İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir? Nelere Dikkat Edilmelidir?

İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?

Dijital ortamdaki izin süreçlerinin yönetilmesine ilişkin düzenlemelerin gelmesi üzerine, ticari elektronik ileti akışını düzenlemek amaçlı İleti Yönetim Sistemi devreye sokuldu. Peki, İleti Yönetim Sistemi nedir?

İleti Yönetim Sistemi, hizmet sağlayıcıların ticari elektronik iletilerdeki onayları kaydettikleri bir ulusal veri tabanıdır. Kısaca İYS dediğimiz bu sistem, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler ile ilgili yönetmelik kapsamında değerlendirilmektedir. Buna göre ticari iletiler artık alıcının onayı olmadan gönderilemeyecek. 

Promosyon, indirim, pazarlama, hediye, kampanya ya da reklam gibi içerikler, ticari ileti kapsamına girmekte ve 01.12.2020 tarihi itibariyle belli bir izin almadan gönderilmesi yasaklanmış durumda. İleri Yönetim Sistemi ise dijital ortamda geçerli olan bu izinlerin doğru bir şekilde saklanması ve gerekli görülen durumlarda arşivden çıkarılması için kurulmuş bir data merkezi. Bu anlamda, tüm hizmet sağlayıcıları güncel ticari iletileri için aldıkları onayları buraya kaydettirmek zorunda. 

Sisteme göre alıcılar, bu izinlere onay verebileceği gibi reddetme hakkına da sahiptir. Burada bahsettiğimiz “alıcı” ise tamamen vatandaşlardan oluşmakta. Yayınlanan yönetmelik gereği, alıcılardan onay alınmadan bu iletiler gönderilememekte ve aksi bir durumda çeşitli cezalar uygulanmaktadır.

Yani, vatandaşın onayı olmadan SMS, arama ya da e-mail yoluyla çeşitli pazarlama iletilerinin gönderilmesi artık yasak diyebiliriz.

İzin kapsamında gönderilen ticari iletilerde ise alıcıların ret imkanının olması da önemli bir detay olarak belirtilmiştir. İleti Yönetim Sistemi sayesinde bu süreç kolaylıkla yönetilir, belgelerin gizliliği ve güvenliği de sağlanmış olur. 

Kanun çerçevesinde uygulanan cezai hükümlere göre onay alma yükümlülüğüne uyulmaması halinde, 9.514 TL’ye kadar idari para cezası uygulanmaktadır. Ret imkanına dair oluşturulan hukuki kurallara uymayan hizmet sağlayıcıları ise 28.546 TL’ye kadar bir yaptırımla cezalandırılmaktadır. Eğer, toplu gönderim gerçekleştirilirse bu idari para cezası on katına çıkabilmektedir.

İleti Yönetim Sistemi Başvuru ve Kayıt İşlemleri Nasıl Yapılır?

İleti Yönetim Sistemi’ne başvuru ve kayıt işlemleri https://iys.org.tr/ üzerinden online bir şekilde yapılabilmektedir. Bunun için şirketinizin imza yetkilisinin e-imza’sı yeterli olacaktır. Eğer e-imza mevcut değilse fiziksel olarak da başvuru yapılabilmektedir. 

MERSİS kaydınız varsa, platforma e-devlet ile giriş yapmak mümkündür. Ancak şunu bilmenizi isteriz ki MERSİS kaydı bulunmayan yabancı şirketlerin sadece fiziksel başvuru yapma hakkı bulunmaktadır. Fiziksel yapılan başvurularda ise kayıt süreci biraz daha zaman almaktadır. 

İYS’nin kendi internet sitesinde yer alan başvuru formunun doldurulması sonrasında birtakım bilgiler istenmektedir. Talep edilen bu resmi belgeler kontrol edilmekte ve doğrulama işleminden sonra hesabınız aktif hale getirilmektedir.

İYS Başvurusunda Gereken Bilgi ve Belgeler Nelerdir?

İYS kaydı için bazı evrakları bir araya getirmeniz gerekir. Sisteme sunmanız gereken bilgi ve belgeler:

• Şirketin imza yetkilisinin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, kurumsal e-mail adresi ve cep telefonu numarası
• Hizmet sağlayıcının MERSİS numarası ile ticari elektronik ileti gönderiminde bulunduğu tüm markaların tescil belgeleri
• Elektronik imzalı bir şekilde İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi

Eğer ortaklaşa bir temsil düşünülüyor ise ilk yetkilinin imzaladığı dökümanın, en az bir yetkili tarafından daha imzalanması gerekir. Tüm bunlara ek olarak markalarla ilgili sahip olunan, onaylı ve kayıtlı tüm elektronik iletişim adresleri sayınızı da bildirmeniz talep edilir.

İleti Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?

İleti Yönetim Sistemi’ndeki başvuru formunu doldurmanız halinde, gerekli tüm bilgi ve belgeler belli bir kontrol sürecinden geçirilmektedir. Doğrulama işlemleri sonrasında hesabınız kullanıma açılmaktadır. 

İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) Nasıl Veri Yüklenir?

İYS’ye izinlerin yüklenmesi .csv dosyası olarak toplu halde ya da tek tek gerçekleşmektedir. Eğer manuel yöntemi seçerek fazla uğraşmak istemiyorsanız İleti Yönetim Sistemleri’nin kendi entegratör firmaları sayesinde; API, Excel ve XML servislerinden de faydalanabilirsiniz. 

Bu anlamda, izinleri sisteme tek tek ekleyebileceğiniz gibi teknik entegrasyon yolunu da tercih edebilirsiniz. İleti Yönetim Sistemi’ne ekleyeceğiniz izinlerin hangi verileri içereceği ise aşağıdaki gibi olmaktadır:

• İzin tarihi
• İletişim kanalı (arama, mesaj veya e-mail)
• İzin kaynağı (ıslak imzalı onay formu gibi)
• İletişim adresi (e-mail adresi ya da telefon numarası)

İYS Üyeliği ve Kullanımı Zorunlu mudur?

Dijital dünyada gerçekleştirilecek her türlü duyuru, kampanya ve tanıtım için kullanılacak bildirimlerde İleti Yönetim Sistemi üyeliği zorunludur. Bu alanlarda hizmete devam edebilmek adına İYS kayıt işlemini tamamlamanız gerekir. İYS kaydı yaptıran hizmet sağlayıcı ve markalar için belli bir İYS numarası atanmaktadır.

Ticari elektronik ileti kapsamında; e-mail, sesli arama veya SMS göndermek isteyen tüm gerçek ve tüzel kişiler, İleti Yönetim Sistemi’ne kaydolmak zorundadır. Böylece, sadece sistemde onay verilen alıcılara ticari elektronik ileti gönderilecektir.

Eğer, sistem üzerinde onay alınmaz ise onayın alımına ilişkin tüm ispat yükümlülüğü hizmet sağlayıcıya ait olmaktadır. Bu sebeple, herhangi bir kullanım bilgisine sahip olduğunuz anda bunu İleti Yönetim Sistemi’ne üç (3) iş günü içerisinde kaydetmek zorundasınız. Aksi takdirde, alıcıya hiçbir şekilde; reklam, kampanya ve duyuru gibi bildirimler atamazsınız. Ek olarak alıcılar da İYS üzerinden ret hakkını kullanabilirler. 

Hizmet sağlayıcılar arasında, 150 bin adedin üstünde ticari elektronik ileti onayı olanların son onay yükleme tarihi 31 Aralık 2020 olarak belirlenmiştir. 150 bin adet ve altında ticari elektronik ileti onayı olan hizmet sağlayıcılar için ise son yükleme tarihi 31 Mayıs 2021 şeklindedir.

Aksi takdirde onaylar, yönetmelik gereği İleti Yönetim Sistemi’ne belirtilen tarihlerde aktarılmadığı için geçersiz sayılacaktır.

Onay Gerektiren İYS Kapsamındaki İletiler Nelerdir?

İleti Yönetim Sistemi dahilinde gönderilecek bazı bildirim türleri, hizmet sağlayıcılarının kafasını karıştırabilir. Örneğin; kutlama, temenni, memnuniyet anketi ya da tebrik gibi ticari elektronik iletiler de onay gerektirecek mi? 

Sorunun cevabı, evet. Bu iletiler, kendi işletmenizin tanınırlığını artırmaya yönelik olduğu için mutlaka öncesinde onay alınması gerekmektedir.

Onay Gerektirmeyen İYS Kapsamındaki İletiler Nelerdir?

Hizmet sağlayıcıyla alakalı olarak mevzuata ilişkin bilgi verilmesi gereken yükümlülüklerde, önceden onay alınması zorunlu değildir. Bunlar; bilgi güncelleme, teslimat, üyelik için tahsilat, satın alma veya abonelik şeklindedir. 

İYS Başvurusu ve Kullanımı Hakkında Nelere Dikkat Etmelisiniz?

İleti Yönetim Sistemi kayıt işlemlerini yaparken unutmayın ki bu kayıt işlemi sadece hizmet sağlayıcılar içindir. Bu anlamda, başvuruyu sadece MERSİS kaydı bulunan ve bu kayıt üzerinde yetkili olan kişiler yapabilmektedir. Tüm bunlara ek olarak dikkat etmeniz gereken diğer detaylar aşağıdaki gibi olmaktadır:

• MERSİS’te yer alan bilgilerinizin kesinlikle doğru olduğundan emin olmalısınız. 
• Başvuruyu yapmadan önce marka tescil belgelerinizi PDF formatında hazırlamalısınız. 
• Eğer güncel olmayan bilgileriniz varsa MERSİS üzerinden güncelleme yapmalısınız. 
• Kurumsal e-mail adresinizle başvurunuzu gerçekleştirmelisiniz.
• Ticari elektronik ileti gönderimini, ticari unvanınız dışında başka isimlerle de yapıyorsanız mutlaka marka tescil belgelerinizi sisteme yüklemelisiniz.

İleti Yönetim Sistemi Yönetmeliğine Nereden Ulaşılır?

Ticaret Bakanlığı tarafından yürürlüğe konulan Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Yönetmeliği, 30998 Sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıştır. Bu yönetmeliğe göre İleti Yönetim Sistemi kaydı olmadan gerçek veya tüzel kişiler, onayı alınmayan alıcılara; e-posta, sesli arama ya da SMS ile ticari elektronik ileti gönderemeyecek. 

Bu bildirimleri göndermek isteyen hizmet sağlayıcılarının ise İYS kaydı oluşturması zorunlu tutulacak. Üstelik, sadece sistemde izni alınan vatandaşlar için gönderime müsade edilecek. İleti Yönetim Sistemi yönetmeliğinin tamamına https://iys.org.tr/iys/yonetmelik adresinden ulaşabilirsiniz.

IdeaSoft İYS’ye Yönelik Hangi Geliştirmeleri Yapmaktadır?

İYS’ye yapılan başvuru kapsamında, e-fatura entegratörlerinde olduğu gibi API servislerinden faydalanılmaktadır. Bu anlamda İYS ile ilgili uyum çalışmaları gerçekleştiren IdeaSoft, zaman damgası ve API yapısına yönelik çeşitli geliştirmelerde bulunmuştur. 

Farklı iş ortaklarımız ve onlara ait İYS entegratörleri sayesinde, IdeaSoft API’ları ile uyumlu çalışan uygulamalar üretilmiş; Bu uygulamalar 2020 Aralık ayında yayına alınmıştır. Sunulan bu uygulamalar, İYS platformuna anlık data gönderimi sağlanmaktadır.

IdeaSoft Müşterisiyseniz İYS Kapsamında Ne Yapmalısınız?

IdeaSoft, e-ticaret alanındaki pek çok kuruluş tarafından tercih edilen Netgsm ile iş ortağıdır. Aynı zamanda IdeaSoft’un İYS Platformu Entegratörü olan Netgsm, 35 bine yakın KOBİ’ye SMS hizmeti vermektedir. 

IdeaSoft müşterisi olarak siz de bu ortaklığın avantajlarından yararlanabilir; ilk aktarım işlemlerinizi, herhangi bir ücret karşılığı olmadan Netgsm aracılığıyla gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede, üyelere ait data bilgisi için gereken çıktıyı Excel ile alarak Netgsm üzerinden İYS’ye kaydedebilirsiniz. 

Ek olarak otomatik entegrasyon hizmeti ile üye aktarımınızı çok hızlı bir şekilde yapabilirsiniz. Üstelik üyeleri çeşitli gruplara ayırabilir, bildirimde bulunmadan önce aktif olan telefon numaralarını görüntüleyebilirsiniz. Bu anlamda, sizden herhangi bir bildirim almak istemeyen numaraların otomatik olarak kara listeye alındığı özellikten de yararlanabilirsiniz. 

Tüm bu avantajlardan faydalanmak için E-ticaret Çözüm Merkezi / Netgsm üzerinden başvuruda bulunmanız yeterli olacaktır.