Şirketler için uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi ipuçları

2 Nisan 2020
Sinan Oypan
Şirketler için uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi ipuçları

Bugünlerde şirketler uzaktan çalışma yöntemine geçmeye başladılar ve ortak çalışma alanı yönetimi de önemli konular arasında yer alıyor. Uzaktan ortak çalışma sistemi üzerine geliştirmeler yapmak ve şirket çalışanlarını bu sisteme alıştırmak, iş verimliliğinin devam etmesini sağlayacaktır. Bu sebeple de uzaktan çalışma sürecini kolaylaştıracak bazı çalışmaları yapmanızda fayda var.

İlgili rehber: E-ticaret firmaları için evden çalışma ipuçları

Uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi

Çalışanlarınızı bu geçişe hazırlayın

Ev ortamında çalışmak, şirket ortamında çalışmaktan oldukça farklıdır ve ciddi bir disiplin gerektirmektedir. Bu sebeple de uzaktan çalışmaya geçiş yaptığınızda, çalışanlarınızın bu geçişe adapte olmalarını da sağlamanız gerekir.

Gerekli yazılım ve donanımları sağlamanın yanı sıra ortak çalışma alanı için gerekli olan araçları ve proje yönetim programlarını da sağlayarak, onların uzaktan çalışmasını kolaylaştırmanız gerekiyor.

Şirket içi iletişim için araçlarınızı hazırlayın

Şirket içerisinde çalışanlar, iş haricinde de bir iletişim içerisindedirler. Aralarda veya yemeklerde bu iletişim devam eder. Hem iş amaçlı hem de çalışanların kendi aralarında da sosyalleşebileceği iletişim araçlarını da onlara sağlamanız gerekir.

Düzenli olarak iletişim içerisinde kalmak uzaktan çalışma sürecinde, çalışanların birbiriyle sosyalleşmelerini sağlayacağı gibi işlerin de düzenli bir şekilde yapılmasına yardımcı olur.

Proje yönetim araçlarınızı kurun

İş sürekliliğini ve takibini sağlayabilmek için online proje yönetim araçlarına geçiş yapabilirsiniz. Şirketinizin büyüklüğü ve personel sayınıza göre farklı işlevleri olan proje araçlarını kullanarak, personelinize görevler atayabilir ve yapılan işlerin takibini de bu araçlar üzerinden yaparak iş sürekliliğini sağlayabilirsiniz. Aşağıdaki rehberimizde yararlanabileceğiniz farklı proje yönetim araçlarını da paylaşıyoruz.

İlgili rehber: İşinizi yönetmek için kullanabileceğiniz proje yönetim araçları

Çalışma saatlerinizi net bir şekilde belirleyin

Uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizi yaparken, çalışma saatlerinizi de net bir şekilde belirlemeniz gerekir. Herkesin bu saat aralıkları içerisinde işin başında ve ulaşılabilir olması, normal bir şekilde işlerin akışını sağlar. Bunun yanı sıra ev ortamında çalışıldığında, çalışma saatlerinin esnetilebilmesi durumu söz konusu. Bu sebeple de net bir şekilde bu saat aralıklarının belirlenmesi gerekir.

Evden çalışılıyor olsa dahi hem sizin hem de personelinizin dinlenmeye ve ailesiyle vakit geçirmeye ihtiyacı vardır. Bu sebeple de mesai saati yönetimini de iyi bir şekilde yapmanız, personelinizin de daha verimli bir şekilde işlerinin başında olmalarını sağlar.

Görüntülü toplantılarınızı kısa tutun

İşle ilgili görüntülü toplantılarınızı yaparken de kısa tutmaya özen gösterin. Toplantıların uzaması işleri aksatacağı gibi ev ortamındaki katılımcıların da kendilerini çok rahat hissetmemelerine neden olabilir. Bu sebeple de toplantı öncesinde gerekli notların ve çalışmaların yapılmasını sağlayarak, görüntülü toplantılarınızı da kısa tutmaya özen gösterin.

Görüntülü toplantıları konuşma odağında değil işi tamamlama odağında tutmanız faydalı olacaktır. Böylelikle hızlı bir şekilde işleri çözüme ulaştırarak, daha hızlı sonuçlar alabilirsiniz.

İlgili rehber: Toplantılarda kaybedilen zamanı geri kazanmak için 5 yöntem

Dosya paylaşımını kolaylaştırın

Şirket içindeki dosya ve doküman paylaşımını kolaylaştıracak çözümler sağlamanız da uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizde gerekli bir konudur. Bu süreçte çalışanlarınız birbirleriyle dosya paylaşmak zorunda kalacaklardır ve e-posta üzerinde gönderilemeyecek dosyaların paylaşımı için de bulut tabanlı çözümlere yönelmeniz gerekir. Böylelikle kullanıcılar bu bulut depolama alanı üzerinde şirketle ilgili paylaşımlarını daha hızlı ve rahat bir şekilde yaparken, şirket içinde ilgili olan herkesin bu dosyalara ulaşmalarını kolaylaştırırsınız.

Şirkete ait bir bulut depolama alanınızın olması, bu süreçte paylaşılan verilerin de hem daha güvenli bir şekilde aktarılmasını sağlar hem de bu veriler güvenli bir şekilde saklanır.

Haftalık raporlarla iş takibini geliştirin

Proje yönetim araçları ile iş takibini yapabilirsiniz; ancak yine şirketin genel durumunu görmek ve haftalık zaman içerisinde ne kadar iş yapıldığını ve hedeflerin ne kadar tutturulabildiğini görmek için haftalık raporlamalar yapın.

İlgili personel müdürlerinden bu raporları talep edebileceğiniz gibi proje yönetim araçları üzerinde tüm personelin kendi iş akışını da eksiksiz bir şekilde doldurmalarını isteyebilirsiniz.

Uzaktan ortak çalışma alanı ile ilgili sık sorulan sorular

Evden uzaktan çalışmak e-ticaret firmaları için avantajlı

Uzaktan ortak çalışma alanı, şirket masraflarını düşürdüğü gibi çalışanların da kendi çalışma alanlarında daha rahat çalışmalarını sağlar. Toplantı sürelerinin azalmasının yanı sıra çalışanların daha az stresli bir ortamda olmaları çalışmaları onların sağlıkları için de daha iyidir.

İlgili rehber: Uzaktan çalışma e-ticaret firmaları için avantajlı mı?

Uzaktan ortak çalışırken sık karşılaşılan sorunlar neler?

Uzaktan çalışıldığında sosyalleşememe sorunu, disiplin odaklı sorunlar, ev ortamındaki dikkat dağıtan unsurlar genellikle yaşanan problemler arasında yer almaktadır.

İlgili rehber: Evden çalışan girişimcilerin en sık yaşadığı problemler ve çözümleri

IdeaSoft akıllı e-ticaret paketleri ile kendi e-ticaret sitenizi kurabilir, internetten satış yapabileceğiniz online mağazanızı açabilirsiniz. Hemen başvurarak 15 gün boyunca altyapımızı ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.

En çok okunan yazılar

Benzer yazılar

Ürün satış fiyatı belirlerken kullanabileceğiniz yöntemler
Ürün satış fiyatı belirlerken kullanabileceğiniz yöntemler
E-ticaret sitenizdeki ürünler için satış fiyatı belirlerken kullanabileceğiniz bir takım yöntemler ve stratejiler bulunuyor. Bu stratejiler doğrultusunda ürününüz için doğru fiyatlandırmayı yaparken, hedef kitlenizin de...
3 Şubat 2020
Sinan Oypan
Envanter Yönetimi Nedir? Doğru Envanter Yönetimi İçin İpuçları
Envanter Yönetimi Nedir? Doğru Envanter Yönetimi İçin İpuçları
Her ticari işletme, satış yaparak gelir elde etmeyi amaçlar. Kimisi bunu, satacağı malları kendi üreterek yapmayı tercih ederken kimisi ise doğrudan al-sat yöntemine başvurur ve üretim maliyetlerine katlanmaz. Her iki durumda da...
13 Nisan 2022
Markethinkers
Sosyal medya ile marka bilinirliğinizi nasıl artırabilirsiniz?
Sosyal medya ile marka bilinirliğinizi nasıl artırabilirsiniz?
Sosyal medya pazarlamasıyla ilgili daha önceki yazılarımızda marka bilinirliğinden de sıkça bahsetmiştik. Sosyal medyanın marka bilinirliğini artırma konusunda markalara nasıl yardımcı olduğundan ve markaların bu özellik...
20 Şubat 2017
Sinan Oypan
E-ticarette kullanabileceğiniz retargeting reklam modelleri nelerdir?
E-ticarette kullanabileceğiniz retargeting reklam modelleri nelerdir?
E-ticaret siteleri, reklam ve pazarlama çalışmalarında retargeting reklam modellerini de sıkça kullanıyorlar. Herhangi bir sebeple web siteden ayrılan, sepette ürün bırakan kullanıcılara yönelik hatırlatma ve onları tekrar siteye...
30 Ekim 2017
Sinan Oypan
30 günde e-ticaretteki ilk satışınızı nasıl yapabilirsiniz? 1. Bölüm
30 günde e-ticaretteki ilk satışınızı nasıl yapabilirsiniz? 1. Bölüm
İş yerinizi internete taşıdığınızda ya da sıfırdan bir iş kurarak online satış mağazası açtığınızda ilk satışlarınızı yapmanız belli bir süre alabilir. Bir e-ticaret sitesi açmak tek başına yeterli değildir. Sizin de...
3 Mart 2017
Sinan Oypan
Amerika’ya E-İhracat Nasıl Yapılır?
Amerika’ya E-İhracat Nasıl Yapılır?
İhracat, genel itibarıyla büyük ölçekli şirketlerin yürüttüğü çok adımlı ve kompleks bir işlem şeklinde nitelendirilebilir. Getirilerin yüksek olduğu bu tür faaliyetler, e-ticaretin yükselişiyle her seviyedeki firmanın...
10 Mayıs 2022
Markethinkers
Ürün filtreleme özelliklerinin önemi nedir ve nasıl kullanılmalıdır?
Ürün filtreleme özelliklerinin önemi nedir ve nasıl kullanılmalıdır?
E-ticaret sitelerinde geri dönüşümleri ve kullanıcı deneyimini artırmak için kullanılan özelliklerden biri de ürün filtreleme özellikleridir. Ürün filtremeleme özellikleriyle siteyi ziyaret edenler, aradıkları ürünlere daha rahat...
4 Ağustos 2017
Sinan Oypan
Dijital içeriklerinizin performansını nasıl ölçümleyebilirsiniz? - 1. Bölüm
Dijital içeriklerinizin performansını nasıl ölçümleyebilirsiniz? - 1. Bölüm
E-ticarette pazarlama çalışmaları yaparken, dijital içerikler oluşturursunuz ve dijital içeriklerin en iyi yanlarından biri de bu çalışmaların kolay bir şekilde ölçümlenebiliyor olmasıdır. Veri analizi için birçok farklı aracın...
14 Ağustos 2017
Sinan Oypan
Affiliate marketing nedir ve e-ticaret firmaları bunu nasıl kullanabilir?
Affiliate marketing nedir ve e-ticaret firmaları bunu nasıl kullanabilir?
Affiliate marketing, internet üzerinden para kazanmak isteyen ya da e-ticaret sitesine daha fazla geri dönüşüm sağlamak isteyenlerin kullandığı pazarlama yöntemidir. Affiliate marketing ile, e-ticaret firmaları kendi ürünlerini farklı...
20 Nisan 2019
Sinan Oypan
Mobil site yüklenme hızını artırmak için neler yapabilirsiniz?
Mobil site yüklenme hızını artırmak için neler yapabilirsiniz?
Web site hızının yanı sıra web sitenizin mobildeki açılma hızı da kullanıcı deneyimini önemli bir şekilde etkileyeceği için üzerinde durulması gereken bir konudur. Kullanıcıların mobil kullanım alışkanlıklarının artması...
13 Nisan 2018
Sinan Oypan
E-ticaret firmaları neden yedek bir finansal planlama yapmalılar?
E-ticaret firmaları neden yedek bir finansal planlama yapmalılar?
E-ticaret firmalarının yedek bir finansal planlama yapmaları, uzun vadede olası bir olumsuzluk ya da kötü olay anında şirkettin nakit akışının devam etmesini sağlar. Finansal planlama, şirketin kısa, orta ve uzun vadede nakit...
2 Ağustos 2019
Sinan Oypan
Yurtdışına satış yaparken yararlanabileceğiniz taktikler
Yurtdışına satış yaparken yararlanabileceğiniz taktikler
E-ticaret siteniz üzerinden yurtdışına satış yapmayı planlıyorsanız, bir takım konulara özellikle dikkat etmeniz gerekiyor. Ülke içindeki satışlarınız ve stratejileriniz sizin için iyi sonuçlar veriyor olsa da yurtdışı...
21 Mayıs 2018
Sinan Oypan
Detaylı Bilgi İçin Arayın