Bütçe Hazırlama Sürecinde Bilmeniz Gerekenler Nelerdir?

Yazar: Savaş Çetinkaya
Güncellenme Tarihi: 25.10.2022
Bütçe Hazırlama Sürecinde Bilmeniz Gerekenler Nelerdir?

E-ticaret, iş hacminin boyutuna göre tek kişi tarafından dahi yürütülebilen bir iş modelidir. Fakat bu, internetten satış yapan şirketlerin profesyonel yönetimsel süreçlerle idare edilmesine gerek olmadığı anlamına gelmez. E-ticaret sektöründe başarılı olmak için özenle belirlenmiş stratejilerin izlenmesi büyük önem taşır. Bütçe planlaması, bu stratejilerin olmazsa olmaz ayaklarından biridir. Özellikle küçük ölçekli şirketlerin zaman zaman gözden kaçırabildiği bu konu, finansal yapının sağlam bir zemine oturmasına yardımcı olur. Peki bütçe planlama nedir?

Bütçe Planlama Nedir?

Bütçe planlama, gelir ve giderlerin hesaplanması ve kontrol edilmesiyle şirketin finansal yapısının gelecek dönemler için olabilecek en sağlıklı hâle gelmesini hedefleyen çalışmalar bütünüdür. İsmindeki “planlama” kelimesinden de anlaşılacağı üzere bu kavram, bugünden ziyade ilerisiyle alakalıdır. Dolayısıyla bütçe planlamanın kendi işinizi en az maliyetle nasıl kurabilirsiniz fikrinin de ötesinde, kurulan işin finansal devamlılığının sağlanmasını amaçladığı söylenebilir.

Bu noktada bütçe planlaması nasıl yapılır sorusu karşımıza çıkar. Söz konusu işlemler yürütülürken öncelikle riskler analiz edilmeli, mevcut finansal durum gözden geçirilmeli, gelir-gider dengesi tutturulmalı ve nakit akışı seviyesi göz önünde bulundurulmalıdır. Süreci şematize etmek adına şirket içinde izlenmesi gereken bütçe planlama aşamalarını şöyle sıralayabiliriz:

  • Satış performansının ve gider kalemlerinin raporlanması
  • Yönetim kadrosunun bu raporları incelemesi
  • Yönetim onayının alınması
  • Yapılan bütçe planının iş süreçlerinde uygulanmaya başlanması

İdeal bir bütçe planlama örneğinde bulunması gereken bu aşamaların kapsamları, farklı ölçekteki firmalar için aynı olmayabilir. Benzer şekilde daha küçük şirketlerde adımların daha kompakt bir şekilde yürütülmesi mümkündür. Burada asıl önemli olan, bütçe planlarının belirli düzen dâhilinde yapılması gerektiği ve alınan kararların kâğıt üzerinde kalmadan uygulamaya konulmasıdır.

E-Ticaret Firmaları İçin Bütçe Hazırlama Neden Önemlidir?

Her ticari organizasyon gibi e-ticaret firmalarının da temel bir hedefi vardır: Kâr etmek. Bütçe planlaması, şirketin gelirlerinin sürekli olarak giderlerinin üzerinde tutulmasını amaçlar. Bu açıdan bakıldığında söz konusu çalışmaların şirketin devamlılığı ve finansal sürdürülebilirliği açısından son derece önemli olduğu söylenebilir. Zira birbirini takip eden dönemler boyunca zarar eden firmalar bir süre sonra kapanmaya mahkûm olur.

Başarıyla yürütülen bütçe planlama çalışmaları, kâr etme yoluyla şirketin varlığını devam ettirmenin ötesinde başka faydaları da beraberinde getirir. Şirketin kaynaklarının doğru yönetildiği şartlarda çeşitli yatırımlar yapılması da olanaklı hâle gelir. Yapılan yatırımların olumlu sonuç vermesi durumunda da kârlılık seviyesi önemli ölçüde artar.

E-Ticaret Şirketlerinin Yaptığı Bütçe Yönetim Hataları Nelerdir?

Bütçe planlaması ve yönetimi, sadece yapılması gerekenlerden oluşan bir süreç değildir. Bu tür çalışmalar yapılırken düşülmemesi gereken pek çok hatadan da söz edilebilir. Özellikle görece daha az deneyimli e-ticaret şirketlerinin yapabileceği bütçesel yanlışlar, bir süre sonra genel gidişatı zora sokabilir. Şimdi bütçe yönetimi konusunda kaçınılması gereken durumlara göz atalım.

Küçük Gider Kalemlerini Hesaba Katmamak

Satılacak ürünler, e-ticaret şirketlerinin en önemli gider kalemlerinden birini oluşturur. Dolayısıyla ürün maliyeti hazırlama işlemi, ekonomik açıdan son derece önemlidir. Fakat firmanın yegane giderlerinin de ürünlere yapılacak harcamalar olduğunu düşünmek yanlıştır. Zira her türden şirket, faaliyetleri kapsamında birçok küçük gider kalemini de karşılamak durumundadır. Örnekleri arasında ofis malzemeleri ile yemek ve ulaşım harcamalarını sayabileceğimiz bu tür giderler, bütçe planlamasında mutlaka hesaba katılmalıdır. Aksi hâlde bu masraflar kontrolden çıkabilir ve genel bütçeye önemli bir külfet getirebilir. Bir noktadan sonra nakit sıkıntısı yaşamanıza da neden olabilecek bu harcamaları, oluşturacağınız bir Excel tablosuna not ederek kolayca izleyebilir, sonraki dönemlerin bütçe planlamasına dâhil edebilirsiniz.

Acil Durumlar İçin Bir Planın Olmaması

Bütçe hesap planı, genellikle ideal şartlara göre yapılır. Fakat bir şirket her zaman öngörülebilir durumlarla karşılaşmaz. Doğal afetler, ekonomik krizler, ürün tedariğinde meydana gelebilecek sorunlar ya da satış yapılan web sitesindeki teknik problemler, satış rakamları üzerinde doğrudan etkili olur. Buna bağlı olarak gelir seviyesi düşer, o zaman diliminde şirket zarar etmeye başlar. Söz konusu sorunları en az kayıpla atlatmak adında bütçe hazırlanırken acil durumlar için de mutlaka bir pay ayrılmalıdır.

Kredi Kartı Kullanımını Kontrol Etmemek

Günümüzde bireyler gibi şirketler de harcamalarının önemli bir kısmını kredi kartlarıyla yapar. Bu tercihin operasyon süreçlerini daha pratik hâle getirdiği söylenebilir. Fakat şirket hesaplarına bağlı çok fazla kartın olması ya da harcama miktar ve sayılarındaki artış, nakit akışını takip etmeyi zorlaştırır. Ek olarak kredi kartı kullanımı, psikolojik olarak daha az harcama yapıldığı yönünde bir yanılgı yaratabilir. Bu şartlar altında kredi kartı kullanımının bir noktadan sonra şirket bütçesi için problem teşkil etmeye başlayabileceğini söylemek yanlış olmaz. Dolayısıyla tüm çalışanların bu şekilde yaptığı harcamalar düzenli olarak takip edilmeli, mümkünse kredi kartı slipleri toplanarak oluşangiderlere dair notlar alınmalıdır.

Vergi Harcamalarını Hesaba Katmamak

Vergi harcamaları, e-ticaret sitesi maliyetleri arasında yer alan önemli bir gider kalemidir. Zira internet üzerinden yürütülen satış işlemleri de vergiye tabidir ve bu alanda faaliyet gösteren şirketler düzenli olarak vergi ödemek durumundadır. E-ticaret şirketleri için geçerli olan vergi türleri şunlardır:

  • Katma Değer Vergisi
  • Stopaj Vergisi
  • Geçici Vergi
  • Gelir ya da Kurumlar Vergisi
  • Damga Vergisi

Tüm bu vergi ödemeleri birlikte düşünüldüğünde ortaya yıl içinde ödenmesi gereken önemli bir meblağ çıkar. Hem resmî kurumlara borçlanmamak hem de genel itibarıyla nakit sıkıntısı yaşamak için bu gider kalemleri bütçe planlamasına katılmalıdır.

Pazarlama ve Reklam Bütçelerini Hesaba Katmamak

Satış yapılacak internet sitesinin kurulması ya da online mağazanın açılması, kısa vadede hedeflere ulaşılacağı anlamına gelmez. Bunun için pazarlama ve reklam çalışmalarının da yapılması gerekir. Dolayısıyla sosyal medya pazarlama bütçesi ve bu alana ayrılacak diğer kaynaklar, önemli bir gider kalemi hâline gelir. İster agresif ister küçük ölçekli tanıtım stratejileri uygulanacak olsun bu giderler için bütçe planlamasında belirli payların ayrılması, e-ticarette başarının yolunu açar. Söz konusu çalışmalar için ayırabileceğiniz kaynaklar kısıtlıyla düşük bütçeli dijital pazarlama yöntemleri konulu içeriğimize göz atmanız yarınıza olacaktır.

Bütçe Hazırlama Sürecinde Bilinmesi Gerekenler Nelerdir?

Bütçe hazırlama sürecinde bilinmesi gereken konuların başına raporlamanın önemi gelir. Zira satış performanslarının ve giderlerin raporlar hâlinde sunulup incelenebilmesi, yapılacak bütçenin somut veriler üzerinden şekillenmesini sağlar. Aski hâlde yapılan çalışmalar, sağlam bir zemine oturmaz ve doğruluğuna dair soru işaretleri doğabilir. Yani rahatlıkla söyleyebiliriz ki bütçe planlama ve raporlama birlikte düşülmesi gereken, önemli paralellikler taşıyan iki kavramdır.

Bütçe planlaması, manuel yollarlarla ya da Excel tablolarıyla yapılabilir. Fakat işlerinizi daha profesyonel bir boyuta taşımak istiyorsanız bütçe planlama programı olarak bilinen yazılımları da tercih edebilirsiniz. Piyasada bu amaçla üretilmiş birçok yazılım alternatifi vardır. Bunların özelliklerini inceleyerek sizin için en doğru seçeneği kolayca belirleyebilirsiniz.

ideasoft monogram
IdeaSoft akıllı e-ticaret paketleri ile kendi e-ticaret sitenizi kurabilir, internetten satış yapabileceğiniz online mağazanızı açabilirsiniz. Hemen başvurarak 15 gün boyunca altyapımızı ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.
Savaş
E-ticarete başlayın

Popüler Videolar

video1 Cevapsız Sorular
video2 E-ticaretle Büyüyenler - Nilmum.com.tr
video5 Etkileyici Marka İsmi Bulmak
video4 İnternet'te Ne Satılır?
video3 Instagram'da Satış
video3 E-ticaretle Büyüyenler