Şirketler için uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi ipuçları

2 Nisan 2020
Sinan Oypan

Bugünlerde şirketler uzaktan çalışma yöntemine geçmeye başladılar ve ortak çalışma alanı yönetimi de önemli konular arasında yer alıyor. Uzaktan ortak çalışma sistemi üzerine geliştirmeler yapmak ve şirket çalışanlarını bu sisteme alıştırmak, iş verimliliğinin devam etmesini sağlayacaktır. Bu sebeple de uzaktan çalışma sürecini kolaylaştıracak bazı çalışmaları yapmanızda fayda var.

İlgili rehber: E-ticaret firmaları için evden çalışma ipuçları

Uzaktan ortak çalışma alanı yönetimi

Çalışanlarınızı bu geçişe hazırlayın

Ev ortamında çalışmak, şirket ortamında çalışmaktan oldukça farklıdır ve ciddi bir disiplin gerektirmektedir. Bu sebeple de uzaktan çalışmaya geçiş yaptığınızda, çalışanlarınızın bu geçişe adapte olmalarını da sağlamanız gerekir.

Gerekli yazılım ve donanımları sağlamanın yanı sıra ortak çalışma alanı için gerekli olan araçları ve proje yönetim programlarını da sağlayarak, onların uzaktan çalışmasını kolaylaştırmanız gerekiyor.

Şirket içi iletişim için araçlarınızı hazırlayın

Şirket içerisinde çalışanlar, iş haricinde de bir iletişim içerisindedirler. Aralarda veya yemeklerde bu iletişim devam eder. Hem iş amaçlı hem de çalışanların kendi aralarında da sosyalleşebileceği iletişim araçlarını da onlara sağlamanız gerekir.

Düzenli olarak iletişim içerisinde kalmak uzaktan çalışma sürecinde, çalışanların birbiriyle sosyalleşmelerini sağlayacağı gibi işlerin de düzenli bir şekilde yapılmasına yardımcı olur.

Proje yönetim araçlarınızı kurun

İş sürekliliğini ve takibini sağlayabilmek için online proje yönetim araçlarına geçiş yapabilirsiniz. Şirketinizin büyüklüğü ve personel sayınıza göre farklı işlevleri olan proje araçlarını kullanarak, personelinize görevler atayabilir ve yapılan işlerin takibini de bu araçlar üzerinden yaparak iş sürekliliğini sağlayabilirsiniz. Aşağıdaki rehberimizde yararlanabileceğiniz farklı proje yönetim araçlarını da paylaşıyoruz.

İlgili rehber: İşinizi yönetmek için kullanabileceğiniz proje yönetim araçları

Çalışma saatlerinizi net bir şekilde belirleyin

Uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizi yaparken, çalışma saatlerinizi de net bir şekilde belirlemeniz gerekir. Herkesin bu saat aralıkları içerisinde işin başında ve ulaşılabilir olması, normal bir şekilde işlerin akışını sağlar. Bunun yanı sıra ev ortamında çalışıldığında, çalışma saatlerinin esnetilebilmesi durumu söz konusu. Bu sebeple de net bir şekilde bu saat aralıklarının belirlenmesi gerekir.

Evden çalışılıyor olsa dahi hem sizin hem de personelinizin dinlenmeye ve ailesiyle vakit geçirmeye ihtiyacı vardır. Bu sebeple de mesai saati yönetimini de iyi bir şekilde yapmanız, personelinizin de daha verimli bir şekilde işlerinin başında olmalarını sağlar.

Görüntülü toplantılarınızı kısa tutun

İşle ilgili görüntülü toplantılarınızı yaparken de kısa tutmaya özen gösterin. Toplantıların uzaması işleri aksatacağı gibi ev ortamındaki katılımcıların da kendilerini çok rahat hissetmemelerine neden olabilir. Bu sebeple de toplantı öncesinde gerekli notların ve çalışmaların yapılmasını sağlayarak, görüntülü toplantılarınızı da kısa tutmaya özen gösterin.

Görüntülü toplantıları konuşma odağında değil işi tamamlama odağında tutmanız faydalı olacaktır. Böylelikle hızlı bir şekilde işleri çözüme ulaştırarak, daha hızlı sonuçlar alabilirsiniz.

İlgili rehber: Toplantılarda kaybedilen zamanı geri kazanmak için 5 yöntem

Dosya paylaşımını kolaylaştırın

Şirket içindeki dosya ve doküman paylaşımını kolaylaştıracak çözümler sağlamanız da uzaktan ortak çalışma alanı yönetiminizde gerekli bir konudur. Bu süreçte çalışanlarınız birbirleriyle dosya paylaşmak zorunda kalacaklardır ve e-posta üzerinde gönderilemeyecek dosyaların paylaşımı için de bulut tabanlı çözümlere yönelmeniz gerekir. Böylelikle kullanıcılar bu bulut depolama alanı üzerinde şirketle ilgili paylaşımlarını daha hızlı ve rahat bir şekilde yaparken, şirket içinde ilgili olan herkesin bu dosyalara ulaşmalarını kolaylaştırırsınız.

Şirkete ait bir bulut depolama alanınızın olması, bu süreçte paylaşılan verilerin de hem daha güvenli bir şekilde aktarılmasını sağlar hem de bu veriler güvenli bir şekilde saklanır.

Haftalık raporlarla iş takibini geliştirin

Proje yönetim araçları ile iş takibini yapabilirsiniz; ancak yine şirketin genel durumunu görmek ve haftalık zaman içerisinde ne kadar iş yapıldığını ve hedeflerin ne kadar tutturulabildiğini görmek için haftalık raporlamalar yapın.

İlgili personel müdürlerinden bu raporları talep edebileceğiniz gibi proje yönetim araçları üzerinde tüm personelin kendi iş akışını da eksiksiz bir şekilde doldurmalarını isteyebilirsiniz.

Uzaktan ortak çalışma alanı ile ilgili sık sorulan sorular

Evden uzaktan çalışmak e-ticaret firmaları için avantajlı

Uzaktan ortak çalışma alanı, şirket masraflarını düşürdüğü gibi çalışanların da kendi çalışma alanlarında daha rahat çalışmalarını sağlar. Toplantı sürelerinin azalmasının yanı sıra çalışanların daha az stresli bir ortamda olmaları çalışmaları onların sağlıkları için de daha iyidir.

İlgili rehber: Uzaktan çalışma e-ticaret firmaları için avantajlı mı?

Uzaktan ortak çalışırken sık karşılaşılan sorunlar neler?

Uzaktan çalışıldığında sosyalleşememe sorunu, disiplin odaklı sorunlar, ev ortamındaki dikkat dağıtan unsurlar genellikle yaşanan problemler arasında yer almaktadır.

İlgili rehber: Evden çalışan girişimcilerin en sık yaşadığı problemler ve çözümleri

IdeaSoft akıllı e-ticaret paketleri ile kendi e-ticaret sitenizi kurabilir, internetten satış yapabileceğiniz online mağazanızı açabilirsiniz. Hemen başvurarak 15 gün boyunca altyapımızı ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.

En çok okunan yazılar

Benzer yazılar

E mağaza açmadan önce yapmanız gerekenler
E mağaza açmak ve internetten satış yapmak günümüzde oldukça kolaylaştı ve bu sayede birçok kişi hayalindeki işi hayata geçirebiliyor. Ancak tek başına bir online mağaza açmak yeterli değil. Site açma süreci kolay olsa da...
5 Ağustos 2020
Sinan Oypan
M-ticaret yaparken geri dönüşümlerinizi nasıl artırabilirsiniz?
M-ticaret yani mobil ticaret, günümüzde internetten alışverişlerde önemli bir role sahip ve akıllı telefonlar üzerinden yapılan satın alma işlemleri her yıl artmakta. M-ticaret söz konusu olduğunda firmaların yapması gereken...
23 Temmuz 2019
Sinan Oypan
Fiziki mağazalar için dijital dönüşüm rehberi
Günümüzde dijital dönüşüm, fiziki mağazalar için de önem taşıyor; özellikle pandemi döneminde bu dönüşümün değeri daha da arttı. Dijital dönüşüm ile fiziki olarak yaptığınız işi internet ortamına taşıyabilir,...
28 Haziran 2020
Sinan Oypan
Küçük işletmeler neden Google Adwords kullanmalı?
İşini büyütmek isteyen, yeni hedef kitlelere ulaşarak markasının adını duyurmak isteyen küçük işletmelerin farklı dijital pazarlama çalışmaları yapmaları gerekiyor. Özellikle dijital platformlarda reklam kampanyaları...
21 Eylül 2018
Sinan Oypan
Sıkça yapılan video pazarlama hatalarından nasıl kaçınabilirsiniz?
Video içerik üretimi ve video pazarlama çalışmaları ciddi şekilde dijital pazarlama çalışmalarında yer almaya başladı. Birçok firma bu alana yatırım yapıyor ve önümüzdeki yıl da bu yatırımlara devam edecekler. Özellikle...
30 Aralık 2016
Sinan Oypan
E-ticarette pazarlama müdürü hangi görevlerden sorumlu?
Özellikle yeni kurulan ve işini büyütmek isteyen e-ticaret firmaları için pazarlama müdürü önemli bir role sahiptir. Doğru pazarlama stratejileri ve bu stratejilerin uygulanış şekli, firmanın büyümesine, marka bilinirliğinin...
13 Ocak 2020
Sinan Oypan
İşletmeler için Instagram canlı yayın rehberi
Instagram canlı yayın, şu sıralar yaşanan salgın nedeniyle oldukça popülerleşti. Kullanıcıların yanı sıra markalar da bu canlı yayınlarla evde vakit geçiren tüketicilerle iletişim içerisinde kalabilmekteler. Instagram canlı...
27 Nisan 2020
Sinan Oypan
2017 yılında e-ticaret trendleri neler olacak?
2016 yılının sonlarına yaklaşırken, birçok firma artık 2017 planlarını yapmaya başladı. Tabii ki reklam, satış ve pazarlama stratejilerinin yanı sıra iş geliştirme planları da bu dönemlerde yapılıyor. Söz konusu e-ticaret...
8 Aralık 2016
Sinan Oypan
Instagram influencer hesaplarla çalışırken nelere dikkat etmelisiniz?
Instagram influencer hesaplarla, son dönemlerde birçok markanın tanıtım ve marka bilinirliği için başvurduğu yöntemlerden biri oldu. Tanınmış kişi ve hesaplar, geniş kitlelere ulaşma imkanı sağladıkları için markalar ürün...
5 Temmuz 2020
Sinan Oypan
Kargo maliyetlerini düşürmek için ortalama sepet tutarınızı nasıl artırabilirsiniz?
E-ticaret firmalarının en yüksek gider kalemlerinden biri de kargo maliyetleridir. Kargo firmalarıyla anlaşmalar yapılsa dahi ürün gönderim başına belli bir ücret ödenmesi gerekir. Kargo maliyetlerini düşürmek için e-ticaret...
28 Şubat 2018
Sinan Oypan
E-ticarette kişiselleştirme neden önemlidir ve nasıl yapılır?
Online satışlarınızı ve müşteri memnuniyetinizi artırmak için kullanabileceğiniz yöntemlerden biri de e-ticarette kişiselleştirme çalışmaları yapmak. Online alışverişlerde tüketicilerin ilgisini çekebilecek ve onlarla ilgili...
17 Ocak 2017
Sinan Oypan
Salgın döneminde e-ticarette youtube kullanımının önemi
Dünyanın mücadele ettiği corona virüs döneminde; değişen sosyal alışkanlıklar, evde geçirilen sürenin artması tüketicileri dijital mecralara ve sürekli içerik izlemeye ve üretmeye teşvik ediyor. Video içerik izleme oranlarında...
12 Mayıs 2020
İbrahim Çelebi