip edebilirsiniz.

Önemli: Bu entegrasyon size Hepsiburada mağazası açmaz. Kullanabilmek için öncelikle Hepsiburada'da satıcı olmanız ve mağazanızın açılmış olması gerekir.

Uygulamanın Kurulumu

Panelinizde Uygulamalar > Tüm Uygulamalar bölümüne gidip Hepsiburada Entegrasyonu uygulamasını aratın. Uygulamanın üzerinde Ücretsiz ibaresi görünüyorsa paketinize dahildir; bir ücret görünüyorsa satın almanız gerekir.

Entegrasyon işlemlerinin tamamı uygulamanın kendi arayüzünde yürütülür. Uygulama açıldığında sol tarafta Anasayfa, Ürün Yönetimi, Şablonlar, Siparişler, İşlemler, Ürün Soruları ve Ayarlar bölümlerini görürsünüz. Ekranın üst kısmındaki pazaryeri simgelerinden Hepsiburada, Trendyol, N11 ve diğer entegrasyonlarınız arasında geçiş yapabilirsiniz.

Merchant ID ve Secret Key Bilgileri

Uygulamanın ilk giriş ekranında sizden Hepsiburada Merchant ID ve Hepsiburada Secret Key bilgileri istenir. Merchant ID mağazanıza ait mevcut bir bilgidir ve Hepsiburada satıcı panelinizde yer alır. Secret Key bilgisini görebilmek için önce ideasoft entegratörünü aktif etmeniz gerekir.

ideasoft Entegratörünü Aktif Etme

1. Hepsiburada satıcı panelinizde Hesabım > Entegrasyon > Entegratör Bilgileri bölümüne gidin.
2. Entegratör Ekle seçeneğine tıklayın.
3. Entegratör kullanıcı adı alanına ideasoft_dev yazıp aratın, çıkan sonucu seçip kaydedin.
4. Entegratörün aktif hale gelmesi ortalama beş dakika sürer.
5. Aktifleştikten sonra listede yer alan ideasoft_dev satırındaki anahtar simgesine tıklayın. Secret Key bilginiz burada görüntülenir.
6. Merchant ID ve Secret Key bilgilerinizi uygulamanın giriş ekranına girerek entegrasyonu başlatın.

Ayarlar

Uygulamadaki Ayarlar bölümü üç alandan oluşur.

Genel Ayarlar

• Hepsiburada Merchant ID: Mağazanıza ait kimlik bilgisidir.
• Hepsiburada Secret Key: Entegratör bilgileri ekranındaki anahtar simgesinden alınan güvenlik anahtarıdır. Bu alan boş veya hatalı bırakıldığında entegrasyon çalışmaz.

Aktarım Ayarları

• Otomatik Stok Senkronizasyonu: ideasoft ile Hepsiburada arasındaki stokların güncel kalmasını sağlar.
• Otomatik İptal Edilen Stok Senkronizasyonu: Hepsiburada'da iptal edilen siparişlerdeki ürünlerin stoklarının sisteme geri işlenmesini sağlar.

Webhook Ayarları

Webhook kullanıcı adı ve şifresi, Hepsiburada'dan gelen sipariş ve durum bildirimlerinin sisteme anlık olarak iletilmesini sağlar. Bu alanlar entegrasyon tarafından oluşturulur.

Not: Stok senkronizasyonu çift taraflı çalışır. Hepsiburada'dan satılan üründe ideasoft stoğunuz, ideasoft'tan satılan üründe Hepsiburada stoğunuz düşer. Fiyat çift taraflı değildir; yalnızca ideasoft'tan Hepsiburada'ya, o da Fiyat ve Stok Güncelle işlemiyle gönderilir.

Şablon Oluşturma

Şablon, ürünlerinizin Hepsiburada'ya hangi kurallarla gönderileceğini belirler. Şablonlar bölümünden Şablon Ekle diyerek oluşturursunuz. Kategorilerin komisyon oranları farklı olduğu için kategori bazlı birden fazla şablon hazırlayabilirsiniz.

• Şablon adı: Şablonu ayırt edebileceğiniz bir isim verin.
• Fiyat: Satış fiyatınız olan Fiyat 1 alanını bir oranla çarparak gönderebilirsiniz. Örneğin yüzde yirmi eklemek için oran alanına 1,20 yazın. Dilerseniz Fiyat 2, 3, 4 veya 5 alanlarından birini seçip oran vermeden de gönderebilirsiniz.
• Kargo gönderim süresi: Siparişten sonra ürünü kaç gün içinde kargoya vereceğinizi belirler.

Kategori Eşleştirme

Ürün Yönetimi > Eşleştirmeler bölümünden Kategori Eşleştirmesi Ekle seçeneğine tıklayın. Panelinizdeki kategoriyi en alt kırılıma kadar seçin, karşılığı olan Hepsiburada kategorisini de aynı şekilde en alt kırılıma kadar belirleyin, şablonu seçip kaydedin. Bu işlemi göndermek istediğiniz tüm kategoriler için tekrarlayın.

Aktarılacak Ürünleri Belirleme

Eşleştirmeyi tamamladıktan sonra ürün listesine geçip Hepsiburada'ya göndermek istediğiniz ürünlerin durumunu aktif hale getirin. Tüm ürünleri seçip toplu işlemlerden de aktif yapabilirsiniz.

Ürün için zorunlu bilgiler: Bir ürünün pazaryerine aktarılabilmesi için ideasoft panelinde markası, barkodu ve stok kodu girilmiş olmalıdır. Ürününüzün gerçek bir barkodu yoksa kendi belirlediğiniz bir barkodu da kullanabilirsiniz. Stok kodu girilmemişse sistem otomatik olarak bir stok kodu atar.

Varyantlı Ürünlerde Barkod Kuralı

Varyantlı ürünlerde ana ürünün barkodu ile her varyantın barkodu birbirinden farklı olmak zorundadır. Varyant eklendiğinde stok kodu otomatik olarak değişir ancak barkod değişmez. Bu nedenle her varyantın barkodunu tek tek ya da Excel ile toplu olarak düzenlemeniz gerekir. Barkodları düzenledikten sonra her varyantın beden, renk veya ölçü bilgilerini de girip kaydedin.

Özellik Eşleştirme

Aktif ettiğiniz ürünler için özellik eşleştirmesi yapmanız gerekir. Ürünün yanındaki özellik eşleştirme bağlantısına tıklayıp Hepsiburada'nın istediği alanları doldurun. Kırmızı yıldızla işaretli alanlar zorunludur; diğerlerini de doldurmanız ürününüzün filtrelerde daha görünür olmasını sağlar. Varyantlı ürünlerde tüm varyantların zorunlu özellikleri de eşleştirilmelidir.

Aynı özelliklere sahip birden fazla ürününüz varsa hepsini seçip toplu eşleştirme yapabilirsiniz. Belirlediğiniz özellikler seçtiğiniz tüm ürünlere uygulanır.

Dikkat: Toplu eşleştirmede marka gibi ürüne göre değişen alanlar da aynı değerle işlenir. Farklı markalara sahip ürünleri birlikte eşleştirirseniz sonradan düzeltmeniz gerekir. Hepsiburada, ürüne uymayan filtre gördüğünde ürünü satıştan çıkarıp düzeltmenizi ister.

Ürünleri Aktarma ve Güncelleme

Aktarım işlemleri uygulamanın Anasayfa ve Ürün Yönetimi ekranlarının üst kısmındaki butonlarla yürütülür.

• Ürünleri Aktar: Eşleştirmesi tamamlanmış aktif ürünleri Hepsiburada'ya gönderir.
• Ürün Aktarım Raporu: Hangi ürünlerin aktarıldığını, hangilerinin aktarılamadığını ve nedenini gösterir.
• Fiyat ve Stok Güncelle: ideasoft tarafındaki güncel fiyat ve stok bilgilerini Hepsiburada'ya gönderir.
• Fiyat-Stok Güncelleme Raporu: Güncelleme işleminin sonucunu gösterir.
• Hepsiburada Ürünleri Eşleştir: Hepsiburada mağazanızda halihazırda bulunan ürünlerle panelinizdeki aktif ürünleri eşleştirir. Ürünleriniz zaten Hepsiburada'da satıştaysa yeniden aktarmak yerine bu seçeneği kullanarak stok senkronizasyonunu başlatabilirsiniz.

Aktarım genellikle beş ila on dakika sürer. Aktarılan ürünlerinizi Hepsiburada satıcı panelinizde Ürünler sekmesindeki onay bekleyen ürünler alanında görebilirsiniz.

Fiyat güncellemesi otomatik değildir: Panelde yaptığınız fiyat değişikliği Hepsiburada'ya kendiliğinden yansımaz. Fiyatın gitmesi için Fiyat ve Stok Güncelle işlemini çalıştırmanız gerekir. Stok ise otomatik senkronize edilir.

Hepsiburada'ya gönderilen ürün artık bir Hepsiburada ürünüdür. İki taraf arasındaki bağ yalnızca stok senkronizasyonudur. Hepsiburada'da yaptığınız indirim ideasoft'u, ideasoft'ta yaptığınız indirim Hepsiburada'yı etkilemez. Ürünü panelden silmeniz de Hepsiburada'daki ürünü silmez.

Anasayfa Özeti

Uygulamanın Anasayfa ekranında entegrasyonunuzun durumunu gösteren dört kart bulunur: aktarımı tamamlanan ürünler, aktarım sırasındaki ürünler, fiyat ve stok aktarımı sırasındaki ürünler ile durumu aktif olan ürünler. Kartların altındaki bilgilendirme kutusu, eşleştirme işlemlerinizin tamamlanıp tamamlanmadığını ve sırada hangi adımın olduğunu belirtir.

Listelemeler

Ürün Yönetimi > Listelemeler bölümü Hepsiburada entegrasyonuna özel bir ekrandır ve diğer pazaryeri entegrasyonlarında bulunmaz. Bu ekranda Hepsiburada'daki ürünlerinizi tek tablo halinde görürsünüz.

Tabloda Hepsiburada stok kodu, mağaza stok kodu, satın alma limiti, stok adedi, fiyat, kargolanma süresi, Hepsiburada komisyon oranı ve ürünün durumu yer alır. Satın alma limiti, stok adedi, fiyat ve kargolanma süresi alanlarını doğrudan bu tablodan düzenleyip Güncelle butonuyla kaydedebilirsiniz. Mağaza stok koduyla arama yaparak aradığınız ürüne hızlıca ulaşabilirsiniz.

İpucu: Durum sütununda engellendi görünen ürünler Hepsiburada tarafında satışa kapatılmış ürünlerdir. Bu ürünler için aktarım raporunu inceleyip belirtilen eksikleri gidermeniz gerekir.

Siparişler

Hepsiburada siparişlerinizi uygulamanın Siparişler bölümünden takip edebilirsiniz. Siparişler durumlarına göre ayrı listelerde gruplanır:

• Yeni Siparişler
• Paketlenmiş Siparişler
• Faturası Yüklenmemiş Siparişler
• Kargodaki Siparişler
• Teslim Edilen Siparişler
• Teslim Edilemeyen Siparişler
• İptal Edilen Siparişler
• İade Taleplerim

Yeni gelen siparişleri bu ekrandan işleme alabilir, sipariş durumlarını takip edebilir ve iade taleplerinizi görüntüleyebilirsiniz.

Not: Sipariş işlemlerinin tamamı Hepsiburada Entegrasyonu uygulamasının kendi arayüzünde yürütülür. Bu siparişler şu anda ideasoft panelinizdeki Siparişler sayfasında listelenmez.

İşlemler

İşlemler bölümü iki alt başlıktan oluşur.

• Stok Senkronizasyonu: Hepsiburada ile ideasoft arasında gerçekleşen stok hareketlerini listeler. Tabloda kaynak ve hedef sistem, aksiyonun türü, ürün adı, stok kodu, barkod, güncel ürün adedi, sipariş adedi, sipariş kalemi kimliği, işlemin durumu ve tarihi yer alır. Bir stok hareketinin başarıyla işlenip işlenmediğini buradan doğrulayabilirsiniz.
• Raporlar: Aktarım ve güncelleme işlemlerine ait raporlara buradan ulaşabilirsiniz.

Ürün Soruları

Hepsiburada üzerinden gelen ürün sorularını Ürün Soruları ekranından görüntüleyip yanıtlayabilirsiniz. Ekranın üst kısmındaki kartlarda bekleyen, sonuçlanan, sorun bildirilen ve acil durumdaki soru sayıları görünür. Listede soru numarası, ürün, stok kodu, konu, soru ve cevap metni, soru tarihi, son tarih ve kalan süre yer alır. Stok koduyla arama yapabilir, detaylı arama ile filtreleyebilirsiniz.

Sorulara verdiğiniz cevaplar Hepsiburada tarafına otomatik olarak iletilir. Uygunsuz içerikli bir soru için sorun bildirebilirsiniz.

Önemli: Müşteri soruları bir iş günü içinde cevaplanmalıdır. Ekrandaki kalan süre sütunundan hangi sorunun ne kadar zamanı kaldığını takip edebilirsiniz.

Sık Karşılaşılan Hatalar ve Çözümleri

HTTP 403 Hatası

Bu hata, Ayarlar bölümündeki Hepsiburada Secret Key alanının boş bırakılmasından kaynaklanır. Hata ekranınızda HTTP/2 403 biçiminde de görünebilir. Secret Key bilgisini entegratör bilgileri ekranındaki anahtar simgesinden alıp ilgili alana girin ve kaydedin.

Özellik Eşleştirme Bölümü Açılmıyor

Genellikle Hepsiburada Secret Key bilgisinin hatalı olmasından kaynaklanır. Ayarlar bölümünden bilgiyi doğru şekilde güncelleyin; doğru kaydedildiğinde eşleştirme alanı açılacaktır.

Katalog Onay Süreci Uyarısı

Aktarım raporunda ürünün eşleşme veya katalog sürecinde olduğunu belirten uyarı bir hata değil, bilgilendirmedir. Ürününüz Hepsiburada katalog onay sürecindedir ve bu süreçte aynı ürün için yeniden aktarım yapılamaz. Onay durumunu Hepsiburada tarafında katalog ve aksiyon bekleyenler alanından takip edebilirsiniz.

Barkod Benzersiz Olmalı Uyarısı

Ürünlerinizde veya varyantlarınızda aynı barkodun kullanılmasından kaynaklanır. Varyantlar dahil tüm barkodların birbirinden farklı olduğundan emin olun.

Barkodda Geçersiz Karakter Hatası

Barkod alanında yalnızca harf ve rakam kullanılabilir. Soru işareti, eğik çizgi, yüzde, artı, alt çizgi, yıldız gibi özel karakterleri ve boşlukları kaldırın. Düzenleme sonrasında ürün eski barkodla kaydedilmişse ürün durumunu pasif yapıp yeniden aktif edin, özellik eşleştirmesini tekrarlayın ve aktarımı yeniden başlatın.

Ürün Açıklaması Boş Hatası

Hepsiburada, açıklaması boş olan ürünleri kabul etmez. Ürün detayına açıklama ekleyip aktarımı tekrarlayın.

Ürün Adı ve Açıklama Değişiklikleri Yansımıyor

Entegrasyon üzerinden yalnızca fiyat ve stok güncellemesi yapılır. Ürün adı, açıklama veya diğer detay bilgilerindeki değişikliklerin yansıması için ürünü Hepsiburada hesabınızdan silip yeniden aktarmanız gerekir.

Fiyat ve Stok Güncellemeleri Çalışmıyor

En yaygın nedeni, ideasoft tarafındaki stok kodunuz ile Hepsiburada'daki satıcı stok kodunuzun birebir aynı olmamasıdır. Hepsiburada tüm stok kodlarını büyük harfle işler; bu nedenle stok kodlarınızı panelde de büyük harfle düzenlemeniz gerekir. Ayrıca Ayarlar bölümünden stok senkronizasyonunun aktif olduğunu kontrol edin.

İndirimli Ürünün İndirimsiz Fiyatını Göndermek

Entegrasyon, şablonda seçtiğiniz fiyat alanını esas alır. Fiyat 1 seçiliyse ve bu fiyatta tanımlı bir indirim varsa indirimli fiyat gönderilir. İndirimsiz fiyatı göndermek için fiyatı Fiyat 2, 3, 4 veya 5 alanlarından birine aktarıp şablonda bu alanı seçin.

Hepsiburada Tracking ID İsterse

Hepsiburada bir hata incelemesi için Tracking ID isterse, bu bilgiyi aktarım raporunun üst kısmında bulabilirsiniz. Tracking ID yalnızca son aktarımda yer alan ürünler için geçerlidir; ürün daha önce aktarıldıysa ve son raporda görünmüyorsa o ürün için inceleme yapılamaz.

Hatalı Aktarım Sonrası Ürünleri Yeniden Yükleme

1. Hepsiburada hesabınızdaki ilgili ürünleri envanterden ve aksiyon bekleyenler alanından tamamen silin.
2. Hepsiburada'nın sistem işleyişi gereği bir ile iki gün bekleyin.
3. Bekleme süresi sonunda entegrasyon uygulamasında ürünleri pasif hale getirip yeniden aktif edin.
4. Aktarımı yeniden başlatın.

Not: Aktarım raporlarında görünen kategori, özellik, marka ve barkod kuralları Hepsiburada tarafından belirlenir, ideasoft tarafından değil. Gerekli alanları tamamladığınız halde hata devam ediyorsa Hepsiburada satıcı desteğiyle iletişime geçebilirsiniz.

Hepsiburada'daki Mevcut Ürünlerinizi Panele Aktarmak

Ürünleriniz halihazırda Hepsiburada'da satıştaysa bunları tek tek panele eklemenize gerek yoktur. Hepsiburada satıcı panelinizdeki ürünler bölümünden ürün Excel dosyanızı indirip destek kaydı ile bize iletebilirsiniz. Ürünleriniz panele aktarıldıktan sonra kategori eşleştirmelerinizi yapıp Hepsiburada Ürünleri Eşleştir işlemiyle stok senkronizasyonunu başlatabilirsiniz.

İpucu: Hepsiburada entegrasyonu, Trendyol ve N11 entegrasyonlarıyla aynı mantıkla çalışır; ayarlar, şablon, eşleştirme ve aktarım adımları birebir aynıdır. Listelemeler ekranı ise yalnızca Hepsiburada entegrasyonunda bulunur. Diğer pazaryerleri için Trendyol Entegrasyonu ve N11 Entegrasyonu sayfalarımızı inceleyebilirsiniz.

Yaklaşan Hepsiburada Entegrasyonu Güncellemesi

Yeni Güncelleme: Eylül ayında yayımlanacak güncellemeyle Hepsiburada siparişleriniz, ideasoft üzerinden aldığınız siparişlerle aynı ekranda listelenecek. Böylece tüm siparişlerinizi tek bir yerden yönetebileceksiniz.