Şirketler için uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi ipuçları

2 Nisan 2020
Sinan Oypan
Şirketler için uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi ipuçları

Bugünlerde şirketler uzaktan çalışma yöntemine geçmeye başladılar ve ortak çalışma alanı yönetimi de önemli konular arasında yer alıyor. Uzaktan ortak çalışma sistemi üzerine geliştirmeler yapmak ve şirket çalışanlarını bu sisteme alıştırmak, iş verimliliğinin devam etmesini sağlayacaktır. Bu sebeple de uzaktan çalışma sürecini kolaylaştıracak bazı çalışmaları yapmanızda fayda var.

İlgili rehber: E-ticaret firmaları için evden çalışma ipuçları

Uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi

Çalışanlarınızı bu geçişe hazırlayın

Ev ortamında çalışmak, şirket ortamında çalışmaktan oldukça farklıdır ve ciddi bir disiplin gerektirmektedir. Bu sebeple de uzaktan çalışmaya geçiş yaptığınızda, çalışanlarınızın bu geçişe adapte olmalarını da sağlamanız gerekir.

Gerekli yazılım ve donanımları sağlamanın yanı sıra ortak çalışma alanı için gerekli olan araçları ve proje yönetim programlarını da sağlayarak, onların uzaktan çalışmasını kolaylaştırmanız gerekiyor.

Şirket içi iletişim için araçlarınızı hazırlayın

Şirket içerisinde çalışanlar, iş haricinde de bir iletişim içerisindedirler. Aralarda veya yemeklerde bu iletişim devam eder. Hem iş amaçlı hem de çalışanların kendi aralarında da sosyalleşebileceği iletişim araçlarını da onlara sağlamanız gerekir.

Düzenli olarak iletişim içerisinde kalmak uzaktan çalışma sürecinde, çalışanların birbiriyle sosyalleşmelerini sağlayacağı gibi işlerin de düzenli bir şekilde yapılmasına yardımcı olur.

Proje yönetim araçlarınızı kurun

İş sürekliliğini ve takibini sağlayabilmek için online proje yönetim araçlarına geçiş yapabilirsiniz. Şirketinizin büyüklüğü ve personel sayınıza göre farklı işlevleri olan proje araçlarını kullanarak, personelinize görevler atayabilir ve yapılan işlerin takibini de bu araçlar üzerinden yaparak iş sürekliliğini sağlayabilirsiniz. Aşağıdaki rehberimizde yararlanabileceğiniz farklı proje yönetim araçlarını da paylaşıyoruz.

İlgili rehber: İşinizi yönetmek için kullanabileceğiniz proje yönetim araçları

Çalışma saatlerinizi net bir şekilde belirleyin

Uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizi yaparken, çalışma saatlerinizi de net bir şekilde belirlemeniz gerekir. Herkesin bu saat aralıkları içerisinde işin başında ve ulaşılabilir olması, normal bir şekilde işlerin akışını sağlar. Bunun yanı sıra ev ortamında çalışıldığında, çalışma saatlerinin esnetilebilmesi durumu söz konusu. Bu sebeple de net bir şekilde bu saat aralıklarının belirlenmesi gerekir.

Evden çalışılıyor olsa dahi hem sizin hem de personelinizin dinlenmeye ve ailesiyle vakit geçirmeye ihtiyacı vardır. Bu sebeple de mesai saati yönetimini de iyi bir şekilde yapmanız, personelinizin de daha verimli bir şekilde işlerinin başında olmalarını sağlar.

Görüntülü toplantılarınızı kısa tutun

İşle ilgili görüntülü toplantılarınızı yaparken de kısa tutmaya özen gösterin. Toplantıların uzaması işleri aksatacağı gibi ev ortamındaki katılımcıların da kendilerini çok rahat hissetmemelerine neden olabilir. Bu sebeple de toplantı öncesinde gerekli notların ve çalışmaların yapılmasını sağlayarak, görüntülü toplantılarınızı da kısa tutmaya özen gösterin.

Görüntülü toplantıları konuşma odağında değil işi tamamlama odağında tutmanız faydalı olacaktır. Böylelikle hızlı bir şekilde işleri çözüme ulaştırarak, daha hızlı sonuçlar alabilirsiniz.

İlgili rehber: Toplantılarda kaybedilen zamanı geri kazanmak için 5 yöntem

Dosya paylaşımını kolaylaştırın

Şirket içindeki dosya ve doküman paylaşımını kolaylaştıracak çözümler sağlamanız da uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizde gerekli bir konudur. Bu süreçte çalışanlarınız birbirleriyle dosya paylaşmak zorunda kalacaklardır ve e-posta üzerinde gönderilemeyecek dosyaların paylaşımı için de bulut tabanlı çözümlere yönelmeniz gerekir. Böylelikle kullanıcılar bu bulut depolama alanı üzerinde şirketle ilgili paylaşımlarını daha hızlı ve rahat bir şekilde yaparken, şirket içinde ilgili olan herkesin bu dosyalara ulaşmalarını kolaylaştırırsınız.

Şirkete ait bir bulut depolama alanınızın olması, bu süreçte paylaşılan verilerin de hem daha güvenli bir şekilde aktarılmasını sağlar hem de bu veriler güvenli bir şekilde saklanır.

Haftalık raporlarla iş takibini geliştirin

Proje yönetim araçları ile iş takibini yapabilirsiniz; ancak yine şirketin genel durumunu görmek ve haftalık zaman içerisinde ne kadar iş yapıldığını ve hedeflerin ne kadar tutturulabildiğini görmek için haftalık raporlamalar yapın.

İlgili personel müdürlerinden bu raporları talep edebileceğiniz gibi proje yönetim araçları üzerinde tüm personelin kendi iş akışını da eksiksiz bir şekilde doldurmalarını isteyebilirsiniz.

Uzaktan ortak çalışma alanı ile ilgili sık sorulan sorular

Evden uzaktan çalışmak e-ticaret firmaları için avantajlı

Uzaktan ortak çalışma alanı, şirket masraflarını düşürdüğü gibi çalışanların da kendi çalışma alanlarında daha rahat çalışmalarını sağlar. Toplantı sürelerinin azalmasının yanı sıra çalışanların daha az stresli bir ortamda olmaları çalışmaları onların sağlıkları için de daha iyidir.

İlgili rehber: Uzaktan çalışma e-ticaret firmaları için avantajlı mı?

Uzaktan ortak çalışırken sık karşılaşılan sorunlar neler?

Uzaktan çalışıldığında sosyalleşememe sorunu, disiplin odaklı sorunlar, ev ortamındaki dikkat dağıtan unsurlar genellikle yaşanan problemler arasında yer almaktadır.

İlgili rehber: Evden çalışan girişimcilerin en sık yaşadığı problemler ve çözümleri

IdeaSoft akıllı e-ticaret paketleri ile kendi e-ticaret sitenizi kurabilir, internetten satış yapabileceğiniz online mağazanızı açabilirsiniz. Hemen başvurarak 15 gün boyunca altyapımızı ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.

En çok okunan yazılar

Benzer yazılar

E-ticarette etkileyici bir blog içeriği nasıl yazılır?
E-ticarette etkileyici bir blog içeriği nasıl yazılır?
İçerik pazarlamanın e-ticaret firmaları için bir hayli önemli bir yeri var. Organik olarak hedef kitleye erişmenin yanı sıra, alan adı ve sayfa değerini arama motorları üzerinde yükselterek, sitenin daha değerli hale gelmesine de...
23 Ekim 2017
Sinan Oypan
Yerli ve yabancı üretici firmalar ile çalışmanın avantaj ve dezavantajları
Yerli ve yabancı üretici firmalar ile çalışmanın avantaj ve dezavantajları
Yerli ve yabancı üretici firmalar, ürün tedarik yönetiminde farklı avantaj ve dezavantajlar sağlayabildikleri için tedarik ağınızı oluştururken doğru üreticileri seçmeniz önemli. Yerli ve yabancı üretici firmalar, farklı...
19 Ağustos 2020
Sinan Oypan
E posta pazarlama ile düzenli abone nasıl artırılır?
E posta pazarlama ile düzenli abone nasıl artırılır?
E posta pazarlama, e-ticaret firmalarına en çok geri dönüşüm sağlayan kanallardan biri olan, kişiselleştirilmiş pazarlama çalışmalarının yanı sıra tüketicilere doğrudan ulaşma fırsatı sunduğu için de önemlidir. Bu...
12 Nisan 2019
Sinan Oypan
Site içi arama özelliğini geliştirmek için kullanabileceğiniz ipuçları
Site içi arama özelliğini geliştirmek için kullanabileceğiniz ipuçları
Site içi arama özelliği e-ticaret sitelerinde tüketicilerin aradıkları ürünlere daha kolay ulaşabilmelerini sağlayarak, tüketicilerin daha hızlı bir şekilde eyleme geçmesinde önemli rol oynayan araçlardan biri. Site içi arama...
25 Kasım 2018
Sinan Oypan
E mağaza açmadan önce yapmanız gerekenler
E mağaza açmadan önce yapmanız gerekenler
E mağaza açmak ve internetten satış yapmak günümüzde oldukça kolaylaştı ve bu sayede birçok kişi hayalindeki işi hayata geçirebiliyor. Ancak tek başına bir online mağaza açmak yeterli değil. Site açma süreci kolay olsa da...
5 Ağustos 2020
Sinan Oypan
Web site trafiği yüksek ama karlılık oranı azsa ne yapmalısınız?
Web site trafiği yüksek ama karlılık oranı azsa ne yapmalısınız?
E-ticarette pazarlama çalışmalarıyla web site trafiğinizi artırabilirsiniz; ancak karlılık oranı az ise bazı konuları yanlış yapıyor olabilirsiniz. Tüketiciler site üzerinde zaman geçiriyor; ancak alışveriş yapmıyorlarsa...
15 Ocak 2020
Sinan Oypan
E-ticaret firmanız için Youtube kanalı oluştururken nelere dikkat etmelisiniz?
E-ticaret firmanız için Youtube kanalı oluştururken nelere dikkat etmelisiniz?
E-ticaret sitenizi tanıtmak ve işinizi duyurmak için kullanabileceğiniz pazarlama kanallarından biri de Youtube. Hem video içeriklere olan ilginin artması hem de Google’dan sonraki en büyük ikinci arama motoru özelliğine sahip olması...
19 Haziran 2017
Sinan Oypan
E-ticaret sitenizin tanıtımı için kullanabileceğiniz Youtube içerik fikirleri
E-ticaret sitenizin tanıtımı için kullanabileceğiniz Youtube içerik fikirleri
Video pazarlama çalışmaları günümüzde oldukça popüler ve e-ticaret sitenizi tanıtmak için de farklı Youtube içerik fikirleri üretmeniz gerekiyor. Değişik fikirlerin yanı sıra ürün ve marka bilinirliğini artırabileceğiniz...
2 Ocak 2019
Sinan Oypan
İçerik pazarlamayı farkındalık aşamalarını geliştirmek için nasıl kullanabilirsiniz?
İçerik pazarlamayı farkındalık aşamalarını geliştirmek için nasıl kullanabilirsiniz?
İçerik pazarlama çalışmaları e-ticaret sitenizde birçok farklı amaçla kullanılabilmekte. Bu amaçlardan biri de kullanıcıların marka ve ürünle ilgili farkındalık aşamalarını geliştirmektir. Ürün ve marka bilinirliğini...
9 Mart 2019
Sinan Oypan
Markalar için Instagram TV (IGTV) kullanım rehberi
Markalar için Instagram TV (IGTV) kullanım rehberi
Instagram’ın bir süredir kullanımda olan uygulamalarından biri de Instagram TV yani IGTV. Bu özellik ile Instagram üzerinde daha uzun süreli videolar yükleyerek, takipçilerinize farklı mesajlar ve içerikler...
19 Eylül 2018
Sinan Oypan
Niş pazar ürünlerini nasıl bulabilirsiniz?
Niş pazar ürünlerini nasıl bulabilirsiniz?
E-ticarette niş pazar araştırmaları yaparak henüz keşfedilmemiş ya da fazla yatırım yapılmamış ürün gruplarını bulabilirsiniz. Niş pazar ürünleri ile daha düşük trafik hacimlerine ve daha az kitleye ulaşılsa da, talep...
22 Mayıs 2019
Sinan Oypan
Chatbot Nedir? E-Ticaret İçin Neden Önemlidir?
Chatbot Nedir? E-Ticaret İçin Neden Önemlidir?
Robotların hayatımızın her alanına nüfuz ettiğini söyleyebiliriz. Bu konu üzerine sürekli korku senaryoları yazılsa da günümüzdeki robotlar dünyayı ele geçirmek için değil, işlerimizi kolaylaştırmak için çalışırlar....
27 Şubat 2021
Markethinkers
E-ticareti Ücretsiz Deneyin