E-Fatura Uygulamaları Kurulumu

App Store FaturaHub E-Fatura Uygulamaları Kurulum Aşamaları

FaturaHub'a Giriş ve Yeni Kullanıcı Kayıt Ekranları

Karşılama

1. IdeaSoft satın alma süreci ve kullanıcı panel yetkilerinin tamamlanmasının ardından "Yeni Kullanıcı" seçeneği ile devam eden kullanıcının yönlendirileceği ilk sayfadır. Kullanıcı bu sayfa da yer alan bilgileri tamamlamak zorundadır. Burada yer alan adımlar sağlandıktan sonra kullanıcı için FaturaHub portal hesabı oluşturulur ve devamında yer alan bütün bilgiler kullanıcı portalına işleyecek şekilde ilerler.

Bu adımdan sonra bir şekilde akışın dışarısında kalan kullanıcı portala erişmek için FaturaHub Portal adresine gidebilir ve vermiş olduğu bilgiler ile portala giriş yapabilir. Eksik ya da tamamlanması gereken bilgileri portal üzerinden de sağlayabilir.

2. Kullanıcı portal bilgileri için gerekli adımı tamamladıktan sonra Fatura ve Adres bilgileri düzenleme adımına gelir. Burada yer alan bütün bilgileri daha sonra portal üzerinden giriş yaparak da düzenleyebilir. Sayfa açıldığında, kullanıcının IdeaSoft hesabı üzerinde Ayarlar > Tanımlamalar altında örtüşen bilgileri doğrudan çekilir ve kullanıcı isterse düzenleme şansına sahiptir.

Fatura ve Adres bilgileri her bir E-Fatura ve E-Arşiv gönderimi açısından önemlidir. Uygulamanın çalışabilmesi için şu an olmasa bile sonrasında portal üzerinden sayfanın ilerleyen alanlarında anlatıldığı üzere tamamlanması gerekmektedir.

3. Bu adımda kullanıcıdan App Store'dan seçmiş ve satın almış olduğu Özel Entegratör’e göre istenen zorunlu bağlantı bilgilerini talep ediyoruz. Seçilen uygulamaya göre giriş yapılması beklenen bağlantı bilgileri değişkenlik gösterebilir. (Sayfada yer alan görsellerde Uyumsoft entegratörü örnek alınarak hazırlanmıştır.)

Kullanıcı arzu ederse portal üzerinden de bu bilgilerin girişini sonrasında tamamlayabilir. Bu adım dahil herhangi bir süreçte yaşayacağı problem için destek@faturahub.com adresine e-posta gönderebilir.

Portal İşlemleri

Mağaza Kontrol / IdeaSoft'un Eklenmesi

Kullanıcılar FaturaHub portala girdikten sonra sol menü içerisinden "Mağaza Ayarları" sekmesine gelip, IdeaSoft platform kaydını görüntüleyebilirler. Burada API Durumu = Pasif olması durumunda kullanıcının destek birimi ile irtibata geçmesi gerekmektedir. Pasif konumda yer alan mağaza entegrasyonu için sipariş aktarımı sağlanmayacaktır.

Özel Entegratör Profil Ayarları

Karşılama başlığı altında yer alan 2. ve 3. adımları eksik bilgi ile ilerletmiş kullanıcılar sol menü içerisinde Entegratör Ayarları > Entegratör Tanımlama ekranı üzerinden ilgili işlemlerini tamamlayabilirler.

Burada Özel Entegratör olarak kullanıcının App Store üzerinde seçmiş ve satın almış olduğu entegrasyon kayıt edilir. İlgili satırın sağ tarafında bulunan düzenle ikonu ile entegratör ayarları düzenlenebilir.

Genel

Adı: FaturaHub portalı içerisinde kullanılacak e-fatura şablonunun tanımlanan adını niteler. Herhangi bir fonksiyonel süreci yoktur, ayrıştırmak için kullanılır.

Firma Unvanı: Özel Entegratör’ün adını niteler.

Fatura Adresi: FaturaHub portal üzerinde E-Fatura ve E-Arşiv fatura işlemlerini gerçekleştirmek için Özel Entegratör'e iletilecek olan adrestir. Eğer IdeaSoft entegrasyonunu satın alırken, 1. Adımda gerekli bilgileri tam olarak doldurmadıysanız lütfen "Adresleri Düzenle" seçeneği ile kayıtlı fatura adresi ve firma unvanı bilgilerinizi kontrol ediniz.

Not: Genel olarak şablon ile ilgili bir not kaydetmek isterse kullanıcı ‘kendisine’ ekleyebilir.

API Ayarları

IdeaSoft satın alma sürecinin 2. Adımında eğer satın alınmış olan özel entegratöre ilişkin bağlantı bilgileri tanımlanmamış ise "Entegratör Ayarları" profili içerisinde Durum: Pasif olarak görüntülenmektedir. Özel Entegratör gerekliliklerine bağlı olarak bilgiler tamamlandıktan sonra kayıt edilebilir.

Ayarlar

Varsayılan Not: Burada E-Fatura ve E-Arşiv Fatura şablonlarında her bir sipariş için standart yayınlanmasını istediğimiz bir not var ise onu ekleyebiliriz. Her siparişe ilişkin dinamik olarak gelmesini istediğimiz sipariş özel bilgilerini de aşağıdaki kutucuklardan seçerek ekleyebiliriz.

Örneğin: Mağaza = IdeaSoft Mağaza Adı (ya da domain) OrderNumber = Sipariş Numarası (IdeaSoft Sipariş ID)

Entegratör ve Mağaza Eşleştirme

Kullanıcıların portalda yer alan "Sipariş Noktaları (Mağazalar)" -birden çok olabilir- ile mevcut Özel Entegratör'ü eşleştirmeleri gerekmektedir. Bu adımı sol menü içerisinden "Entegratör Tanımlama > Mağaza ile Eşleştirme" seçeneği ile gerçekleştirebilirler. Gelen ekranın sağ tarafında yer alan ayarlama butonu ile işleme devam edebilirler.

Burada sistemde halihazırda kayıtlı olan "Özel Entegratör Profili'ni" seçerek ilerlemeleri gerekmektedir. GenerateInvoiceId parametresi FaturaHub tarafından otomatik olarak ayarlanmaktadır. Kullanıcıların seçmiş olduğu özel entegratöre göre bağlantı yolu ile bu bilgi alınabilmektedir.

E-Fatura Ön Eki ve E-Arşiv Ön Ekleri'ni, butonların yanında yer alan Seç butonu Özel Entegratör portalı üzerinde oluşturulmuş olan üç haneli fatura numarası başlangıç karakterlerinden seçmeleri gerekmektedir.

Kullanıcının profil ayarlarını tamamladıktan sonra aynı ekran üzerinde "Eşleştirme Ayarları" gerçekleştirmesi gerekmektedir. Burada standart olarak kullanıcının bütün faturalarını portaldan "Manuel" (El ile) keseceği varsayılmaktadır.

Kullanıcı, ayarları içerisinde isterse faturalarını otonom olarak zamanlayıcı ile kesebilir. Bunun için "Eşleştirme Ayarları" seçeneğini aktif etmeli ve devamında nasıl bir otonom kural ile ilerlemek istiyor ise ilgili seçenekleri uygulamalıdır.

Kullanıcının Otomatik tip seçmesi durumunda faturalarının gönderimine ilişkin bir periyot seçmesi gerekmektedir. Periyot, kullanım beklentisine göre farklılık gösterebilir. Görselde yer alan örnek üzerinde Periyot olarak "Anında Faturalandır", Durum için ise "Kargoya Verildi" seçilmiştir. Bu senaryoda, kullanıcının IdeaSoft portalında yer alan siparişlerinin durumu "Kargoya Verildi" olması halinde faturası otomatik olarak kesilecektir.

Bütün bu akış içerisinden yaşayacağınız herhangi bir problemde destek@faturahub.com.tr adresi ile iletişime geçebilirsiniz.