Excel Entegrasyonu Kullanımı

Excel Entegrasyonu Kullanımı

Excel entegrasyonunu kullanmak için, standart bir excel şablonuna ihtiyacınız olacaktır. Her sistemin standart bir yapısı mevcuttur. IdeaSoft excel entegrasyonu için excel dosyasını hazırlarken hangi sütuna ne yazılması gerektiğini ancak standart bir çıktı üzerinden görebilirsiniz. Bunun için eğer paket özelliklerinizde Excel Entegrasyonu var ise, yönetim panelinizde Entegrasyonlar >> Idea Output çıktı sistemi üzerinden Standart Katalog Çıktısının sağ tarafındaki Çıktıyı Al butonuna basarak bilgisayarınıza indirin.

Üstteki ekran görüntüsündeki turuncu ile belirtilen butona basarak bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Ardından sayfanın başında yer alan videoyu izleyerek, sisteme yüklemek üzere hazırlanacak bir excel dosyasında, sütunlara ait verileri görüntüleyebilirsiniz. Aynı kolon başlıklarını kullanarak excel listesini oluşturabilirsiniz.

Not: Excel içerisinde yer alan Stockcode kolonunda ürününüze ait stok kodu bilgisi yer alacak ve sistem üzerinde bu tekrarsız stockcode bilgisi referans alınacaktır. Excel içerisinde yer alan bir stok kodu sitenizde halen bulunuyorsa Excel entegrasyonu bu stok kodu için ilgili satırda yer alan verilere göre güncelleme işlemi yapacaktır.

Hazırlanan Dosyayı Siteye Yüklemek

Excel dosyanızı hazırladıktan sonra sisteme yüklemeniz gerekir, bu işlemlerin hepsi Entegrasyonlar >> Entegrasyonlar >> Excel entegrasyonu alanından yapılacaktır. Bu menü, eğer paket özelliklerinizde excel entegrasyonu var ise mevcut olacaktır. Bu menü üzerindeki alanları ayrıntılı inceleyelim.

Excel entegrasyonu menüsüne girdiğinizde karşınıza temel olarak 3 alan çıkacaktır.

  • Son Entegrasyon Bilgileri son güncellen/yüklenen entegrasyon bilgileridir.
  • Kaynak Dosya Listesi alanında son güncellenen/yüklenen yüklendiği tarih bilgileridir.
  • Kaynak ve Tanımlama Menüsü alanı excel dosyasını yükleyeceğiniz alandır.
  • Güncelleme Menüsü katalog-stok vb. güncellemeleri sağlayacağınız alandır.
  1. Son Entegrasyon Bilgileri

İlk defa excel entegrasyonu yapacaksanız tüm alanlarda 0 yazacaktır. Fakat hazırladığınız bir excel dosyasını başarıyla yüklemiş ve çalıştırmışsanız, en son yüklediğiniz excel dosyası içerisinde bulunan kategori, marka, ürün sayısı gibi bilgileri özet olarak sizlere gösteren alanı ifade eder.

  1. Kaynak Dosya Listesi

Son yüklediğiniz dosyanın yüklendiği tarihi göstermektedir. Yapılan güncellemeler en son yüklenen kaynak dosya listesinde belirtilen tarihteki excele bağlı olacaktır.

  1. Kaynak ve Tanımlama Menüsü

Excel dosyasını hazırladıktan sonra sitenize aktarabilmek için ilk önce o excel dosyasını sistemin bulunduğu sunucu üzerine yüklemeniz gerekir. İşte bu yükleme işlemi kaynak ve tanımlama menüsü üzerinden yapılır. 

Excel dosyasını, çalıştırmak üzere sisteme yüklemek için Kaynak Dosya Yükleme alanından Seçiniz butonuna basarak bilgisayarınızdaki excel dosyasını seçip ardından yükle butonuna basabilirsiniz. Bu işlem excel dosyasındaki ürünleri sisteme aktarmaz, sadece excel dosyasını çalıştırabilmek için sunucuya yükler. Bu alandan maksimum 2 mb'lık dosyaları yükleyebilirsiniz. Dosya boyutu 2mb'dan daha fazla ise excel dosyasını parçalara atırabilir  veya Dosya Çekme Menüsü alanından sisteme aktarabilirsiniz.

Kaynak Dosya Yükleme Alanından Yükleme Yaparken Dikkat Etmeniz Gereken Konular;

1. Excel formatı 97/2003(.xls uzantılı) çalışma kitabı olmalıdır.

2. Excel boyutu 2 MB ı geçmemelidir.

3. Excel içerisinde formül ya da filtreleme olmamalıdır.

4. Excel de hangi alanı güncelleyecekseniz o alana ait tüm verilerin excel içerisinde olması gerekecektir.

Eğer 2mb'dan daha yüksek boyutta bir excel dosyanız var ise bu dosyayı farklı bir sunucu adresine yükleyin, bu işlemi varsa kullandığınız farklı bir ftp hesabına aktararak yapabilir veya sistem üzerinde Ayarlar >> Genel Ayarlar >> Dosya Yönetimi alanına da yükleyebilirsiniz. Yüklenen bir excel dosyasına sistemin ulaşarak indirebilmesi için url adresini girin ve dosyayı çek butonuna basın. Yazmış olduğunuz url adresinde bir excel dosyası ulaşılabilir halde ise o excel dosyası çalıştırılmak üzere sistemin bulunduğu sunucuya yüklenecektir.

Yüklediğiniz son excel dosyasının içinde hangi veriler olduğunu görmek isterseniz ise Kaynak Dosya Listesindeki products.xls dosyasının sağ tarafındaki  simgeli indirme butonuna tıklayabilirsiniz. Başarıyla son yüklenen excel dosyası bilgisayarınıza indirilecektir.

Başarıyla son yüklemesini yaptığınız excel dosyası içerisinde ürün, stok bilgisi ya da bir farklı bir veride hata varsa ve excel dosyasını bir önceki haline geri yüklemek istiyorsanız bu bölümde sağ kısımda bulunan simgeli butonuna basmanız yeterli olacaktır. 

  1. Güncelleme Menüsü

Excel dosyasını yükledikten sonra artık çalıştırabilirsiniz. Ürünleri sitenize entegre ettiğiniz, resimlerini stoklarını vb. alanları güncellediğiniz bölüm burasıdır. Excel dosyanızı başarıyla hazırlayıp yükledikten sonra güncelleme menüsüne geçmeniz gerekir. Bu menü üzerinde sırasıyla katalog, stok, fiyat, detay ve resim güncellemeleri yapılmalıdır.

4.1 Katalog Güncelleme

Ürünleri sitenize eklemek için yapılan işlem Katalog Güncelleme işlemidir. Sadece bu işlemi gerçekleştirmeniz ürünleri sitenizde satışa hazır hale getirmez. Bu işlem ile sitenize sadece kategoriler, markalar açılır ve ürünler eklenir. Fakat ürünlerin stokları fiyatları detayları resimleri olmayacaktır. Bu işlemler diğer güncellemeler ile tamamlanır.

Varsayılan Entegrasyon Ayarlarına Geri Dön: Katalog güncelleme işlemi ile sitenize eklediğiniz ürünlerin, daha sonradan kategorisi veya markası gibi ürünün konumunu değiştirmişseniz bu seçeneği işaretlediğinizde, yapmış olduğunuz değişiklikler iptal olacak ve tüm excel dosyasındaki ürünler ve kategoriler excel içerisinde yer aldığı şekline dönecektir, yani entegrasyondan geldiği ilk halini alacaktır. Eğer ürünlerinizi taşıyorsanız ya da bazı kategorilerin konumunu değiştiriyorsanız bu seçenek kesinlikle işaretlenmeden çalışılmalıdır. 

Etiketleri Güncelle: Entegrasyondan gelen ürünlerin ismi, markası veya kategorisinin isimlerini değiştirmişseniz, bu seçeneği işaretlemeniz halinde ürün isimleri, marka ve kategori isimleri, excel içerisindeki haline dönecek ve sizin yaptığınız değişiklikler iptal olacaktır. Bu nedenle işaretlemeden çalışmanızı tavsiye ederiz. 

Son olarak güncelle butonuna basarak işlemi tamamlayabilir ve ardından stok güncellemeye geçebilirsiniz.

4.2 Stok Güncelleme

Katalog Güncelleme işlemi ile sitenize eklediğiniz ürünlere stok bilgilerini eşleştirmek için kullanılan bölümdür. Stok güncelleme yapmazsanız ürünlerinizin stokları daima "0" olarak görüntülenecektir. 

Kayıtlı excel başlıklarımı kullan tanımı, sayfanın üstünde güncelleme menüsü başlığı altında anlatılmıştır. Tercih etmeden güncelleme yapmanız tavsiye edilir.

Güncelle butonuna basarak işlemi tamamlayın ve Fiyat güncelleme sayfasına geçiş yapın.

4.3 Fiyat Güncelleme

Bu bölüm entegrasyondan gelen ürünlerinize fiyat ataması yapabileceğiniz bölümdür. Bu bölüm Fiyat, KDV Durumu, Fiyat Türü ve Oran kısımlarından oluşmaktadır. Fiyat kutucuklarını işaretleyerek fiyat ataması yapacağınız kısımları seçebilirsiniz. Fiyat 1 alanı ürünlerinizi satacağınız fiyattır. Fiyat 2, 3, 4, 5 bölümleri ise farklı üye ve bayi grupları için kullanabileceğiniz bölümlerdir. Zaten hazırladığınız excel içerisinde price 1, price 2, price 3, price 4 ve price 5 sütunlarına dilediğiniz gibi değerler girmiştiniz, bu girdiğiniz değerleri ürünlere bu alandan aktarabilirsiniz. 

KDV Durumu: Excel dosyası içerisinde girmiş olduğunuz rakamın KDV dahil ya da hariç olduğunu buradan belirleyebilirsiniz.

Fiyat Türü: Excel içerisinde ürünler için Alış Fiyatı, Fiyat1(Satış Fiyatı), Fiyat2, Fiyat3, Fiyat4 ve Fiyat5 şekilde farklı fiyatlar gönderilebileceği gibi sadece tek bir fiyat da gönderebilir. Fiyat olarak hangisinin atanacağını buradan seçebilirsiniz. Bu alanda seçeceğiniz fiyat ile oran çarpılacaktır.

Oran: Örneğin 100TL olarak size sağlanan bir ürünün üzerine %10 kar koyarak satmak isterseniz oran kutucuğuna 1.10 yazmanız yeterli olacaktır. Eğer bir ürünü alış fiyatınızın %10 altında satmak isterseniz oran kutucuğuna 0.90 yazabilirsiniz. 

Fiyatları hatalı gelen (0 veya negatif değer alan) ürünleri pasifleştir: Bu seçeneği fiyat güncelleme sırasında seçmenizi tavsiye ederiz. Bu seçenek yardımıyla excel içerisinde eğer hatalı fiyata sahip ürünler varsa bu ürünler pasif hale getirilecektir. Böylece fiyatı 0 olan ya da hatalı şekilde fiyatı eksi (-) olarak gönderilen ürünler satışa çıkmayacak ve yanlış satışlara sebebiyet vermeyecektir.

4.4 Detay Güncelleme

Entegrasyonla gelen ürünlere, ürün bilgilerini ekleyebileceğiniz bölümdür. Eğer ilk defa Detay Güncelleme işlemini gerçekleştiriyorsanız "Sadece ürün bilgisi olmayan ürünlerin bilgilerini güncelle” seçeneğini işaretlemenize gerek yoktur.

Daha sonraki güncellemelerinizde sadece yeni eklenen ürün bilgilerini güncellemek isterseniz bu seçeneği işaretleyebilirsiniz. Bu özellik, detayı olan ürünü atlar, detayı olmayan ürünün excel içerisinde bir detayı var ise ürünü günceller.

4.5 Resim Güncelleme

Entegrasyonla gelen ürünlere, ürün resimlerini ekleyebileceğiniz bölümdür. 

Sadece resmi olmayan ürünlerin resimlerini güncelle: İlk defa Resim Güncelleme işlemi gerçekleştiriyorsanız bu seçeneği işaretlemenize gerek yoktur ancak daha sonraki güncellemelerinizde sadece yeni eklenen ürün resimlerini güncellemek isterseniz bu seçeneği işaretleyebilirsiniz. Bu seçenek işaretli olduğu zaman, resmi olan bir ürün güncellemede atlanır, resmi olmayan bir ürünün resmi güncellemeye çalışılır. Böylece resim güncelleme işlemi daha kısa sürecektir.

Resimleri belirteceğim url’den çek: Bu seçeneği işaretleyecek olursanız resimler aşağıda belirteceğiniz URL üzerinde aranacaktır. Dikkat edilmesi gereken nokta ise resim isimlerinizin ürün stok kodlarınızla aynı olması gerektiğidir. Örneği ürün stok kodunuz abc123 ise resim ismi de abc123.jpg şeklide olmalıdır. Bir ürünün stok kodu eht_22 ise hazırlanan resim de eht_22.jpg olmalıdır. Eğer ürün stok kodlarınız resimlerle eşleşiyorsa ürün resimleri otomatik olarak gireceğiniz URL üzerinden seçilerek ürünlerinize yüklenecektir. 1 kere resim güncellendikten sonra artık girdiğiniz URL adresindeki resim silinse bile önemli değildir. Bu işlem uzak bir sunucudaki resmi sitenize kopyalar. 

Resim kaynağında bulunmuyorsa eski resmi koru: Resim güncellemesi yaptığınızda eğer ürünün kaynak sitede resmi bulunmuyorsa, silinmişse ya da tedarikçi tarafından kaldırılmışsa, bu resimler sistemden de silinmektedir. Eğer silinmesini istemiyorsanız bu seçeneği işaretleyebilirsiniz. Tedarikçilerin zaman zaman resimler üzerinde değişiklik yapabilme ihtimaline karşın bu seçeneği işaretlemenizi öneririz.

Not: Panele ürün eklemesi sağladıktan sonra var olan ürünler üzerinden değişiklik yapmak içinde excel ile güncelleme sağlayabilirsiniz.

​Bunun için öncelikle Entegrasyonlar >> Idea Output alanından;

26 id li standart excel çıktısını var olan ürünlerinizin excelini indirmelisiniz. Değiştireceğiniz alanlar ile ilgili başlıklara uygun olarak düzenleme yapmalısınız.

Daha sonra Entegrasyonlar >> Entegrasyonlar alanından geri yükleme işlemini yapabilirsiniz.

Konuyla ilgili excel eğitim videomuz:

Destek talebi oluşturmak için tıklayın. IdeaSoft Destek Sistemi
IdeaSoft e-ticaret çözümlerini incelemek için tıklayın. IdeaSoftE-ticaret Paketleri

Şu anda okuduğunuz makale

  • Excel Entegrasyonu Kullanımı

Destek talebi oluştur

Kullanıcı girişi yaparak destek talebi oluşturabilir, sorularınızı e-ticaret uzmanlarımıza sorabilirsiniz.

Müşteri Merkezi

IdeaAkademi eğitimleri

Her hafta ücretsiz olarak gerçekleşen eğitimlerimiz ile e-ticaret hakkında cevaplanmayan soru bırakmıyoruz.

Eğitim Programı

Sık sorulan sorular

E-ticaret panelinin kullanımı ile alakalı en çok merak edilip, sık sorulan soruları ve cevaplarını okuyabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular