Erp (Kurumsal Kaynak Planlama) Nedir? E-Ticaret İçin Gerekli midir?

Dijitalleşme, sadece matbu belgelerin PDF formatına dönüştürülmesinden ibaret değildir. Büyük ölçekli işletmelerin karmaşık departman ağları bile ERP sayesinde dijitalleştirilebilir. Başta e-ticaret olmak üzere pek çok sektörde, işletmelerin yönetimsel ihtiyaçları, birtakım bilgisayar yazılımları ile karşılanıyor. ERP kurumsal kaynak planlama yazılımları ise söz konusu ihtiyaçları daha verimli bir şekilde karşılayabilme açısından kullanışlıdır. Bu yazılımlar kaynak planlamasını dijitalleştirirken reel ortamda alınan verimi de en üst düzeye çıkarır. Peki tam olarak erp nedir, ne işe yarar?

ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) Nedir?

ERP; yazılım ve donanımın da dâhil olduğu birtakım bileşenin entegre bir şekilde çalıştığı, farklı alanlardaki kaynakların verilerini tek noktaya toplayıp aynı noktadan organizasyon süreçlerinin yönetilmesini sağlayan bir sistemdir. İşletmelerin operasyonel yapısına optimize edilebilecek işlevselliğe sahiptir ve bir çeşit veritabanı olarak da hizmet verir. ERP açılımı “enterprise resource planning” olan, Türkçede ise “kurumsal kaynak planlaması” şeklinde karşılık bulan bir kısaltmadır. Genellikle kullanımı kolaylaştırılarak geliştirilir ve işletmenin verileri ile görevlerini bir araya getirir.

ERP sisteminin bütünleşik veritabanı, işletmeye ait çeşitli kaynakların birleştirilip verimli bir şekilde kullanılabilmesine zemin hazırlar. Sınırlandırılmış spesifik görevler yerine birden çok yazılımın bir arada işlemesine dayanan bir çalışma prensibi vardır. Genel hatları itibarıyla işletmelerde tedarik zinciri, satış, satın alma, stok, üretim, finans, kalite ve insan kaynakları gibi rutin operasyonların yönetilmesinde kullanılan yazılımlar bütünü olarak da tanımlanabilir.

ERP Ne İşe Yarar?

Kurumsal kaynak planlama, bir ürünün; üretim kaynaklarının temin edilmesinden nihai tüketici tarafından kullanılmasına kadar geçen süreçte tedarik zinciri yönetimi yapmaya yarayan bir sistemdir. İşletme içerisindeki bağımsız departmanların, doğrudan ya da dolaylı bir şekilde dâhil oldukları süreçlerin tamamını tek bir noktadan yönetmeyi mümkün kılar. Aynı zamanda veri toplayıp işleme süreci için de oldukça kullanışlıdır.

Manuel işlemlerden doğan hataları minimize etmeye yarayan ERP yazılımları, özelleştirilebilir zengin içerikleri sayesinde akıcılık sunar. Geçmişte işletmelerin içerisindeki kurumsal kaynak planlama süreçleri, her bir sistemin ayrı ayrı işletilmesi sonucunda mümkün olmaktaydı. Günümüzdeki ERP programları ise tüm bu süreçleri birbirine bağlamaya, tek bir süreç hâline getirmeye ve büyük ölçekli işleri hızlı bir şekilde tamamlamaya yardımcı olur.

ERP Nasıl Çalışır?

Kurumsal kaynak planlama sistemleri, verimlilik sağlamak üzerine kurulu bir prensiple çalışır. İşletmelerin operasyonel süreçleri dijitalleştikten sonra, bu süreçlerin yönetimi de geliştirilen yazılımlarla dijitale taşındı. Finanstan insan kaynaklarına, müşteri ilişkilerinden tedarikçilere kadar tüm organizasyonlar; tercih edilen ERP yazılımının kapasitesi doğrultusunda birbirine bağlanır. Söz konusu organizasyonları yürüten departmanlar, yazılım üzerinden kendi aralarında işbirliği sağlarlar. İş birliği iki ya da daha fazla departman arasında yürütülebilirken ilgili departmanın kendi içerisindeki yapı da buradan idare edilebilir.

ERP özellikleri itibarıyla işleri pratikleştiren yapıda bir yazılımdır. İş süreçleri tek bir veri tabanına entegre edildiği gibi yönetim de aynı ekrana taşınır. Dolayısıyla tüm sistem, sadece bir arayüz üzerinden yönetilir. Panele erişim imkânı bulunan bir departman yöneticisi, yetkisi dâhilinde diğer organizasyonlara ilişkin tüm bilgilere panelden ulaşabilir. Kurumsal kaynak planlaması uygulamalarının çalışma prensibindeki en önemli detaylardan biri ise bu bilgilerin anlık olarak güncellenmesidir.

ERP’nin Şirketler İçin Önemleri Nelerdir?

Büyük ve gelişmiş teknolojilere yatırım yapmak, önceden sadece uluslararası şirketler için önemliydi. Bunun en önemli sebeplerinden biri elbette teknolojiye ulaşmadaki zorluktu. Fakat günümüzde söz konusu teknolojilere kolay ulaşılabilmesi, ERP’nin küçük ölçekli şirketler için de önemli olmasına zemin hazırlamıştır. Kurumsal kaynak planlaması özellikleri ile küçük ya da büyük tüm operasyonlar için önemli ve kullanışlıdır.

Kurumsal kaynak planlaması önemini verimliliği artırırken çok net bir şekilde gösterir. Çünkü kompakt bir şekilde tüm süreçlere etki edebildiği için totalde kârlılığı da artırır. Bir proje kapsamında birden fazla departmanın görevli olması zaman ve emek kaybı yaratabilir. Fakat aynı proje için, yine birden fazla departmanın ERP üzerinden görevlendirilmesi, daha az iletişimle daha fazla bilgi alışverişinin de mümkün olması anlamına gelir. Sistemin şirketler için bir diğer önemi de; bağımlı ya da bağımsız tüm organizasyonların veri kaydı ile veri analizinin aynı dijital araçta yapılabiliyor olmasıdır.

ERP’nin Sağladığı Faydalar Nelerdir?

ERP faydalarını doğrudan iş süreçlerinde hissettirebilen ve alınan sonuçların başarısını artırabilen bir sistemdir. Dolayısıyla ERP kullanımını tercih eden bir şirketin, başarı konusunda aşağı yönde seyretmesi son derece düşük bir ihtimaldir. Doğru bir kullanım ile büyük ölçüde fayda sağlayabilen bir programdır. Tabii işletme yapısına uygun bir ERP yazılımını tercih etmek de ayrıca belirleyici bir unsurdur. Artan verimlilik, gerçek zamanlı veri, akıllı raporlama, düşük maliyet gibi detaylar, kurumsal kaynak planlaması yararları arasında gösterilebilir.

Sağlam Sistemler

ERP sistemlerindeki altyapı oldukça sağlamdır. Ayrıca esnek ve yapılandırılabilir olması da şirketin iş akışına uyum sağlaması konusunda fayda sunar. İş gereksinimlerine göre yapılandırılan bir ERP sistemi, günlük işlerin sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını sağlar.

Gerçek Zamanlı Veri

Kurumsal kaynak planlama programlarının en önemli faydalarından biri, gerçek zamanlı verilere olan kolay erişimdir. Gerçek zamanlı, anlık ve güncel verilerin, ERP sistemi dâhilindeki departmanlar üzerinden otomatik olarak ekrana akması sağlanır. Bu senkronizasyon sayesinde görevler ve iş süreçleri tutarlı bir şekilde yürütülebilir. Ayrıca gerçek zamanlı veriler, stratejik karar verme süreci için de oldukça faydalıdır.

Artan Verimlilik

Kurumsal kaynak planlaması sistemleri, farklı süreçleri tek bir çatı altında toplamak gibi bir fayda sunar. Bu detay ise hemen her anlamda verimliliğin artmasına yardımcı olur. Bilgilere hızlı bir şekilde erişim ve eş zamanlı yönetim imkânı, verimliliği artırmanın yanında olası hataları da minimize eder. Doğru, net ve güvenilir bilgiler ile hareket edildiği sürece de verimlilik artış gösterir.

Düşük Altyapı Maliyeti

ERP sistemi kullanmak, bir BT altyapısı oluşturma zorunluluğunu ortadan kaldırır. Bu sistemlerde veri kayıtları, üçüncü tarafların yönetimindeki sunuculara uzaktan yapılabilir. Bilgileri barındırmak için altyapıya ihtiyaç duymamak ise maliyet konusunda ciddi bir avantaj sağlar. Programların kendi altyapıları da mevcuttur. Dolayısıyla sistemi oluşturmak ya da yönetmek için ekstra bir maliyet söz konusu değildir.

Akıllı Raporlama

Kurumsal kaynak planlaması yazılımlarında akıllı raporlama fonksiyonu da vardır. Bu fonksiyon ile standart olarak tanımlanmış basit ya da detaylı raporlar otomatik olarak oluşturulabilir. Otomatik raporların oluşturulabilmesi ise önemli ölçüde bir zaman tasarrufu sağlar. Ayrıca raporların özelleştirilebilmesi de mümkündür. İhtiyaç duyulan tüm detayları içeren raporlar sayesinde analiz ve karar aşaması daha verimli geçer.

Geliştirilmiş İşletme Faaliyetleri

İşletmelerdeki her bir proje için farklı departmanlar görevlendirilir. Projenin kapsamına göre de departmanlar arasında bir iş birliği söz konusu olur. Birlikte çalışma sürecinde departmanların birbirlerine olan bağımlılığı, faaliyetlerin verimini düşürebilir. ERP sistemleri, hem iş bölümlerine dâhil olan departmanların tek bir birim olarak hareket etmesini hem de birbirlerine olan bağımlılığın ortadan kalkmasını sağlar.

ERP Modülleri Nelerdir?

ERP sistemleri birden fazla modülden oluşur. Her bir modül tek başına kapsamlı bir yazılım kapasitesine sahip olabilir. Kurumsal kaynak planlama sisteminde ise bu modüller, birbirleri ile bağlantılı bir şekilde çalışırlar. Tercih edilen yazılım doğrultusunda sistem içerisinde az ya da çok sayıda modül olabilir. Başlıca modüller aşağıdaki gibidir.

Satış Yönetimi Modülü

Satış yönetimi modülü, müşteriden bir sipariş geldiği anda çalışmaya başlar. Ekranda gelen siparişler görüntülenir ve sipariş süreci anlık olarak izlenebilir. Siparişin oluşturulması, ilgili ürünlerin temin edilmesi, paketlenmesi, kargoya verilmesi ve alıcıya ulaşması gibi tüm adımlar, ERP sistemi içerisinde görüntülenebilir. Teslimat da dâhil olmak üzere satış işleminin tamamlanmasına kadar tüm süreçlerin yönetimini mümkün kıldığı için satış ve dağıtım modülü olarak da bilinir.

Stok Yönetimi Modülü

Stok yönetimi de kullanışlı ERP modüllerinden biridir. Satın alma, tedarik etme ya da üretme yöntemlerinin herhangi biriyle işletme envanterine giren ürünler, stoklara eklenir. Stok yönetim modülünde hangi üründen kaç adet bulunduğu görüntülenebilir. Bir sipariş geldiğinde ve ilgili ürün müşteriye gönderildiğinde otomatik olarak stoktan düşer, bilgiler güncellenir.

Satınalma Yönetimi Modülü

Satın alma yönetimi modülü, dışarıdan karşılanan işletme ihtiyaçlarının takibi için kullanılır. İşletmenin ihtiyaç duyduğu ürünleri belirleme, malzeme talebi oluşturma, ilgili satıcı firmaya sipariş verme, satıcıyla iletişim kurma ve gelen malzemeleri teslim alma gibi süreçlerin yönetimi bu modül ile yapılır.

Üretim Yönetimi Modülü

Üretim yönetimi modülü ile üretim planı oluşturma, üretim sürecini izleme, maliyetlendirme, hedef pazar izleme gibi süreçler yönetilir. Bu modüle dâhil olabilecek sistemlerden bazıları ise şöyledir:

• Üretim işlemleri
• Üretim projeleri
• Üretim akışları
• Malzeme listeleme
• İş emri yönetimi
• Mühendislik işlemleri
• Maliyet yönetimi
• Çizelgeleme
• Kapasite analizi
• Kalite kontrol

Finans Yönetimi Modülü

Finans yönetimi, kurumsal kaynak planlaması modüllerinin en önemlilerinden biridir. Başta muhasebe işlemleri olmak üzere mali yapı ile ilgili tüm süreçler bu modül üzerinden yönetilir. Genel finans hareketleri, alacaklar, borçlar, bütçe ve benzeri verilerin saklanıp analiz edildiği modüldür. Modül içerisinde bulunabilecek sistemler için şu örnekler verilebilir:

• Nakit girişleri ve çıkışları
• Genel muhasebe işlemleri
• Vadeli işlem kayıtları
• Finans hareketleri
• Maliyet muhasebesi işlemleri
• Bütçelendirme
• Sabit kıymetler

Kalite Yönetimi Modülü

Bu modül ile kalite sertifikasyon süreci takip edilir ve yönetilir. Kalite yönetimi modülü üzerinden kalite standartları belirlenir, kalite kontrol süreci takip edilir ve standarda uygun olmayan organizasyonlar durdurulur. Alınan raporlar doğrultusunda, ilgili organizasyonda geliştirmeler yapılır ya da süreç tamamen iptal edilir.

İnsan Kaynakları Yönetimi Modülü

İnsan kaynakları yönetimi modülü, bir işletmenin İK departmanının sanal ortamdaki hâlidir. İşe alım sürecinden personel takibine, ücretlerden eğitimlere kadar tüm süreç, bu modül üzerinden takip edilebilir. Modülün kapsamın genellikle şu şekildedir:

• Kariyer planı oluşturma
• İşe alım yönetimi
• Maaş yönetimi ve bordro alma
• Çalışma süresi, devamlılık ve mesai takibi
• İşletme içi eğitimler

Firmalar Neden ERP Programı Kullanmalıdır?

ERP programı kullanımı, firma yapısı doğrultusunda farklı faydalar sunabilir. Fakat genel hatları itibarıyla hemen her firmanın bu sistemleri kullanmak için ortak nedenleri vardır. Firmaların ERP uygulaması kullanma nedenlerine aşağıdaki gibi örnekler verilebilir.

• Sistemin yapısı, farklı departmanlara ait finansal verileri toplayıp entegre bir şekilde raporlayabilecek kapasiteye sahiptir.
• Üretim, imalat ve standardizasyon gibi işlemlerin hızını optimum seviyede artırabilir.
• İnsan kaynaklarını tek çatı altında toplaması, standartlaştırılmış İK yönetimini mümkün kılar.
• Personel yönetim süreci, işletmenin dâhil olduğu sektöre göre özelleştirilebilir.
• Çok şubeli firmalara, farklı bölgelerin iş akışını takip edebilme fırsatı verir.
• Sipariş takibi fonksiyonu sayesinde teslimattan faturalandırmaya kadar tüm süreci koordine etmeye yardımcı olur.
• ERP entegrasyonu tedarik zincirinin her aşamasını sorunsuz bir hâle getirir.

Size Uygun Olan ERP Modelini Nasıl Seçebilirsiniz?

Değişken çalışma prensiplerine sahip farklı ERP çeşitleri mevcuttur. Başarılı bir yönetim süreci ve artan verimlilik için, işletme yapınıza en uygun ERP modelini seçmelisiniz. Bu süreçte beklentilerinizi, ihtiyaçlarınızı, bütçenizi ve kurumsal kaynak planlaması başarı modellerini gözden geçirebilirsiniz. Tüm bu detaylar size bir fikir verir ve ideal modeli rahatlıkla seçebilirsiniz. Bulut tabanlı, şirket içi ve hibrit olmak üzere yaygın kullanılan 3 farklı model vardır.

Bulut Tabanlı ERP

Bulut tabanlı ERP sistemleri sıkça tercih edilmektedir. Bunun en önemli sebeplerinden biri, ek bir donanım ve altyapı gerektirmemesidir. Sistem içerisindeki tüm veriler bulut sunucuda saklanır ve bulut üzerinden yönetilir. Kullanıcılar verilere tarayıcı üzerinden ulaşır. Altyapı ve sunucu desteği, yazılımı hizmete sunan firma tarafından sağlanır. Dolayısıyla masraf ciddi oranda azalır. Sürekli güncel kalır ve güncellemeler sayesinde zamanla performansı da yükselir. Özelleştirme konusunda sınırlandırılmış olması ise bir dezavantaj olarak gösterilebilir.

Şirket İçi ERP

Şirket içi ERP modelleri, genellikle çok büyük ölçekli şirketler tarafından tercih edilir. Çünkü önemli bir bütçe gerektirir. Yazılım işletme bilgisayarlarında çalıştırılırken veriler de uzak bir sunucuda değil, şirket içinde depolanır. Bir BT departmanına ihtiyaç vardır ve altyapı, bu departmandaki uzmanlar tarafından yönetilir.

Şirket içi kurumsal kaynak planlama yazılımlarına yatırım yapan şirketler, geliştirme ve özelleştirme konusunda sınırsız bir özgürlüğe sahip olur. Ayrıca güvenlik düzeyi son derece yüksektir. Dezavantajı ise tüm geliştirme ve iyileştirmelerin BT ekibi tarafından yapılma zorunluluğudur. Bu işlemler zaman, emek ve bütçe gerektirir.

Hibrit ERP

Hibrit ERP, bulut tabanlı ve şirket için modellerin birleşimi gibi bir sisteme sahiptir. Gerek güvenlik gerek yazılım fonksiyonları doğrultusunda işletmelerin farklı ihtiyaçları olabilir. Başlangıçta bu sisteme küçük bir yatırım yapmak isteyen şirketler, bazı özellikleri şirket içi olarak geliştirirken diğer ihtiyaçları da bulut tabanlı sistemlerle karşılar. İki katmanlı olarak kullanılabilen hibrit modelin en önemli avantajlarından biri de gelecekte diğer sistemlerden birine geçebilme esnekliğidir.

En İyi ERP Yazılımları Hangileridir?

Şirketlerin kullanabileceği üst düzey kurumsal kaynak planlaması yazılımları vardır. Köklü firmalar tarafından geliştirilip şirketlerin hizmetine sunulan bu yazılımların en popülerleri SAP, Oracle, Infor, Microsoft ve Epicor olarak sıralanabilir. E-ticaret Çözüm Merkezi üzerinden sunduğumuz IdeaSoft ERP entegrasyonu hizmeti ile online mağazanızdaki fiyat ve stok bilgilerini, kullandığınız ERP programına gönderebilirsiniz.

SAP

SAP ERP, Almanya merkezli SAP SE firması tarafından geliştirilen bir yazılımdır. Kurumsal kaynak planlaması pazarının en büyüklerinden biri olarak kabul edilir. Daha çok yüksek bütçeli işletmelere hitap eder. SAP yazılımının içerisinde bulunan bazı iş süreçleri şunlardır:

• Satış & dağıtım
• Üretim planlama
• Lojistik
• Kalite yönetimi
• Tedarik zinciri yönetimi
• Finansal muhasebe & yönetim muhasebesi
• İnsan kaynakları
• Eğitim
• Bordro
• E-işe alım
• Seyahat yönetimi
• Sağlık ve güvenlik yönetimi

Oracle

Evrensel adı “Oracle Enterprise Resource Planning Cloud” olan bu yazılım, bulut tabanlı ERP sistemlerinin öncülerinden biridir. En eski yazılımlardan biri olup son derece popülerdir. Bazı modülleri ve özellikleri şu şekildedir:

• Muhasebe merkezi
• Gelir & gider yönetimi
• Proje yönetimi
• Maliyet kontrolü
• Tedarikçi yönetimi
• Tedarik zinciri planlaması
• Sipariş yönetimi
• Envanter
• Lojistik
• Kurumsal performans yönetimi (EPM)

Infor

Karmaşık olmayan kolay kullanımı ile bilinen Infor, işletmelere dikey ERP çözümleri sunar. Başta tedarik zinciri yönetimi, finansal sistemler ve müşteri ilişkileri yönetimi olmak üzere çeşitli modülleri bulunmaktadır. Orta ve düşük bütçeli işletmelere hitap eder.

Microsoft

Dünya devi bir firma olan Microsoft, ERP yazılımı ile de işletmelere destek sağlamaktadır. Microsoft Dynamics markası ile kullanıcılara sunulan bu yazılım küçük, orta ve büyük ölçekli firmaların tümüne hitap edebilmektedir. Satış, pazarlama, servis, finans, operasyon, ticaret ve İK gibi kullanışlı modülleri bulunmaktadır.

Epicor

Çok geniş bir ağa sahip olan Epicor, dünyanın en popüler ERP yazılımlarından biridir. 100’den fazla ülkede kullanıldığı bilinmektedir. Geliştirici firmanın köklü olması, firma tarafından üretilen kurumsal kaynak planlama yazılımının da sıklıkla tercih edilmesine zemin hazırlamıştır. KOBİ’lerden büyük ölçekli şirketlere kadar geniş bir skalada hizmet veren Epicor, kullanıcılara yazılım ile ilgili online eğitim de vermektedir.