İş yerinizde size para ve zaman kaybettiren 5 iş

Ofislerde yapılan bazı işler, firmalara hem zaman hem de para kaybettirebiliyor. Özellikle bazı işler üzerine harcanan süre boşa bir çaba olabiliyor ve boşa geçen bu süre de işletmelere para kaybı olarak geri dönüyor.

Firmalara zarar veren bu işleri belirlemek ve onlara karşı önlemler almak, çalışanların daha verimli bir şekilde işlerini yapmalarını sağlayarak, şirketin de daha karlı hale gelmesine yardımcı olabilir. Bu aktiviteler şirketlere göre değişiklik gösterebilir; bunları bulmak için şirket içinde bir anket oluşturabilirsiniz. Bu rehberimizde ise birçok şirketin ortak paydada buluştuğu zaman ve para kaybettiren aktivitelere değineceğiz.

Gereksiz ve/ya uzun toplantılar

Gereksiz ve/ya uzun toplantılar, iş yerlerindeki çalışanların en çok şikayet ettikleri ve kendilerine zaman kaybettiren aktivite. Ortalama bir toplantı yarım saat ile bir saat arasında değişkenlik gösterebiliyor ve gün içinde birden fazla bu tür toplantının düzenlenmesi katılımcıların vakitlerinin boşa gitmesine neden oluyor.

Çok önemli olmayan konular için düzenlenen toplantılar, ilgisiz kişilerin bu toplantılara çağırılması, toplantıda çok fazla konunun ele alınması, katılımcıların hazırlık gelmesi gibi durumlar toplantı sürelerinin artmasına ve iş yerindeki verimin düşmesine neden oluyor. Bu konu ile ilgili neler yapabileceğinizle ilgili daha fazla bilgi almak isterseniz “Toplantılarda kaybedilen zamanı nasıl geri kazanabilirsiniz?” isimli yazımıza bakabilirsiniz.

Gereksiz raporlar

İşlerin nasıl yürüdüğü ile ilgili raporların düzenlenmesi oldukça önemlidir; fakat bazen şirket veya işler için çok da önemli olmayan konularda raporlar hazırlanabiliyor. Bu raporların düzenlenmesi, farklı kişilere gönderilmesi, bu raporların incelenmesi ve değerlendirilmesi belli bir vakit alacaktır ve gereksiz konularda yapılan bu çalışmalar şirketlere zaman kaybettirir.

Eski teknolojiler

Şirket içinde kullandığınız teknolojilerin eski olması da size zaman ve para kaybettirebilir. Bu teknolojiler hem yazılım hem donanım tarafında olabilir. Eski sistemler, yeni teknolojileri desteklemekte sıkıntı çıkarabiliyor. Bunun yanı sıra yazılım tarafında da her gün yeni bir çözüm üretiliyor ve daha önceden yapılamayan işlemler yapılabiliyor ya da karışık olan işlemler daha kolay bir şekilde yapılarak, süreden kazanılabiliyor.

Çalışanlarınızın kullandığı donanım ve yazılımları güncellememek ve eski teknolojilere takılı kalmak, işinizi belli sınırlar içinde tutacağı gibi, zaman ve para kaybetmenize neden olabilir.

Çok fazla iletişim kurmak

Yazılım teknolojilerinin gelişmesi, şirket içindeki iletişimi de kolaylaştırıyor. Şirket içinde haberleşmek için birçok farklı kanal kullanıyor olabilirsiniz. Telefon, e-posta, Skype, Whatsapp gibi çözümler şirket içi iletişiminizi güçlendirebilir; fakat çalışanlar arasındaki iletişimin çok fazla olması da işlerin yavaşlamasına neden olabilir.

E-posta ile iletişimde kimi zaman süreç uzayabiliyor; çünkü iki tarafında işlerine ara verip cevap yazması gerekiyor. Kısa ve hızlı çözülecek konularada yazılı iletişim yerine telefon kullanmak işlerin daha hızlı çözülmesine yardımcı olacaktır.

Gereksiz verilerin incelenmesi

Teknolojik gelişmeler aracılığı ile şirket içindeki birçok çalışma verilere dökülebiliyor; fakat bu verilerin bazılarının bir anlamı ve önemi olmayabiliyor. Gereksiz verilerin toplanması ve incelenmesi belli bir zaman kaybının yaşanmasına neden olacağı için, bu tür çalışmalardan kaçınmak gerekiyor.

Şirketinizi yakından ilgilendiren ve değer taşıyan verileri belirleyerek, bu verilere odaklanmanız, fazladan iş yükünü ortadan kaldıracağı için verimliliğinizi de doğrudan artıracaktır.