Şirketler için uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi ipuçları

2 Nisan 2020
Sinan Oypan
Şirketler için uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi ipuçları

Bugünlerde şirketler uzaktan çalışma yöntemine geçmeye başladılar ve ortak çalışma alanı yönetimi de önemli konular arasında yer alıyor. Uzaktan ortak çalışma sistemi üzerine geliştirmeler yapmak ve şirket çalışanlarını bu sisteme alıştırmak, iş verimliliğinin devam etmesini sağlayacaktır. Bu sebeple de uzaktan çalışma sürecini kolaylaştıracak bazı çalışmaları yapmanızda fayda var.

İlgili rehber: E-ticaret firmaları için evden çalışma ipuçları

Uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi

Çalışanlarınızı bu geçişe hazırlayın

Ev ortamında çalışmak, şirket ortamında çalışmaktan oldukça farklıdır ve ciddi bir disiplin gerektirmektedir. Bu sebeple de uzaktan çalışmaya geçiş yaptığınızda, çalışanlarınızın bu geçişe adapte olmalarını da sağlamanız gerekir.

Gerekli yazılım ve donanımları sağlamanın yanı sıra ortak çalışma alanı için gerekli olan araçları ve proje yönetim programlarını da sağlayarak, onların uzaktan çalışmasını kolaylaştırmanız gerekiyor.

Şirket içi iletişim için araçlarınızı hazırlayın

Şirket içerisinde çalışanlar, iş haricinde de bir iletişim içerisindedirler. Aralarda veya yemeklerde bu iletişim devam eder. Hem iş amaçlı hem de çalışanların kendi aralarında da sosyalleşebileceği iletişim araçlarını da onlara sağlamanız gerekir.

Düzenli olarak iletişim içerisinde kalmak uzaktan çalışma sürecinde, çalışanların birbiriyle sosyalleşmelerini sağlayacağı gibi işlerin de düzenli bir şekilde yapılmasına yardımcı olur.

Proje yönetim araçlarınızı kurun

İş sürekliliğini ve takibini sağlayabilmek için online proje yönetim araçlarına geçiş yapabilirsiniz. Şirketinizin büyüklüğü ve personel sayınıza göre farklı işlevleri olan proje araçlarını kullanarak, personelinize görevler atayabilir ve yapılan işlerin takibini de bu araçlar üzerinden yaparak iş sürekliliğini sağlayabilirsiniz. Aşağıdaki rehberimizde yararlanabileceğiniz farklı proje yönetim araçlarını da paylaşıyoruz.

İlgili rehber: İşinizi yönetmek için kullanabileceğiniz proje yönetim araçları

Çalışma saatlerinizi net bir şekilde belirleyin

Uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizi yaparken, çalışma saatlerinizi de net bir şekilde belirlemeniz gerekir. Herkesin bu saat aralıkları içerisinde işin başında ve ulaşılabilir olması, normal bir şekilde işlerin akışını sağlar. Bunun yanı sıra ev ortamında çalışıldığında, çalışma saatlerinin esnetilebilmesi durumu söz konusu. Bu sebeple de net bir şekilde bu saat aralıklarının belirlenmesi gerekir.

Evden çalışılıyor olsa dahi hem sizin hem de personelinizin dinlenmeye ve ailesiyle vakit geçirmeye ihtiyacı vardır. Bu sebeple de mesai saati yönetimini de iyi bir şekilde yapmanız, personelinizin de daha verimli bir şekilde işlerinin başında olmalarını sağlar.

Görüntülü toplantılarınızı kısa tutun

İşle ilgili görüntülü toplantılarınızı yaparken de kısa tutmaya özen gösterin. Toplantıların uzaması işleri aksatacağı gibi ev ortamındaki katılımcıların da kendilerini çok rahat hissetmemelerine neden olabilir. Bu sebeple de toplantı öncesinde gerekli notların ve çalışmaların yapılmasını sağlayarak, görüntülü toplantılarınızı da kısa tutmaya özen gösterin.

Görüntülü toplantıları konuşma odağında değil işi tamamlama odağında tutmanız faydalı olacaktır. Böylelikle hızlı bir şekilde işleri çözüme ulaştırarak, daha hızlı sonuçlar alabilirsiniz.

İlgili rehber: Toplantılarda kaybedilen zamanı geri kazanmak için 5 yöntem

Dosya paylaşımını kolaylaştırın

Şirket içindeki dosya ve doküman paylaşımını kolaylaştıracak çözümler sağlamanız da uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizde gerekli bir konudur. Bu süreçte çalışanlarınız birbirleriyle dosya paylaşmak zorunda kalacaklardır ve e-posta üzerinde gönderilemeyecek dosyaların paylaşımı için de bulut tabanlı çözümlere yönelmeniz gerekir. Böylelikle kullanıcılar bu bulut depolama alanı üzerinde şirketle ilgili paylaşımlarını daha hızlı ve rahat bir şekilde yaparken, şirket içinde ilgili olan herkesin bu dosyalara ulaşmalarını kolaylaştırırsınız.

Şirkete ait bir bulut depolama alanınızın olması, bu süreçte paylaşılan verilerin de hem daha güvenli bir şekilde aktarılmasını sağlar hem de bu veriler güvenli bir şekilde saklanır.

Haftalık raporlarla iş takibini geliştirin

Proje yönetim araçları ile iş takibini yapabilirsiniz; ancak yine şirketin genel durumunu görmek ve haftalık zaman içerisinde ne kadar iş yapıldığını ve hedeflerin ne kadar tutturulabildiğini görmek için haftalık raporlamalar yapın.

İlgili personel müdürlerinden bu raporları talep edebileceğiniz gibi proje yönetim araçları üzerinde tüm personelin kendi iş akışını da eksiksiz bir şekilde doldurmalarını isteyebilirsiniz.

Uzaktan ortak çalışma alanı ile ilgili sık sorulan sorular

Evden uzaktan çalışmak e-ticaret firmaları için avantajlı

Uzaktan ortak çalışma alanı, şirket masraflarını düşürdüğü gibi çalışanların da kendi çalışma alanlarında daha rahat çalışmalarını sağlar. Toplantı sürelerinin azalmasının yanı sıra çalışanların daha az stresli bir ortamda olmaları çalışmaları onların sağlıkları için de daha iyidir.

İlgili rehber: Uzaktan çalışma e-ticaret firmaları için avantajlı mı?

Uzaktan ortak çalışırken sık karşılaşılan sorunlar neler?

Uzaktan çalışıldığında sosyalleşememe sorunu, disiplin odaklı sorunlar, ev ortamındaki dikkat dağıtan unsurlar genellikle yaşanan problemler arasında yer almaktadır.

İlgili rehber: Evden çalışan girişimcilerin en sık yaşadığı problemler ve çözümleri

IdeaSoft akıllı e-ticaret paketleri ile kendi e-ticaret sitenizi kurabilir, internetten satış yapabileceğiniz online mağazanızı açabilirsiniz. Hemen başvurarak 15 gün boyunca altyapımızı ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.

En çok okunan yazılar

Benzer yazılar

instagram çekiliş yapma | instagramda çekiliş nasıl yapılır?
instagram çekiliş yapma | instagramda çekiliş nasıl yapılır?
instagram çekiliş yapma için bilmeniz gerekenler nelerdir, instagramda çekiliş nasıl yapılır / instagram çekiliş nasıl yapılır, instagram çekilişi yaparken nelere dikkat edilmelidir, instagram çekilişlerinde yapmanız ve yapmamanız...
7 Temmuz 2019
Sinan Oypan
Yeni başlayanlar için e-ticarette kargo gönderimiyle ilgili 4 ipucu
Yeni başlayanlar için e-ticarette kargo gönderimiyle ilgili 4 ipucu
e-ticarette kargo anlaşmasında; kargo şirketleri ile anlaşma aşamasında dikkat edilecekler, kargo ile anlaşma aşamasında ürün boyutları ve ağırlıklarının önemi, e ticaret kargo gönderimlerinizde kargo paketleri ve kutuların...
21 Mart 2017
Sinan Oypan
Şirket performans analizi için ölçmeniz gereken metrikler hangileri?
Şirket performans analizi için ölçmeniz gereken metrikler hangileri?
Şirketiniz için performans analiz çalışmaları yapmanız, şirketinizin durumu hakkında size bir takım bilgiler sunarken, ilerleyen dönemler için de stratejiler belirlerken size yardımcı olur. Şirket performans analizi yaparken...
19 Ocak 2019
Sinan Oypan
Sayfayı terk etme oranını düşürmek için yararlanabileceğiniz taktikler
Sayfayı terk etme oranını düşürmek için yararlanabileceğiniz taktikler
E-ticaret sitenizde özellikle üzerinde durmanız gereken metriklerden biri de sayfayı terk etme (Bounce Rate, Hemen Çıkma Oranı) oranıdır. Siteye gelen ziyaretçileri site üzerinde tutamamanız elde edeceğiniz geri dönüşümlerin de...
4 Temmuz 2018
Sinan Oypan
Stoğu tükenen ürünleri e-ticaret sitenizde nasıl yönetmelisiniz?
Stoğu tükenen ürünleri e-ticaret sitenizde nasıl yönetmelisiniz?
Online mağazanız üzerinde kimi ürünlerin belli dönemlerde stokları tükenebilir. Tedarikçilerinizden bu ürünleri yeniden temin edecek olsanız dahi belli bir süre bu ürünleri tüketicilere satamazsınız. Stokta kalmayan ürünlerin...
31 Mayıs 2018
Sinan Oypan
Instagram organik takipçi artırma için kullanabileceğiniz stratejiler
Instagram organik takipçi artırma için kullanabileceğiniz stratejiler
Instagram organik takipçi artırma stratejileri, hesabınızın düzenli olarak büyümesini sağlarken, markanız ve ürünlerinizle ilgilenen kullanıcıları da hesabınıza çekmenizi sağlar. Organik olarak takipçilerinizi artırmak için...
6 Ağustos 2019
Sinan Oypan
İçerik pazarlama e-ticaret firmaları için neden kritik bir rol oynuyor?
İçerik pazarlama e-ticaret firmaları için neden kritik bir rol oynuyor?
Özellikle yeni kurulan e-ticaret şirketlerinin göz ardı ettiği alanlardan biri içerik pazarlama oluyor; ancak hem marka tanıtımı hem de organik arama sonuçlarında üst sıralara çıkabilmek için içerik pazarlama oldukça kritik bir...
6 Haziran 2016
Sinan Oypan
Fiziki mağazanıza müşteri çekmek için Pokemon Go’dan nasıl yararlanabilirsiniz?
Fiziki mağazanıza müşteri çekmek için Pokemon Go’dan nasıl yararlanabilirsiniz?
Temmuz başında Nintendo ve Niantic tarafından yayınlanan Pokemon Go uygulaması, tüm dünyayı kasıp kavuruyor. Son günlerde bu uygulamayı görmemiş olmanız pek de mümkün değil. Çok hızlı bir şekilde başarıya ulaşan bu...
23 Temmuz 2016
Sinan Oypan
E ticarette şirket kurmak neden gerekli ve önemli?
E ticarette şirket kurmak neden gerekli ve önemli?
E-ticaret sitesi kurmak, internetten satış yapmak veya online mağazanız ile kendi işinizi kurmak için için şirket kurmak gerekmektedir. Şirket kurmak farklı şekillerde yapılabilmektedir. Şahıs, anonim ve limited şirket...
26 Haziran 2020
Sinan Oypan
Çapraz satış nedir ve satışlarınızı artırmak için nasıl kullanabilirsiniz?
Çapraz satış nedir ve satışlarınızı artırmak için nasıl kullanabilirsiniz?
Çapraz satış, ticarette tüketicilerin yaptıkları alışveriş tutarını artırmaları için kullanılan satış taktiklerinden biridir ve ortalama sepet tutarını artırmak için de önemli bir taktiktir. Günlük hayatımızda birçok...
23 Kasım 2018
Sinan Oypan
Mutsuz ve sinirli müşterilere karşı nasıl yaklaşmalısınız?
Mutsuz ve sinirli müşterilere karşı nasıl yaklaşmalısınız?
E-ticaret ile ilgilenirken karşınıza mutsuz veya sinirli müşteriler devamlı çıkabilir. Firma ya da kullanıcı kaynaklı problemler oluşabilir; ancak sonuçta müşteriler doğrudan ilgili firmaya yönelirler. Yanlış ürün...
4 Nisan 2017
Sinan Oypan
E-ticarette yanlış uygulanan 4 SEO tekniği
E-ticarette yanlış uygulanan 4 SEO tekniği
SEO çalışmaları e-ticaret firmaları için büyük role sahip ve bu nedenle de doğru bir SEO çalışması yapmak onları arama motorlarında üst sıralara çıkartabilir. Son dönemlerdeki araştırmalardan çıkan bazı sonuçlara...
10 Eylül 2016
Sinan Oypan