İhracat Yapanlar İçin E-Arşiv Kullanım Rehberi

Ticaret, hayatımızın her nüfuz eden dijitalleşmeden yoğun şekilde etkilenen alanlardan biridir. Bu etki, sadece alışveriş süreçlerinin internete kaymasıyla da sınırlı değildir. Artık satış işlemleri fatura düzenleme süreçleri de elektronik ortama taşınmış durumdadır. E-Arşiv fatura ismiyle anılan uygulama tipinin de bu değişimlere paralel olarak ortaya çıktığı söylenebilir. Bu içeriğimizde, internet üzerinden ihracat yapan firmalar için de büyük önem taşıyan e-arşiv kullanımına dair merak edilenlenlere odaklanacağız. E-Arşiv fatura nedir, kimler zorunlu olarak bu tip belgeleri düzenlemeli gibi soruların yanıtlarını yazımızın devamında bulabilirsiniz.

E-Arşiv Nedir?

E-arşiv, satış işlemlerine yönelik faturalandırma süreçlerinin elektronik ortama taşınmasıyla ortaya çıkan bir belge türüdür. E-Fatura kapsamının dışında kalan şirket ve kişilere yapılan satışlar için bu uygulamaya başvurulur.

Standartları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen e-Arşiv kullanımının amacı, fiziksel ortamda kâğıt olarak düzenlenmesi zorunlu olan faturalara dair işlemlerin, günümüz teknolojilerine uygun hâle getirilmesidir. Bu bağlamda faturaların düzenlenmesi, karşı tarafa gönderilmesi, saklanması ve Gelir İdaresi Başkanlığına raporlanması gibi işlemler, e-Arşiv uygulamasının konuları arasında yer alır.

E-Arşiv ve E-Fatura Birbirinden Nasıl Farklılaşır?

E-Arşiv ve e-Fatura; fatura çeşitleri nelerdir sorusuna hem geleneksel şekilde yapılan satışlar hem de e-ticaret için cevap teşkil eden uygulama tipleridir. Bu uygulamaların bazı ortak noktaları olsa da aralarında pek çok önemli fark bulunur. Söz konusu farkları şu şekilde toparlayabiliriz:

• E-Arşiv, e-fatura kapsamı dışındaki firmalar ve son kullanıcılar için düzenlenir. E-Fatura ise sadece bu uygulamayı kullananlara özeldir.
• E-Arşiv, takip eden günde saat 24:00’e kadar GİB’e bildirilmelidir. E-Fatura ise alıcısına zaten GİB üzerinden iletildiğinden bir raporlama gerektirmez.
• E-Arşiv kullanımında bir format zorunluluğu yoktur. E-Fatura UBL-TR formatında düzenlenmelidir.
• E-Arşiv hem e-posta olarak hem de kâğıt çıktısıyla alıcıya gönderilebilir. E-Fatura, GİB’in sistemi üzerinden iletilir.
• E-Arşiv kullanımında ilgili belgeler, mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanıp saklanır. E-Fatura’da zaman damgasına gerek yoktur.
• E-Arşiv; GİB Portal üzerinden, özel entegratörle ya da kendi bilgi işlem sistemlerine onay alarak kullanılabilir. E-Fatura’da ise GİB Portal, entegrasyon, özel entegratör yöntemlerinden biri tercih edilir.

Bu iki fatura türü hakkında daha detaylı bilgiye ulaşmak için E-fatura ve E-arşiv Faturanın Farkları başlıklı içeriğimize göz atabilirsiniz.

E-Arşiv Fatura Kesmenin Şartları Nelerdir?

Daha önceki dönemde sadece e-Fatura kullanıcıları, e-Arşiv fatura kesebilme hakkına sahipti. 2021 yılının son aylarında alınan bir kararla bu durum değişmiştir. Artık isteyen her işletme, özel entegratörler aracılığıyla da e-Arşiv kullanımına hak kazanmış durumdadır.

Bunun dışında e-Arşiv kesmeyi zorunlu kılan durumlar da vardır. Şayet bir şirket, e-Fatura kapsamına girmese dahi aynı gün içinde diğer vergi mükelleflerine 2.000 TL ve üzerinde fatura kesiyorsa bu işlem için e-Arşiv portal kullanımı şarttır. Bu limit, vergi mükellefi olmayan kişilere kesilen faturalar için ise 5.000 TL’dir. Bu noktada da e-arşiv portal nedir sorusu gündeme gelebilir. GİB Portal olarak da bilinen bu uygulama, e-Fatura alt yapısına sahip olmayan firmalara elektronik ortamda fatura düzenleme imkânı tanır.

Kimler E-Arşiv Mükellefidir?

E-arşiv nedir, kimler zorunlu olarak bu uygulamayı kullanır sorusunun karşılığı, bu uygulaması şart olan kişi ve kurumları da kapsar. Peki e-arşiv mükellefi nedir? Yasal düzenlemeler gereği 2021 yılındaki toplam cirosu 4 milyon TL’yi aşan şirketler, e-Fatura kullanmalıdır. Dolayısıyla bu kapsama giren firmaların gerekli durumlarda altında e-Arşiv fatura kesmesi gerekir.

E-Arşiv Kullanmanın Sağladığı Kolaylıklar Nelerdir?

E-arşiv kullanımı, şirketlere pek çok kolaylık ve avantajlar sağlar. Bunlar arasında öne çıkanları şöyle sıralayabiliriz:

• Kâğıt kullanımı zorunlu olmadığı için hem masrafları düşürür hem de çevre dostudur.
• Faturalar, ilgili kişi ve kurumlara e-posta yoluyla gönderilebilir. Kargo kullanımının doğurduğu masraflar ortadan kalkar.
• Faturalar, dijital ortamda saklandığından hiçbir şekilde kaybolmaz. Buna bağlı olarak dosyalama işlemleri için zaman ve alan ayırlamanıza gerek kalmaz.
• Fatura kesme işlemi daha hızlı hâle gelir.

E-Arşiv kullanımı e-ticaret için de oldukça avantajlıdır. Gerekli entegrasyon işlemlerini yaptıktan sonra gerçekleştirilen her satışın otomatik olarak faturalandırılmasını sağlayabilir, böylece iş yükünüzü ciddi ölçüde azaltabilirsiniz.

İhracatta E-Arşiv Kullanmak Zorunlu mudur?

Teknik olarak her ihracat işlemi için e-Arşiv kullanımı zorunlu değildir. Eğer şirket, e-fatura kapsamına girmiyorsa yurt dışı satışları için kâğıt fatura kesmeye devam edebilir. Fakat söz konusu e-ihracat olduğunda karşımıza başka bir tablo çıkar. Zira bu tip ticari faaliyetler, genellikle mikro ihracat konsepti dâhilinde gerçekleştirilir. 1 Ocak 2022 itibarıyla yürürlüğe giren yeni kural, bu kapsamda düzenlenen faturalar için e-Arşiv kullanımını şart hâline getirmiştir. Bu konuda daha fazla bilgiye ulaşmak için e-ihracat faturası nedir? konulu içeriğimize bakabilirsiniz.

İhracat Yapanların E-Arşiv Kullanımı Nasıl Olmalıdır?

İhracat yapan firmalarının e-Arşiv kullanımına dair bazı rakamsal kısıtlamalar da bulunur. Yurt dışına yapılan ve toplam tutarı 10 bin TL ve üzeri olan her satış için e-Arşiv fatura düzenlenmesi zorunludur. Üstelik bu zorunluluk, söz konusu firma e-Fatura mükellefi olsun ya da olmasın geçerlidir.

E-fatura kullanıcısı olan firmalar, hizmet ihracatları için de e-Arşiv kullanmalıdır. Fakat bu işlemdeki alıcı pozisyonundaki işletme, serbest bölgede ise düzenlenmesi gereken belge türü e-Faturadır. İhracatta E-Fatura Kullanımı başlıklı yazımızda bu konuya dair zihninizde oluşan soruların karşılıklarını bulabilirsiniz.

İhracat Yapanların E-Arşiv Kullanmadan Önce Bilmesi Gerekenler Nelerdir?

E-Arşiv fatura düzenlenirken alıcı firmanın vergi ya da kimlik numarasına yer vermek gerekir. Fakat bilindiği üzere yurt dışındaki kişi ya da şirketler, bu bilgiye sahip değildir. Bu durumda GİB Portal üzerinden e-Arşiv fatura kesilirken ilgili alana 10 adet 2 yazılmalıdır.

İnternet üzerinden ihracat yapan firmaların e-Arşiv kullanma zorunluğunun bulunması, söz konusu belgelerin düzenlendiği GİB Portal uygulamasına dair bunun dışında da pek çok bilgilere sahip olmayı zorunlu kılar. Dolayısıyla bu uygulamaya aşina olmayanlar, E-arşiv kullanım kılavuzu ve türevi belgeler aracılığıyla süreç hakkında ihtiyaç duyacakları detaylara ulaşabilir.